Reserveringsmails controleren en opnieuw versturen vanuit de Host-app

Hosts krijgen vaak de vraag “Ik heb nooit een bevestiging gekregen”. De Host-app toont per reservering en voor een periode welke e-mails zijn verstuurd, bezorgd en geopend, en laat je de bevestiging opnieuw versturen.

Waar vind je het

• Per reservering: open de reservering › de e-mailsectie (E-mailcommunicatie) of het venster Communicatie (“Eerdere en geplande communicatie met deze gast: e-mails en chat.”).
• Voor veel reserveringen: Host-app-menu › E-mailbezorging.

Wat het doet

Venster Communicatie (één reservering)

• Tabblad E-mail: Bevestigingsmail opnieuw versturen (“Verstuurt dezelfde bevestiging die de gast bij het reserveren ontving.”), de lijst met Geplande e-mails (bijvoorbeeld herinneringen) met hun geplande verzendtijd, en Verzonden e-mails.
• Elke geplande e-mail heeft een schakelaar om hem alleen voor deze reservering uit te zetten. E-mails die mogelijk niet worden verstuurd, zijn gemarkeerd met “kan door de voorwaarden worden overgeslagen”.
• Elke verzonden e-mail toont zijn status (Verstuurd, Bezorgd, Geopend, Geklikt, Vertraagd, Soft bounce, Hard bounce, Spamklacht, Uitgeschreven, Mislukt), wanneer hij is geopend en De e-mail precies zoals de gast hem ontving.
• Tabblad Chat als Gastchat is ingeschakeld.

Pagina E-mailbezorging (“Reservations that have a guest email address, and whether the confirmation was sent and opened.”)

• Kies een periode Van / Tot en zoek op gast of e-mail.
• Tegels en filters: Geen e-mail verstuurd, Niet geopend, Vraagt aandacht (gebounced of mislukt), E-mail verstuurd, Alle, plus “Van wachtlijst, niet verstuurd”.
• Per reservering: bevestigingsstatus en geopend-status, met Nu versturen (nog geen bevestiging) of Opnieuw versturen.

Een bevestiging opnieuw versturen

1. Open de reservering › Communicatie.
2. Tik op Bevestigingsmail opnieuw versturen en bevestig met Ja, verstuur.
3. “Confirmation email sent to …” bevestigt het.

Goed om te weten

• Openingen worden geteld met een tracking-afbeelding: een gast die afbeeldingen blokkeert, kan de e-mail lezen zonder dat hij als geopend telt.
• Gedetailleerde bezorgactiviteit wordt door de e-mailprovider maar 7 dagen bewaard; oudere e-mails tonen wat werd opgeslagen toen ze werden verstuurd.
• Reserveringen zonder e-mailadres van de gast kunnen geen e-mails ontvangen (“Deze reservering heeft geen e-mailadres van de gast, dus er kan geen e-mail worden verzonden.”).
• Het menu-item E-mailbezorging kan per apparaat worden verborgen (Weergavemodus).

Problemen oplossen

De status is “Hard bounce” of “Mislukt” Het adres bestaat niet of weigerde de e-mail. Controleer het adres bij de gast, corrigeer het in de reservering en verstuur opnieuw.

“Niet geopend” maar de gast zegt dat hij de mail heeft Hun e-mailapp blokkeert waarschijnlijk afbeeldingen, waardoor het openen niet werd geteld.

“This range holds more reservations than one view can scan.” Verklein de periode om volledige cijfers te zien.

“Kon de bevestigingsmail niet versturen” Het versturen is mislukt. Controleer het adres van de gast en probeer het later opnieuw; neem contact op met support als het blijft mislukken.

Een automatische herinnering is niet verstuurd Controleer de geplande e-mails van de reservering: hij kan voor deze boeking zijn uitgezet, of de voorwaarden waren niet vervuld (“planned email was not sent”).