Een reservering annuleren in de Host App
Bij annuleren komt de tafel vrij en gaat de boeking naar de Reserveringsprullenbak. Je bepaalt elke keer of de gast een annuleringsmail krijgt.
Waar vind je het
Open de reservering (tik erop in een willekeurige weergave) en doe vervolgens een van deze twee:
- tik op Annuleren in de koptekst van het detailpaneel, of
- tik op de statusknop en kies Geannuleerd.
Wat het doet
Het dialoogvenster Reservering annuleren vraagt “Are you sure you want to cancel the reservation for …? This action cannot be undone.”
- Heeft de reservering een e-mailadres van de gast, dan staat in het dialoogvenster “A cancellation email can be sent to …” en biedt het Annuleren zonder e-mail en Annuleren met e-mail.
- Is er geen e-mailadres, dan staat dat erin en biedt het Reservering annuleren.
- Annuleren (de grijze knop) sluit het dialoogvenster en behoudt de boeking.
Na bevestiging wordt de status Geannuleerd, komen de tafels vrij en verdwijnt de boeking uit de serviceweergaven. Ze blijft voor die dag zichtbaar in de Reserveringsprullenbak.
Zo annuleer je
- Tik op de reservering om hem te openen.
- Tik op Annuleren (of status › Geannuleerd).
- Kies Annuleren met e-mail om de gast te verwittigen, of Annuleren zonder e-mail.
Goed om te weten
- De e-mail wordt verstuurd in de taal van de reservering.
- Als je een In optie-aanvraag annuleert met e-mail, krijgt de gast een bericht “aanvraag niet geaccepteerd” in plaats van een gewone annulering. Voor aanvragen in optie kun je ook Niet geaccepteerd gebruiken in het bewerkingspaneel (zie “Reserveringen in optie goedkeuren of afwijzen”).
- Een geannuleerde reservering kun je terughalen: open hem uit de Reserveringsprullenbak en zet de status terug op Bevestigd. Controleer de tafel, want die is intussen misschien weggegeven.
- Als een gast online annuleert, zien medewerkers een melding “… cancelled” onder Meldingen. Annuleringen door medewerkers maken geen melding aan.
- Als Digitale wachtrij aanstaat, kan een tafel die door een annulering vrijkomt automatisch worden aangeboden aan het volgende gezelschap in de wachtrij.
Probleemoplossing
Er is geen knop “Annuleren met e-mail” De reservering heeft geen e-mailadres van de gast. Voeg eerst een e-mailadres toe in de reserveringsdetails als je de gast wilt verwittigen.
“Reservering kon niet worden geannuleerd” De annulering is niet opgeslagen, meestal door een verbindingsprobleem. Controleer de verbinding en probeer het opnieuw.
Een dialoogvenster zegt “Sluit de rekening in Lightspeed” Het gezelschap is geplaatst en de rekening staat nog open in Lightspeed. Sluit de rekening in de kassa en de reservering volgt automatisch. Kies Toch doorgaan alleen als je hier echt wilt annuleren; de rekening blijft dan open in Lightspeed.
De gast zegt de annuleringsmail niet te hebben ontvangen Controleer het e-maillogboek van de reservering (Communication) of de pagina E-mailbezorging op bounces en controleer of het adres klopt.
Ik heb per ongeluk geannuleerd Open de Reserveringsprullenbak, selecteer de boeking en zet de status terug op Bevestigd.