Een reservering maken in de Host App

Gebruik het reserveringspaneel om tijdens de service een telefonische of persoonlijke boeking aan te nemen. Het stelt een tafel voor, controleert de beschikbaarheid en kan de gast een bevestiging mailen (met optioneel een betaallink).

Waar vind je het

• De ronde knop + (Nieuwe reservering) onderaan de Service Weergave.
• Klikken op een lege plek op de tijdlijn (opent het paneel met die tafel en tijd al ingevuld).
• Reservering aanmaken in het paneel van een tafel, of Nieuwe reservering op een gastprofiel.

Wat het doet

Het paneel opent in een van twee modi (wissel bovenaan):

• Walk-in – geopend voor vandaag op het huidige tijdstip. Plaatst het gezelschap meteen (zie “Een walk-in plaatsen”).
• Reservering – een gewone boeking voor elke datum en tijd.

In de modus Reservering vul je in:

• Status: Bevestigd (standaard) of In optie.
• Groepsgrootte: knoppen 1–6, of de knop “meer” voor een cijfertoetsenbord.
• Datum en tijd: de tijdkiezer toont tijden binnen de service; tik op Gesloten tijden tonen om ook tijden buiten de service te zien. Nu springt naar het huidige tijdstip.
• Duur en, indien ingeschakeld, een Ervaring.
• Tafels: er wordt automatisch een voorgestelde tafel gekozen (gemarkeerd met “(s)”). Wijzig die onder Voorgestelde tafels of Tafellijst, of tik op Plattegrond om op de kaart te kiezen. Je kunt meerdere tafels selecteren om zitplaatsen te combineren.
• Gast: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer. Terwijl je typt, worden passende gasten uit je gastenlijst voorgesteld; kies er een om de boeking aan dat profiel te koppelen.
• Allergieën & voorkeuren (Optionele info toevoegen), speciale verzoeken van de gast en Interne notities (alleen zichtbaar voor je team).
• E-mails naar de gast: een samenvattende regel die laat zien wat er wordt verstuurd (bijvoorbeeld “Bevestigingsmail aan”, “Sent in English”). Open hem om Bevestigingsmail naar gast versturen en de Taal voor e-mails te wijzigen, of om een betaalverzoek toe te voegen.
• Geboekt door: wie de boeking heeft aangenomen, als de namen van boekingsmedewerkers zijn ingesteld.

Zo maak je een reservering

1. Tik op + (Nieuwe reservering).
2. Zorg dat bovenaan Reservering is geselecteerd.
3. Kies groepsgrootte, datum en tijd.
4. Controleer of wijzig de voorgestelde tafel.
5. Voer de naam van de gast in en minstens een e-mailadres of telefoonnummer.
6. Controleer de regel E-mails naar de gast.
7. Tik op Reserveer. “Reservering toegevoegd” bevestigt het; het paneel sluit vanzelf.

Zo voeg je een betaalverzoek toe

1. Open E-mails naar de gast en zet Betaallink toevoegen aan bevestigingsmail aan.
2. Voer Betaling reservering (EUR) in; optioneel Administratiekosten toevoegen en een optioneel bericht aan de gast.
3. Reserveer. De gast ontvangt de bevestiging met een beveiligde betaallink. De status kan Bevestigd of In optie zijn.

Goed om te weten

• Als de dienst een borg vereist, staat er een banner “This service requires a €… deposit per guest” en gaat de sectie met gast-e-mails open zodat je hem ziet. De Host App dwingt geen borg af bij boekingen van medewerkers; voeg een betaalverzoek toe als je wilt dat de gast betaalt.
• Laat je de tafels leeg, dan wijst 10Seat bij het opslaan de best beschikbare tafel toe. Is er geen vrij, dan mislukt het opslaan (zie Probleemoplossing), tenzij de locatie zonder tafels werkt.
• Als er namen van boekingsmedewerkers zijn en attributie verplicht is (Backoffice › Instellingen › Gebruikers › Host App boekingsmedewerkers), verschijnt na Reserveer een venster “Wie heeft deze reservering aangemaakt?”. Anders staat er een optionele keuze Geboekt door die standaard op jou staat.
• Boeken op een gesloten dag of buiten servicetijden is toegestaan; een banner waarschuwt “Let op — je reserveert … Je kunt toch reserveren.”
• Nieuwe reserveringen die door medewerkers zijn aangemaakt, verschijnen niet onder Meldingen (die zijn voor online boekingen).

Probleemoplossing

De knop Reserveer blijft grijs De modus Reservering heeft een datum, tijd, groepsgrootte en een naam, e-mailadres of telefoonnummer van de gast nodig. Ook een ongeldig e-mailadres (“Ongeldig e-mailadres”) of een telefoonnummer met minder dan 6 cijfers (“Telefoonnummer is te kort”) blokkeert hem. Met een betaalverzoek zijn een geldig e-mailadres van de gast en een bedrag vereist.

“Tafel niet meer beschikbaar” Een andere boeking heeft de tafel voor dit tijdvak ingenomen. Kies een andere tafel of tijd, of tik op Boeken met overlap om bewust dubbel te boeken.

“Dit aantal gasten vraagt een andere opstelling” Geen enkele tafel past bij dit gezelschap voor automatische toewijzing. Selecteer zelf meerdere tafels.

“Couvertlimiet van het gratis abonnement bereikt” Het gratis abonnement omvat 50 couverts per maand. Upgrade het abonnement om reserveringen te blijven aanmaken.

“Sessie verlopen” Log opnieuw in; de gegevens die je hebt getypt blijven in het paneel staan.

“Connect Mollie or MultiSafepay in Backoffice (Settings → Payments)…” Voor deze locatie is geen betaalprovider gekoppeld, dus er kunnen geen betaallinks worden verstuurd.

“Geen boekingspersoneel geconfigureerd. Voeg namen toe in Backoffice onder Instellingen → Gebruikers.” Attributie is verplicht maar er zijn geen namen. Voeg namen van boekingsmedewerkers toe, of zet Attributie verplicht bij boeken uit.