Aangepaste e-mailautomatiseringen maken (voor of na een bezoek)

Inbegrepen — geen add-on nodig. Voorwaarden zijn in bèta.BackofficeVoor managers

Vereist: Elke backoffice-gebruiker die Instellingen kan openen

Met aangepaste e-mailautomatiseringen schrijf je je eigen mails die automatisch een bepaalde tijd voor of na een reservering worden verstuurd — bijvoorbeeld een “wat kun je verwachten”-mail de dag voor een proefmenu, of een bedankje een dag na het bezoek.

Waar vind je het

Backoffice › Instellingen › Communicatie (sectie) › Aangepaste e-mailautomatiseringen.

Wat het doet

Elke automatisering heeft:

  • Naam automatisering — alleen voor jezelf.
  • Verzendmoment — Voor bezoek of Na bezoek.
    • Vertraging: 1, 2, 4, 6, 12, 24, 48, 72 uur of 1 week voor/na de reserveringstijd (er is ook een optie “1 minuut (test)”).
    • Alleen bij na bezoek: Timingmodus › Vast tijdstip, dagen na bezoek: verstuur op een vast tijdstip (Versturen om (lokale tijd)) een aantal dagen na het bezoek (1 tot 365).
  • E-mailsjabloon — Onderwerpregel en Berichttekst per taal (English, Nederlands, Français; met Taal toevoegen voeg je er een toe). Gebruik Variabele invoegen voor Customer name, Naam gast, Restaurant, E-mail restaurant, Telefoon restaurant, Adres restaurant, Reserveringsdatum, Reservation time, Groepsgrootte, Confirmation code en Experience name. Link invoegen voegt een link toe (alleen http, https of mailto).
  • Conditions (Beta) — optionele filters: experiences, min./max. groepsgrootte, VIP-gast (Any / Alleen VIP / Alleen niet-VIP), nieuwe of terugkerende gasten, gasttags, reserveringstags en reserveringsstatussen (max. 10).
  • Een E-mailvoorbeeld met voorbeeldgegevens en Test versturen.

Zo maak je er een

  1. Klik op Automatisering aanmaken (of Nieuwe automatisering).
  2. Vul een Naam automatisering in, bijvoorbeeld “Bedankje na bezoek”.
  3. Kies onder Wanneer versturen voor Voor bezoek of Na bezoek en kies de vertraging of het vaste tijdstip.
  4. Schrijf een Onderwerpregel en Berichttekst voor minstens één taal. Voeg variabelen toe zoals {{customerName}} en {{restaurantName}}.
  5. Optioneel: voeg Conditions toe.
  6. Gebruik Test versturen met je eigen e-mailadres om het te controleren. Het onderwerp begint met [TEST].
  7. Klik op Opslaan. De automatisering is Actief; met Automatisering uitschakelen zet je hem op pauze.

Goed om te weten

  • Gasten ontvangen de versie in de taal waarin ze hebben geboekt. Als je maar één taal hebt geschreven, krijgt iedereen die versie; ontbreekt hun taal, dan wordt de standaardtaal van je locatie gebruikt.
  • Zonder statusvoorwaarden gaan mails Voor bezoek naar bevestigde, in afwachting zijnde, herbevestigde en herbevestiging-gevraagde reserveringen; mails Na bezoek gaan naar afgeronde, gezeten, bevestigde en herbevestigde reserveringen.
  • Reserveringen zonder e-mailadres worden overgeslagen en elke automatisering wordt maar één keer per reservering verstuurd.
  • Gasten die via Reserve with Google hebben geboekt, krijgen aangepaste automatiseringen alleen als ze marketingtoestemming hebben.
  • Voorwaarden op basis van de gast (VIP, tags, nieuw) vereisen een reservering die aan een gastprofiel is gekoppeld.
  • Het logo, de kleuren en het lettertype uit E-mailsjablonen worden voor deze mails gebruikt, ook als Aangepast e-mailsjabloon gebruiken uit staat.

Problemen oplossen

“Naam is verplicht” / “Voeg minstens één onderwerpregel toe (bijv. Engels)” / “Voeg minstens één berichttekst toe (bijv. Engels)” Vul de naam en het onderwerp en de tekst van minstens één taal in voordat je opslaat.

“Minimum aantal personen kan niet groter zijn dan het maximum” Corrigeer de voorwaarde voor de groepsgrootte.

“Alleen http-, https- en mailto-links zijn toegestaan” Begin links met https:// of mailto:.

“Onderwerp en berichttekst zijn verplicht om een test te versturen” Het taaltabblad waarop je zit, is leeg. Vul het in of ga naar een ander tabblad.

De automatisering heeft een gast niet bereikt Controleer: de automatisering is Actief; de reservering heeft een e-mailadres en een passende status; de voorwaarden komen overeen (gastvoorwaarden vereisen een gekoppeld profiel); de boeking bestond vóór het verzendmoment; en niemand heeft de mail voor die reservering uitgezet in de Host App. Voorwaarden zijn in bèta, dus test ze voordat je erop vertrouwt.