Een reservering bewerken of annuleren in de Backoffice
Klik in de Backoffice op een reservering om Reservering bewerken te openen. Je kunt alle boekingsgegevens wijzigen, betalingen beheren, een herbevestiging versturen en de boeking annuleren, met of zonder e-mail aan de gast.
Waar vind je het
Backoffice › Reserveringen › klik op een reserveringsrij. Links vanuit het Dashboard (bijvoorbeeld vanuit Info van vandaag) openen hetzelfde venster.
Wat het doet
- Keuzelijst Status bovenaan (In optie, Bevestigd, Herbevestigd, Herbevestiging gevraagd, Betaling ontvangen, Wacht op betaling, Plaatsgenomen, Afgerond, Geannuleerd, No-show).
- Datum, tijd (zoeken, Nu, dienstfilters), groepsgrootte, duur, tafel (Wijzigen).
- Gastgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, of de gast In gastenboek / Niet in gastenboek staat, Regelmatig / Nieuw, Eerdere reserveringen, Gastfiche openen of Gastfiche aanmaken.
- Voorkeuren & dieetinformatie van de gast (allergieën gemarkeerd als ALLERGIEËN / KRITIEK – “Breng de keuken meteen op de hoogte”), aanvullende informatie (kinderen, toegankelijkheid, gelegenheid).
- Speciale verzoeken, Interne notities (alleen voor het team) en Reserveringslabels.
- Betalingsinformatie: betaald, borg, terugbetalingen, betaallinks; Betaalverzoek versturen, Terugbetaling uitvoeren, een openstaande betaallink annuleren.
- Beoordeling na bezoek, Gastberichten en E-mailgeschiedenis.
- Herbevestiging versturen / Herbevestiging opnieuw versturen.
Zo bewerk je een reservering
- Open de reservering.
- Wijzig de velden die je nodig hebt.
- Klik op Reservering bijwerken.
Zo annuleer je een reservering
- Open de reservering.
- Kies in de statuslijst Geannuleerd. Het venster Reservering annuleren opent (“Bevestig de annuleringsgegevens”).
- Laat Annuleringsmail versturen aangevinkt om de gast te mailen (“Email will be sent to: …”) en kies de Taal e-mail, of vink het uit.
- Klik op Annulering bevestigen. De boeking wordt direct geannuleerd en het venster sluit.
Goed om te weten
- Als je een In optie-aanvraag annuleert met e-mail, krijgt de gast een bericht “aanvraag niet geaccepteerd” in plaats van een gewone annulering.
- Als je de datum, tijd of groepsgrootte wijzigt van een boeking die nog niet is plaatsgenomen, krijgt de gast automatisch een e-mail “reservering gewijzigd” (als er een e-mailadres is).
- Als je een boeking van In optie naar Bevestigd zet, krijgt de gast alleen automatisch de bevestiging bij grote-groepsaanvragen vanuit de widget. Voor andere boekingen in optie wordt vanuit dit venster geen e-mail verstuurd: vink de boeking aan op de pagina Reserveringen en gebruik Communiceren › Bevestiging opnieuw versturen, of keur hem goed in de Host App met Bevestigingsmail naar gast versturen.
- Betaalverzoek versturen kan alleen als de status bijvoorbeeld Bevestigd, In optie of Wacht op betaling is en de gast een e-mailadres heeft.
- Geannuleerde boekingen staan onder het filter Geannuleerd op de pagina Reserveringen en in de Reserveringsprullenbak van de Host App.
Probleemoplossing
“Selected table is not available for this time slot.” De nieuwe tijd of tafel botst met een andere boeking. Kies een andere tafel of tijd.
“Party size cannot exceed … for this location” In de Locatie-instellingen is een Staff max party size ingesteld. Verhoog die of splits de boeking.
“Er is geen e-mailadres gekoppeld aan deze reservering. Er kan geen e-mail worden verstuurd.” De optie voor de annuleringsmail is niet beschikbaar. Voeg eerst een e-mailadres toe, of annuleer zonder e-mail.
“Administration fee is not enabled for this location. Enable it under Settings → Widget.” Schakel de administratiekosten in bij de widget-instellingen, of verstuur het betaalverzoek zonder.
“Voeg een e-mailadres van de gast toe aan deze reservering om een betaallink te versturen.” Voer het e-mailadres van de gast in en sla op, en verstuur daarna het betaalverzoek.
“Reservering annuleren mislukt. Probeer het opnieuw.” De annulering is niet opgeslagen; de status keert terug naar wat hij was. Probeer het opnieuw of ververs de pagina.