De digitale wachtrij beheren in de Host App

De digitale wachtrij is een rij voor walk-ins op dezelfde dag. Gasten sluiten aan door een QR-code te scannen (of jij voegt ze toe), zien op hun telefoon een geschatte tijd en krijgen een e-mail zodra hun tafel klaar is. De Host App toont de rij, de schattingen en de acties.

Waar vind je het

Host App › Wachtrij in het menu. De badge toont hoeveel gezelschappen er die dag in de wachtrij staan. Het menu-item verschijnt alleen als de add-on Digitale wachtrij voor de locatie is ingeschakeld.

Wat het doet

• Knoppen in de koptekst: QR-code (toont de code “Sluit aan in de wachtrij” die gasten scannen om de aansluitpagina op hun telefoon te openen) en Toevoegen aan wachtrij.
• Statistieken: gezelschappen in de wachtrij en totaal aantal couverts.
• Wachtrijlijst, in volgorde van aansluiten: positie, naam, groepsgrootte, geschatte tijd (“Est. …”, “Starts in …”, “Nu”, “… overdue”), toegewezen tafel of “Nog geen tafel toegewezen”, en statussen:
  • Voorgewaarschuwd – de gast is verteld dat zijn tafel bijna klaar is.
  • Tafel klaar – de gast is verwittigd; een aftelling toont “Arrive in …”, daarna Vasthouden verlopen.
• Acties per gezelschap: Verwittigen, Plaatsen, Verwijderen.
• Gasten in de wachtrij verschijnen ook in de serviceweergaven met de status In wachtrij en een verwittigingsknop.

Zo voeg je zelf een gezelschap toe

1. Tik op Toevoegen aan wachtrij.
2. Stel de Groepsgrootte in.
3. Laat onder Tafel Automatisch toewijzen staan (de automatisch toewijsbare tafel met het eerstvolgende vrije tijdvak) of kies Tafel kiezen om de gast aan één tafel vast te pinnen.
4. Controleer de Schatting: tafel, tijd, wachttijd en positie (“2 parties ahead.”). Andere groepsgroottes vergelijken toont schattingen voor andere groottes.
5. Voer de gegevens van de gast in: E-mail is verplicht; naam en telefoonnummer zijn optioneel. Voeg zo nodig een notitie toe.
6. Tik op Add — table at time. De melding bevestigt de positie.

Zo roep je gasten op en plaats je ze

1. Tik op Verwittigen wanneer de tafel vrij is. De gast krijgt een e-mail “tafel klaar” en heeft de vasthoudtijd om aan te komen.
2. Tik op Plaatsen wanneer ze arriveren. De invoer wordt een geplaatste reservering.
3. Komen ze niet, tik dan op Verwijderen. De vrijgekomen tafel wordt aangeboden aan het volgende gezelschap in de rij.

Goed om te weten

• Wanneer een reservering op een tafel wordt afgerond, geannuleerd of als no-show wordt gemarkeerd, verwittigt 10Seat automatisch het volgende gezelschap in de wachtrij voor die tafel.
• De vasthoudtijd (standaard 15 minuten), de maximale wachtrijgrootte (0 = onbeperkt), de schattingsbuffer en de standaard tijdslotlengte stel je in bij Backoffice › Instellingen › Add-ons › Digitale wachtrij.
• De wachtrijpagina toont de datum die in de koptekst van de Service Weergave is geselecteerd.
• Met de Walk-in-weergave kan een tafel die later vrijkomt ook als wachtrijplek worden aangeboden (Hoe toevoegen › Wachtrij).

Probleemoplossing

“E-mail is verplicht” / “Voer een geldig e-mailadres in” Een wachtrij-invoer heeft een geldig e-mailadres nodig zodat de gast kan worden verwittigd.

“De wachtrij is vol” De maximale wachtrijgrootte is bereikt. Plaats of verwijder gezelschappen, of verhoog de limiet in de add-on-instellingen.

“Geen automatisch toewijsbare tafel past bij dit aantal personen” Geen enkele tafel die automatisch toegewezen mag worden, kan dit gezelschap aan. Kies handmatig een tafel, of pas in de Backoffice aan welke tafels automatisch toewijsbaar zijn.

“Alle tafels zijn geboekt” / “Alle tafels geboekt voor de rest van de service” Geen enkele tafel past voor dit gezelschap vóór het einde van de service. Probeer een andere groepsgrootte of stel een reservering voor later voor.

“De wachtrij staat uit voor deze locatie” De add-on Digitale wachtrij of de functieschakelaar staat uit. Een beheerder kan hem aanzetten in Backoffice › Instellingen › Add-ons › Digitale wachtrij.

“Maandelijkse couvertlimiet bereikt” De maandelijkse couvertlimiet van het gratis abonnement is bereikt.

De gast heeft de e-mail “tafel klaar” niet ontvangen Controleer het adres op de invoer en de spammap van de gast. Bel hen als er een telefoonnummer is opgegeven.