Een reservering bewerken in de Host App
Tik op een reservering om het detailpaneel te openen. Bijna alles kun je daar meteen wijzigen, en elke wijziging wordt vastgelegd zodat het team kan zien wie wat heeft aangepast.
Waar vind je het
Tik op een reservering in de Gesplitste weergave, Tijdlijn, Lijst, een tafelpaneel, zoekresultaten of een melding. Het detailpaneel opent rechts (op een telefoon op volledig scherm). De actie met het potlood / Reservering bewerken opent dezelfde boeking in het reserveringsformulier.
Wat het doet
Koptekst: statusknop, Plaatsen / Afronden, Herbevestigen, Annuleren en Meer (de tafel vasthouden voor een VIP, een cadeaubon koppelen).
Gast & contact: bewerk de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de gast (met kopieerknoppen), Markeer als VIP, bekijk de tags van de gast en of de gast zich heeft aangemeld voor marketing, en Gastprofiel aanmaken als de boeking nog niet aan een profiel is gekoppeld.
Boekingstegels: groepsgrootte, datum, tijd, duur, ervaring en tafels. Tik op een tegel om hem te wijzigen.
Notities en wensen: Speciale verzoeken (van de gast, alleen-lezen), Interne notities (alleen team, automatisch opgeslagen – “Opslaan…” / “Niet opgeslagen”), Notities gastprofiel (bewaard over alle bezoeken heen), allergieën, dieetwensen, toegankelijkheid, kinderen en gezelschapsleden.
Overige secties: labels en markeerkleur, betalingsinformatie en -acties, cadeaubonnen, beoordeling na bezoek, Eerdere reserveringen, Activiteit (elke wijziging met wie hem maakte), Statusgeschiedenis, e-mailcommunicatie en een tabblad Chat als Gastchat is ingeschakeld.
Zo wijzig je datum, tijd of groepsgrootte
- Tik op de datum- of tijdtegel. Het venster Edit reservation date/time toont voor elke tafel of die vrij is op de nieuwe tijd (“Zelfde tafel vrij”, “Huidige tafel bezet”, “Zaal vol”, “Geen plaats voor dit aantal”).
- Kies de nieuwe datum of tijd.
- Is de huidige tafel op de nieuwe tijd bezet, dan verschijnt de waarschuwing “Tafel bezet op het nieuwe tijdstip”: vink vrije tafels aan om hem te vervangen, of kies Unassign … & save om zonder tafel op te slaan.
- Tik voor de groepsgrootte op het aantal gasten, voer het getal in en bevestig.
Zo wijzig je de tafels
- Tik op de tafeltegel (Tafels toewijzen).
- Vink een of meer tafels aan. Tafels die door iemand anders zijn geboekt, tonen Andere boeking met opties om te Swappen of Double book.
- Sla op.
Goed om te weten
- Als je de datum, tijd of groepsgrootte van een boeking die nog niet is geplaatst wijzigt, krijgt de gast automatisch een e-mail “reservering gewijzigd” (als er een e-mailadres is). Wijzigingen in tafel, duur en notities mailen de gast nooit.
- De groepsgrootte wordt beperkt door de Staff max party size van de locatie (Backoffice › Instellingen › Locatie-instellingen), als die is ingesteld.
- Gastprofiel aanmaken vereist een e-mailadres of telefoonnummer op de reservering.
- Het venster Communication toont verstuurde e-mails en komende automatische e-mails; je kunt een komende e-mail voor alleen deze reservering uitzetten, en Bevestigingsmail opnieuw versturen.
- Met gekoppelde Lightspeed moet je de tafels van een geplaatst gezelschap met een open rekening in de kassa wijzigen (zie “Lightspeed-POS-indicatoren in de Host App”).
Probleemoplossing
“Datum/tijd van de reservering bijwerken mislukt. Probeer het opnieuw.” De wijziging kon niet worden opgeslagen. Controleer de verbinding; zorg er ook voor dat de tijd het formaat UU:mm heeft (“Voer een geldig tijdstip in (UU:mm).”).
“Party size must be between 1 and …” De locatie heeft een maximale groepsgrootte voor boekingen van medewerkers. Vraag een beheerder om Staff max party size in de Locatie-instellingen te verhogen, of splits de boeking.
“The entire floor is full for this time.” Elke tafel is op de nieuwe tijd geboekt. Kies een andere tijd, of maak de tafeltoewijzing ongedaan en sla op zonder tafel.
“There are free tables at this time, but none can fit this party size.” Combineer meerdere tafels, verklein de groepsgrootte of kies een andere tijd.
“Voeg een e-mailadres of telefoonnummer toe aan deze reservering voordat je een gastprofiel aanmaakt” Vul eerst een e-mailadres of telefoonnummer in bij Gast & contact.
“Naam mag niet leeg zijn” Een reservering heeft altijd een naam van de gast nodig.