Capaciteitsplanning: online boekbare tafels, groepsgroottes en tafelopstellingen
Capaciteitsplanning bepaalt welke tafels de widget mag gebruiken, welke groepsgroottes elke tafel aanneemt en hoe tafels worden gecombineerd. Het is de eerste plek om te kijken als de widget minder plaatsen aanbiedt dan je zaal heeft.
Waar vind je het
Backoffice › Tafelbeheer › Capaciteitsplanning. Kies bovenaan een sectie om de plattegrond ervan te zien.
Wat het doet
De kop heeft vier hulpmiddelen:
- Tafels koppelen: maak tafelgroepen zodat grote groepen over naastgelegen tafels kunnen zitten (zie “Combine tables for larger parties”).
- Online Reserveren: klik op tafels om ze te wisselen tussen Online boekbaar (groen) en Alleen handmatige toewijzing (grijs). De samenvatting toont Automatisch toewijsbare tafels en Alleen handmatige tafels. Gebruik Alles Inschakelen voor Auto / Alles Uitschakelen voor Auto voor een hele sectie. Alleen handmatige tafels worden nooit online aangeboden; je team kan er nog wel gasten plaatsen.
- Capaciteitssimulator: vul een aantal gasten in om te zien welke losse tafels en combinaties passen (Perfecte Matches en Acceptabele Matches waarbij je plaatsen verliest).
- Tafelopstellingen (geavanceerd): indelingen voor de hele zaal, opgebouwd uit één tafelgroep.
Klik op een tafel om de Tafelconfiguratie te openen:
- Minimaal aantal personen: het minste aantal gasten dat deze tafel accepteert.
- Extra stoelen: extra plaatsen bovenop de basiscapaciteit, zoals bijgeschoven stoelen. De tafel neemt dan tot plaatsen + extra stoelen.
Zo houd je een tafel alleen voor walk-ins vrij
- Ga naar Tafelbeheer › Capaciteitsplanning en klik op Online Reserveren.
- Klik op de tafel zodat hij grijs wordt (alleen handmatige toewijzing).
- Je ziet “Tafel uitgeschakeld voor automatische toewijzing”. De widget biedt hem niet meer aan.
Tafelopstellingen (geavanceerd)
Tafelopstellingen vervangen de automatische tafelcombinaties door indelingen die je zelf bepaalt, bijvoorbeeld “6+4” en “4+4+2” voor één zaal.
- Open Tafelopstellingen en kies een Brontafelgroep.
- Klik op Indelingen genereren en bekijk ze onder Voorbeeld gegenereerde indelingen, daarna Deze indelingen gebruiken, of bouw je eigen indeling met Eigen indeling toevoegen. Met Saved units kun je dezelfde set tafels in meerdere indelingen hergebruiken.
- Stel per eenheid Min. groep, Max. groep in en of ze Online boekbaar is.
- Optioneel Online limieten per tijdslot: het maximale aantal online boekingen per groepsgrootte in hetzelfde tijdslot (bijvoorbeeld maximaal één groep van 2). Leeg betekent geen limiet.
- Zet Tafelopstellingen gebruiken voor widgetcapaciteit aan en klik op Opslaan.
Goed om te weten
- Met Tafelopstellingen gebruiken voor widgetcapaciteit aan gebruikt de online capaciteit alleen die indelingen; andere tafelgroepen worden op deze locatie niet gebruikt voor online boeken. Dit wordt afgedwongen voor boekingen via de widget, de microsite en de openbare widget.
- Als een online limiet is bereikt, zien gasten dat de groepsgrootte voor die tijd niet meer online beschikbaar is.
- Na het opslaan zie je “Capacity profile will update shortly.” De beschikbaarheid van de widget wordt op de achtergrond ververst.
- Tafeltypes stellen ook groepsgroottelimieten per type in (zie “Tafeltypes instellen”).
Problemen oplossen
De widget biedt minder tafels aan dan ik heb Sommige tafels zijn alleen handmatig. Open Online Reserveren en kijk welke tafels grijs zijn.
Groepen van 2 kunnen geen tafel voor 4 boeken De Minimaal aantal personen van de tafel is hoger dan 2, of het tafeltype heeft een minimale groepsgrootte.
Online boekingen gebruiken sommige tafelgroepen niet meer Tafelopstellingen gebruiken voor widgetcapaciteit staat aan. De online capaciteit gebruikt dan alleen die indelingen. Zet de optie uit of voeg indelingen toe voor de ontbrekende tafels.
"No profile yet. Choose a table group and generate layouts." Maak eerst een tafelgroep aan bij Tafels koppelen en selecteer die daarna als Brontafelgroep.
“Instelling voor automatische toewijzing bijwerken mislukt” of "Permission denied. Please check your access rights." Je account mag deze tafel mogelijk niet wijzigen. Vraag een Eigenaar of Beheerder de wijziging te maken, of neem contact op met de support van 10Seat als het bij hen blijft mislukken.