Reserveringsstatussen en hoe je ze wijzigt

Elke reservering heeft een status die het team vertelt waar de gast in zijn bezoek is. Dit artikel somt de statussen op en de snelste manieren om een boeking tijdens de service naar de volgende te zetten.

Waar vind je het

• De statusknop bovenaan het detailvenster van de reservering (tik op een reservering).
• Snelknoppen op lijstrijen, tijdlijnblokken en het tafelpaneel (Plaatsen, No-show, Afronden).

Wat het doet

Status	Betekenis
In optie	Een aanvraag die op jouw goedkeuring wacht (zie “Reserveringen in optie goedkeuren of afwijzen”).
Wacht op betaling	Er is een betaallink verstuurd; de gast heeft nog niet betaald.
Betaling ontvangen	De gast heeft betaald. Werkt bij het plaatsen als Bevestigd.
Bevestigd	De boeking staat.
Herbevestiging gevraagd	Er is een herbevestigingsmail verstuurd met het verzoek aan de gast om te bevestigen.
Herbevestigd	De gast heeft opnieuw bevestigd.
Plaatsgenomen	De groep zit aan tafel.
Te laat	Door medewerkers ingesteld als de gast te laat komt. (Kaarten tonen ook automatisch “Late … min” zodra de geboekte tijd voorbij is.)
Afgerond	De groep is vertrokken; de tafel is vrij. Getoond als Afgerond (via POS) wanneer Lightspeed de rekening sluit.
Geannuleerd	De boeking is geannuleerd (zie “Een reservering annuleren in de Host App”).
No-show	De gast is niet gekomen.
In wachtrij	Een item uit de digitale wachtrij. Wordt beheerd vanaf de pagina Wachtrij, niet vanuit dit menu.

Plaatsen, afronden of als no-show markeren

• Plaatsen: tik op Plaatsen bij de reservering (of sleep ze op een tafel in Gesplitst). De tafels worden bezet en de plaatsingstijd wordt vastgelegd. In Gesplitst verschijnt 15 seconden lang een kaart Reservering geplaatst met Plaatsen ongedaan maken en Snel van tafel wisselen.
• Afronden: tik voor een geplaatste groep op Afronden (detailvenster), Afronden en tafels vrijmaken (lijst) of Markeren als afgerond (tafelpaneel). De tafels komen vrij en de werkelijke duur wordt opgeslagen.
• No-show: tik op de rode knop No-show (verschijnt standaard 15 minuten na de geboekte tijd) of kies No-show in het statusmenu. Bevestig “Markeren als no-show?”. De tafeltoewijzingen van de boeking worden gewist.
• Elke andere status: open de reservering, tik op de statusknop en kies de nieuwe status.

Goed om te weten

• Als je een groep plaatst waarna op dezelfde tafel een volgende boeking staat, kan het verblijf worden ingekort zodat het op tijd eindigt. Een bericht toont “Duration adjusted from … to … min (ends …)”.
• Automatisch afronden: standaard worden geplaatste reserveringen automatisch als Afgerond gemarkeerd zodra hun verwachte eindtijd voorbij is. Dit kun je uitzetten in Backoffice › Instellingen › Locatie-instellingen › Reserveringen automatisch afronden. Met Lightspeed POS gekoppeld volgt het afronden de POS-rekening.
• No-show-mail: als de no-show-mailautomatisering van de locatie aanstaat en de gast een e-mailadres heeft, vraagt het markeren als no-show “No-show e-mail versturen?” met een optioneel persoonlijk bericht, E-mail versturen of Geen e-mail versturen.
• De knop Herbevestigen (detailvenster) stuurt een herbevestigingsmail voor Bevestigde of In optie-boekingen met een e-mailadres van de gast; de status wordt Herbevestiging gevraagd.
• Wanneer de snelkoppeling No-show wordt getoond, en na hoeveel minuten, stel je per apparaat in bij Instellingen › Tafels.
• Elke wijziging staat onder Statusgeschiedenis en Activiteit in het detailvenster.

Problemen oplossen

“Status kon niet worden bijgewerkt” De wijziging is niet opgeslagen, meestal door een verbindingsprobleem. Controleer de verbindingsbanner en probeer het opnieuw.

Ik kan een geplaatste groep niet afronden (“Afronden gebeurt vanuit de kassa”) Lightspeed POS is gekoppeld en de rekening staat nog open. Sluit de rekening in Lightspeed; de reservering wordt dan automatisch afgerond. Gebruik Toch doorgaan alleen als de rekening al gesloten of samengevoegd is.

Tafels kwamen vanzelf vrij terwijl de gasten nog aten Automatisch afronden heeft de reservering afgerond toen de verwachte eindtijd voorbij was. Plaats ze opnieuw of verleng de duur, en overweeg Reserveringen automatisch afronden in de Locatie-instellingen uit te zetten.

Ik heb de verkeerde reservering geplaatst Tik binnen 15 seconden op Plaatsen ongedaan maken op de bevestigingskaart, of open de reservering en zet de status terug op Bevestigd.

De knop No-show verschijnt niet Hij verschijnt alleen bij boekingen van vandaag die niet geplaatst zijn, zodra de respijttijd na de geboekte tijd voorbij is, en alleen als No-show snelkoppeling tonen aanstaat in Instellingen › Tafels. Je kunt altijd het statusmenu gebruiken.