Reserveringen aanmaken in de Backoffice (Nieuw en Snelle reservering)

Vanuit de Backoffice kun je één reservering met alle details aanmaken (Nieuw), of meerdere boekingen achter elkaar invoeren en de tafels door 10Seat laten toewijzen (Snelle reservering).

Waar vind je het

• Backoffice › Reserveringen › Nieuw.
• Backoffice › Reserveringen › pijltje naast Nieuw › Snelle reservering.
• Ook via het Dashboard van de Backoffice kun je het formulier Nieuwe reservering openen.

Wat het doet

Nieuwe reservering (“Maak een nieuwe boeking voor je gast”)

• Gast: zoek in je gastenboek of voer een nieuwe gast in. Laat je de naam leeg, dan wordt de boeking opgeslagen als “Walk-in gast”.
• Datum, tijd (zoek een tijd zoals “13” of “13:30”, Nu, en filters voor Diensten, Hele dag, Binnen diensten, Buiten diensten), groepsgrootte en duur (de duur volgt je duurregels).
• Tafels: Auto (10Seat kiest) of Handmatig, met Voorgestelde opties en een Tafellijst, een sectiefilter en de dekking (“Perfecte pasvorm”, “+… extra zitplaatsen”, “Need … more seats”).
• Status: Bevestigd of In optie.
• Bevestigingsmail naar gast versturen.
• Betaallink toevoegen aan bevestigingsmail met Betaling reservering (EUR), optioneel Administratiekosten toevoegen en Bericht aan gast (optioneel).

Snelle reservering

• Een raster waarin je per rij één boeking typt: Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon, Couverts, Tijd (“Start typing a guest name to add reservations. Tab or Enter to move between fields.”).
• Controleren & toewijzen controleert de beschikbaarheid en wijst tafels toe (“Controleren & tafels toewijzen”): rijen tonen Automatisch toegewezen, Handmatig of Niet toegewezen, met totalen voor reserveringen, couverts, automatisch toegewezen en “vereisen aandacht”. Kies een tafel voor rijen die dat nodig hebben.
• Confirm All (…) maakt ze aan (“Creating … of …”) en meldt daarna “… reservations created successfully”.

Zo maak je één reservering aan

1. Ga naar Reserveringen en kies de datum.
2. Klik op Nieuw.
3. Zoek of voer de gast in.
4. Kies datum, tijd en groepsgrootte.
5. Laat de tafels op Auto staan, of kies Handmatig en selecteer tafels.
6. Kies de status en of de bevestigingsmail wordt verstuurd.
7. Klik op Reservering aanmaken.

Goed om te weten

• Dezelfde waarschuwingen als in de Host App gelden hier: Waarschuwing dubbele boeking (“… is already occupied … Do you want to continue and overwrite by assigning this table anyway?” › Toch boeken) en Beperkte beschikbaarheid (“Do you want to set the reservation duration to … minutes and select this table?”).
• Met Auto kiest 10Seat een tafel op het moment van opslaan. Past er geen enkele tafel, dan mislukt het opslaan.
• Voor betaallinks moet Mollie of MultiSafepay gekoppeld zijn en is een geldig e-mailadres van de gast nodig. De administratiekosten moeten zijn ingeschakeld onder Instellingen › Widget.
• Reserveringen die door medewerkers worden aangemaakt, geven geen meldingen aan het team.

Probleemoplossing

“You have reached the monthly 50-covers limit on the Free plan.” Upgrade het abonnement om reserveringen te blijven aanmaken.

“Selected table is not available for this time slot.” Een andere boeking bezet de tafel. Kies een andere tafel of tijd, of bevestig de dubbele boeking.

“Party size is too large for automatic table assignment. Please manually select tables…” Schakel over naar Handmatig en selecteer meerdere tafels.

“Voer voornaam en achternaam van de gast in.” Dit is nodig wanneer je vanuit het formulier een nieuwe gast aan het gastenboek toevoegt.

“Geen tafels beschikbaar voor deze groepsgrootte en tijd” (Snelle reservering) Kies voor die rij handmatig een tafel, wijzig de tijd of verwijder de rij.

“… created, … failed” (Snelle reservering) Sommige rijen konden niet worden opgeslagen. Controleer de mislukte boekingen in de lijst en maak ze opnieuw aan.