Reserveringen in optie goedkeuren of afwijzen

Een reservering met de status In optie is een aanvraag die nog een ja of nee van jou nodig heeft: bijvoorbeeld een aanvraag voor een grote groep via je boekingswidget, of een boeking die een collega als In optie heeft opgeslagen. De pagina Wacht op goedkeuring verzamelt ze over alle datums heen.

Waar vind je het

Host-app › Wacht op goedkeuring in het menu. Het item verschijnt alleen zolang er minstens één reservering in optie staat; de rode badge toont hoeveel het er zijn.

Wat het doet

• Header: “… pending reservations need your attention.” met kerncijfers: Wacht op goedkeuring, Totaal couverts en Volgende reservering.
• Een maandkalender die de dagen met openstaande aanvragen markeert (“… pending”); tik op een dag om ernaartoe te gaan.
• De Wachtrij, gegroepeerd per datum (de eerstvolgende bovenaan), met tijd, gast, groepsgrootte, ervaring, tafel (Nog geen tafel toegewezen), speciale wensen, aanvullende informatie en interne notities.
• Tik op een aanvraag (Openen om reservering te bewerken) om ze in het reserveringsformulier in bewerkmodus te openen.

Een aanvraag goedkeuren

1. Open de aanvraag vanuit de Wachtrij.
2. Controleer datum, tijd, groepsgrootte en tafel; pas ze aan als dat nodig is.
3. Zet bovenaan de status van In optie op Bevestigd.
4. Bepaal of je de gast een e-mail stuurt (zie Goed om te weten) en tik dan op Wijzigingen opslaan.

Een aanvraag afwijzen

1. Open de aanvraag.
2. Tik op Niet geaccepteerd.
3. Kies in “Kan dit verzoek niet accepteren” onder “Gast per e-mail informeren” voor Ja, stuur een vriendelijke e-mail of Nee, geen e-mail versturen.
4. Tik op Verzoek afwijzen. De boeking wordt geannuleerd en verdwijnt uit de wachtrij.

Goed om te weten

• Aanvragen voor grote groepen via de widget: wanneer je ze goedkeurt, krijgt de gast automatisch de bevestigingsmail van de reservering (met code en beheerlink), tenzij je de bevestigingsmail uitdrukkelijk uitzet.
• Andere reserveringen in optie (bijvoorbeeld door medewerkers als In optie opgeslagen): de gast krijgt alleen een e-mail als je bij het goedkeuren Bevestigingsmail naar gast versturen aanvinkt. In bewerkmodus staat dit standaard uit.
• Afwijzen met e-mail verstuurt een bericht “aanvraag niet geaccepteerd” in plaats van een gewone annuleringsmail.
• Je kunt ook goedkeuren door de status in het detailvenster van de reservering op Bevestigd te zetten.
• Aanvragen van alle datums worden getoond, ook uit het verleden die nooit zijn afgehandeld.

Problemen oplossen

Wacht op goedkeuring staat niet in het menu Er zijn op dit moment geen reserveringen in optie. Het item verschijnt automatisch zodra er een binnenkomt.

“Er staat geen e-mailadres van de gast; we kunnen geen bericht sturen.” De aanvraag heeft geen e-mailadres. Bel de gast.

De gast zegt dat hij na mijn goedkeuring nooit een bevestiging kreeg Bij een gewone reservering in optie wordt de bevestiging alleen verstuurd als Bevestigingsmail naar gast versturen was aangevinkt. Open de reservering en gebruik Bevestigingsmail opnieuw versturen in het venster Communicatie.

Een aanvraag staat er na het goedkeuren nog steeds De status is niet op Bevestigd gezet, of het opslaan is mislukt. Open de aanvraag opnieuw en controleer de status bovenaan.