De wachtlijst beheren in de Host-app

De wachtlijst bevat gasten die een tijd wilden die vol zat. Wanneer een tafel vrijkomt, kun je hen een aanbod “tafel is vrij” e-mailen, of ze meteen in een reservering boeken. Gasten die via je website op de wachtlijst komen, belanden hier automatisch.

Waar vind je het

Host-app › Wachtlijst in het menu. Het item toont twee badges: wachtende groepen (vandaag en later) en hoeveel er “can be seated now” omdat er een passende tafel vrij is. Het verschijnt alleen met de add-on Wachtlijst.

Wat het doet

• Dagstrook met Vandaag, Morgen en de volgende dagen (Maandweergave opent een kalender met wachtende groepen en dagen waarop nu een tafel vrij is).
• Dagoverzicht: “… parties · … covers · … can be seated now”.
• Een banner wanneer groepen vooraan in de rij bij een nu vrije tafel passen, met Stuur bericht.
• Rijen, gegroepeerd per shift en langst wachtend eerst (“Gegroepeerd per dienst · langst wachtend eerst”). Sleep rijen om een Eigen volgorde — handmatig ingesteld te bepalen; Terug naar automatisch keert terug.
• Elke rij toont rang, naam, groepsgrootte, voorkeurstijd, wachttijd, ervaring, zitplaatsbeschikbaarheid (“Tafel vrij”, “Vol”, “Next: …”), contact en notitie. Kies met Velden welke details worden getoond (alleen op dit apparaat opgeslagen).
• Status: Wachtend of Gemeld (met “Expires …”).
• Acties: Verwittigen, Reservering aanmaken (of Boeken), Verwijderen. Tik op een rij voor details, contactknoppen en een logboek Activiteit (aangemeld, aanbod gemaild, geplaatst, verwijderd, aanbod verlopen).
• Iedereen wachtend melden voor de gekozen dag.
• Een pil Auto-aanbod per dag en een link naar de Aanbiedingsmotor (zie “Automate waitlist offers”).

Een gast aan de wachtlijst toevoegen

1. Tik op Toevoegen aan wachtlijst.
2. Zoek eventueel een Bestaande klant; vul anders Naam gast, E-mail en Telefoon in (alle drie zijn verplicht).
3. Stel Groepsgrootte, Datum, Voorkeurstijd en eventueel Dienst en Notities in.
4. Sla op. “Toegevoegd aan wachtlijst” bevestigt het.

Een tafel aanbieden

1. Tik op Verwittigen bij de rij en bevestig “Send notification email to …?”.
2. De gast krijgt een e-mail dat er een tafel vrij is gekomen, met een link om hem te claimen. Er wordt nog geen reservering gemaakt; het aanbod verloopt na de vervaltijd van de melding.

Een wachtende gast rechtstreeks boeken

1. Tik op Reservering aanmaken. Het paneel Snelle reservering opent, vooraf ingevuld vanuit het wachtlijstitem.
2. Vul de Tijd (UU:mm) in of controleer hem. Het paneel toont hoeveel tafels en combinaties de groep op dat tijdstip kunnen plaatsen.
3. Houd onder Tafeltoewijzing Automatisch toewijzen of kies Tafel kiezen en stel de Duur (minuten) in (standaard 90).
4. Laat Gast e-mailen (wachtlijst toegekend + bevestiging) aan om twee e-mails te versturen: het wachtlijstverzoek is toegekend, daarna de bevestiging van de reservering.
5. Heeft de service een aanbetaling, dan wordt Send a payment request for … aangeboden zodat de gast via een link betaalt.
6. Tik op Plaatsen. Er wordt een bevestigde reservering aangemaakt en het wachtlijstitem wordt als geplaatst gesloten.

Als er geen tafel vrij is, kun je toch boeken door Dubbele boeking toestaan (overlap) aan te vinken.

Goed om te weten

• Alleen items met de status Wachtend kunnen worden verwittigd. Er is een limiet aan hoeveel gasten tegelijk een aanbod voor hetzelfde tijdslot kunnen hebben (“Slot limits still apply”).
• Verwijderen sluit het verzoek en e-mailt de gast dat het is gesloten.
• Vervaltijd van meldingen, de limiet per slot en Automatisch melden bij annulering van een reservering stel je in bij Backoffice › Instellingen › Wachtlijstinstellingen.
• Als de service een aanbetaling vereist, kan voor een geclaimde tafel eerst betaling nodig zijn (“Paying deposit, table held until …”).
• De wachtlijst kan ook worden geprint met De dag printen.

Problemen oplossen

“Naam, e-mail en telefoon zijn verplicht” Alle drie de velden zijn nodig om handmatig een gast toe te voegen.

“Maximum concurrent notifications for this time slot reached” Er hebben al genoeg gasten een aanbod voor dat slot. Wacht tot aanbiedingen zijn geclaimd of verlopen, of verhoog de limiet in de Wachtlijstinstellingen.

“Gemeld in de app, maar deze wachtlijstregel heeft geen e-mailadres.” De status is gewijzigd maar er kon geen e-mail worden verstuurd. Bel de gast.

“Email was not delivered.” De aanbodmail is gebounced of mislukt. Controleer het adres van de gast en de spammap, of bel hem.

“Geen wachtende gasten om te melden” Er staat voor die dag niemand met de status Wachtend op de lijst.

Het menu-item Wachtlijst ontbreekt De add-on Wachtlijst is niet ingeschakeld voor deze locatie. Een beheerder kan hem aanzetten in Backoffice › Instellingen › Add-ons.