Betalingen in de Host-app (betaallinks, terugbetalingen, betaalpagina)
Hosts kunnen een gast een betaallink sturen, een aanbetaling terugbetalen of nagaan welke betalingen binnenkwamen, zonder de Host-app te verlaten. Welke van deze acties de zaalmedewerkers mogen gebruiken, bepaalt een beheerder per locatie.
Waar vind je het
- Op een reservering: de sectie Betaling in het detailvenster, met de knoppen Acties. Deze sectie verschijnt bij reserveringen met betaalgegevens of met de status Wacht op betaling.
- De pagina Betalingen: Host-app-menu › Betalingen, of Betalingen in het menu Meer acties van de header.
Wat het doet
Op een reservering
- Toont aanbetalingen, betaallinks, betaalde bedragen, terugbetalingen (bruto, netto, “Terugbetaling in behandeling”) en de referenties van de provider.
- Betaling aanvragen: “Send the guest a secure payment link by email. The reservation moves to 'Awaiting payment'.” Vul het Bedrag (EUR) en een optionele notitie in en kies dan E-mail versturen.
- Terugbetaling uitvoeren: laat het bedrag leeg om het volledige resterende saldo terug te betalen, of vul een deelbedrag in (nooit meer dan het terug te betalen bedrag), voeg een optionele interne notitie toe en kies Terugbetaling bevestigen. De status wordt bijgewerkt zodra de provider het heeft verwerkt.
- Een openstaand betaalverzoek annuleren (“Pending: …”).
Pagina Betalingen (“Payments received through Mollie, newest first, with the reservation each one paid for.”)
- Filters: Alle, Betaald, Terugbetaald, Niet gekoppeld, Geannuleerde reserveringen, Open of mislukt; zoek op gast, omschrijving of betaal-ID.
- Elke betaling toont datum, type (Aanbetaling, Betaallink, Cadeaubon, Buiten 10Seat), bedrag, status en de gekoppelde reservering.
- Een betaling beheren met Beheer: Koppelen aan een reservering (voor betalingen buiten 10Seat), Ontkoppelen of Terugbetaling.
- Oudere betalingen laden voor eerdere geschiedenis.
Een betaling aanvragen voor een bestaande reservering
- Open de reservering en ga naar Betaling › Acties (zie Problemen oplossen als er geen sectie Betaling is).
- Tik op Betaling aanvragen.
- Vul het bedrag in en eventueel een notitie voor de gast.
- Tik op E-mail versturen. De status verandert in Wacht op betaling; zodra de gast betaalt, wordt dat Betaling ontvangen.
Een niet-gekoppelde betaling koppelen
- Open Betalingen en filter op Niet gekoppeld.
- Tik op Beheer › Koppelen, kies de Reserveringsdatum, filter op gast en kies de reservering.
Goed om te weten
- Een beheerder bepaalt in Backoffice › Instellingen › Betalingen › Betaalacties in de Host-app of medewerkers vanuit de Host-app Betaallinks versturen vanuit de Host-app, Terugbetalingen doen vanuit de Host-app en Betaalverzoeken annuleren vanuit de Host-app mogen. Knoppen die niet zijn toegestaan, zijn verborgen.
- Voor betaallinks moet Mollie of MultiSafepay aan de locatie gekoppeld zijn en moet de gast een e-mailadres hebben.
- Als een gast betaalt nadat zijn reservering was gesloten, toont de reservering “The guest paid after this reservation was closed. Reinstate it or refund the payment.” en krijgen medewerkers een melding.
- Betaal-chips kun je per apparaat verbergen met Betalingen & kassa in de Weergavemodus (dit verbergt ook het menu-item Betalingen).
Problemen oplossen
“Het betalingsoverzicht ondersteunt voorlopig alleen Mollie.” Je locatie gebruikt een andere provider (bijvoorbeeld MultiSafepay). Gebruik de betaalsectie van de reservering of het dashboard van je provider.
“Er is geen Mollie-account gekoppeld aan deze locatie.” Koppel Mollie in Backoffice › Instellingen › Betalingen.
“Refunds from the Host app are turned off. An admin can turn them on in Backoffice → Payments.” Terugbetalingen zijn voor zaalmedewerkers op deze locatie niet toegestaan. Vraag het aan een beheerder, of betaal terug vanuit de Backoffice.
“Koppel deze betaling aan een reservering om ze terug te betalen.” Niet-gekoppelde betalingen kunnen niet vanaf deze pagina worden terugbetaald. Koppel ze eerst.
“Deze betaling wordt terugbetaald vanuit de reservering zelf, niet vanaf deze pagina.” Open de gekoppelde reservering en gebruik daar Terugbetaling uitvoeren.
“Vul een geldig bedrag in (minimaal €0,01)” Het bedrag is leeg of te klein.
De knop Betaling aanvragen ontbreekt
- De sectie Betaling (en de bijbehorende Acties) verschijnt in de Host-app alleen bij reserveringen die al betaalgegevens hebben (een aanbetaling, een eerdere betaallink, een terugbetaling) of de status Wacht op betaling. Voor een boeking zonder betaling voeg je de betaallink toe bij het aanmaken van de boeking (Betaallink toevoegen aan bevestigingsmail), of verstuur je hem vanuit Backoffice › Reserveringen › de boeking bewerken › Betaalverzoek versturen.
- Betaallinks zijn mogelijk niet toegestaan voor medewerkers op deze locatie (Betaalacties in de Host-app), of de weergaveschakelaar Betalingen & kassa staat uit op dit apparaat.