De pagina Reserveringen in de Backoffice

De pagina Reserveringen is het kantooroverzicht van de boekingen van een dag: capaciteit per sectie, drukte per dienst, de wachtlijst en een filterbare lijst met e-mailstatus en bulkcommunicatie. Gebruik hem om een dag voor te bereiden, boekingen te controleren en e-mails naar veel gasten tegelijk te sturen.

Waar vind je het

Backoffice › Reserveringen (zijbalk).

Wat het doet

“Bekijk en beheer reserveringen, capaciteit en de wachtlijst voor de geselecteerde dag.”

Dagoverzicht (“Capaciteit per sectie, weer en drukte per dienst voor de geselecteerde datum.”)

• Capaciteit per sectie (per versie van de plattegrond), het weer en een blok Capaciteitskans met suggesties (View all … opportunities).
• Drukte per dienst: per dienst de tijd, reserveringen, gasten, tafels, speciale verzoeken en allergieën.

Kalender & reserveringslijst (“Kies een datum en werk de lijst af met filters en bulkacties.”)

• Kalender links: kies de datum. Dagen tonen boekingscijfers en overrides uit de Service Kalender.
• Statusfilter: Alle, Bevestigd, In optie, Wacht op betaling, Plaatsgenomen, Geannuleerd.
• Blok Wachtlijst voor de datum met Wachtlijst beheren, een e-mailknop om een gast te verwittigen, en Boeken (“Tafel boeken vanuit wachtlijst”).
• Zoek reserveringen... op naam, e-mailadres of telefoonnummer (binnen de geselecteerde datum).
• Groeperen op dienst, groepsgrootte of status.
• Nieuw (met Snelle reservering in het pijltjesmenu) en Communiceren.
• De lijst: gast (met VIP, allergieën, verzoeken, toegankelijkheid, kinderen, dieet, labels, ongelezen berichten, bezoeken in het gastenboek), tijd, aantal gasten, tafel (“Niet toegewezen” als er geen is), status, herbevestigingsstatus, betaling en betaalstatus, en E-mailactiviteit (hover voor de e-mailtijdlijn).

Zo vind je een reservering

1. Kies de datum in de kalender.
2. Typ een naam, e-mailadres of telefoonnummer in Zoek reserveringen....
3. Klik op de rij om Reservering bewerken te openen.

Zo e-mail je veel gasten tegelijk

1. Vink de reserveringen aan (of Alle gefilterde reserveringen selecteren).
2. Klik op Communiceren.
3. Kies Herbevestiging versturen (toegestaan voor bevestigde boekingen, boekingen in optie en boekingen met herbevestiging gevraagd; de status wordt Herbevestiging gevraagd) of Bevestiging opnieuw versturen (geannuleerde reserveringen worden overgeslagen).
4. Controleer In aanmerking en Wordt overgeslagen, en klik dan op E-mails versturen. Het resultaat toont “… sent, … skipped, … failed”.

Goed om te weten

• Alle verbergt geannuleerde reserveringen. Gebruik het filter Geannuleerd om ze te zien.
• Bevestigd toont ook herbevestigde boekingen, boekingen met herbevestiging gevraagd en boekingen met betaling ontvangen.
• Afgeronde boekingen en no-shows staan onder Alle (er is geen apart filter).
• Het enveloppictogram voor herbevestiging op een rij verstuurt één enkele herbevestigingsmail.
• Boekingen die zonder tafel binnenkwamen (bijvoorbeeld geïmporteerde) tonen Niet toegewezen; geef ze tafels in de Host App met Toewijzen (zie “Tafels toewijzen aan reserveringen zonder tafel”).
• Gebruik voor de live service (plaatsen, walk-ins, tafels verplaatsen) de Host App.

Probleemoplossing

Een reservering ontbreekt in de lijst Controleer de datum in de kalender, het statusfilter (geannuleerde boekingen staan alleen onder Geannuleerd) en maak het zoekveld leeg.

Zoeken levert niets op Zoeken kijkt alleen naar de geselecteerde datum. Kies eerst de juiste datum, of gebruik de pagina Gasten om de gast en zijn boekingen te vinden.

“Reservering annuleren mislukt. Probeer het opnieuw.” / “Failed to confirm reservation…” De wijziging is niet opgeslagen; ververs de pagina en probeer het opnieuw.

Bulk-e-mails werden overgeslagen De boekingen kwamen niet in aanmerking voor die actie (bijvoorbeeld geannuleerde boekingen bij Bevestiging opnieuw versturen) of hadden geen e-mailadres.