Bevestigings-, herinnerings- en herbevestigingsmails instellen
Met E-mailautomatiseringen verstuur je automatisch mails naar gasten: een bevestiging als ze boeken, herinneringen voor het bezoek en optionele herbevestigingsverzoeken waarmee de gast bevestigt dat hij of zij nog komt.
Waar vind je het
Backoffice › Instellingen › Communicatie (sectie) › E-mailautomatiseringen.
Wat het doet
Bevestigingsmail
- Bevestiging sturen bij boeking (standaard aan) — “guests receive an email confirming their reservation details including a link to manage their booking.”
- Van-tot-tijd tonen — of de bevestiging een tijdsbereik toont (bijvoorbeeld 19:00 - 21:00):
- Alleen als de gast het bij het reserveren zag (standaard) — komt overeen met de widget; per dienst in te stellen onder Hours & Shifts.
- Altijd
- Nooit — alleen begintijd
Reserveringsherinneringen (standaard uit)
- Maximaal 3 herinneringen, elk met een eigen moment: 1, 2, 4, 6, 12, 24 of 48 uur voor de reservering. Elke herinnering kun je aan- of uitzetten.
Herbevestigingsmails (standaard uit)
- Maximaal 3 verzoeken: 24, 48, 72 uur of 1 week voor het bezoek. De gast herbevestigt met één klik.
- Zodra de mail is verstuurd, wordt de reserveringsstatus Herbevestiging gevraagd; zodra de gast klikt, wordt die Herbevestigd.
Deze pagina bevat ook de Mails voor aanbetalingsverloop, de No-show-mail, de Beoordelingsmail na bezoek en een snelkoppeling naar de Dagelijkse reservatielijst (zie de gerelateerde artikelen).
Zo stel je het in
- Open Instellingen › E-mailautomatiseringen en controleer de geselecteerde locatie.
- Laat onder Bevestigingsmail Bevestiging sturen bij boeking aan staan en kies een optie bij Van-tot-tijd tonen.
- Zet onder Reserveringsherinneringen de sectie aan. Kies het moment voor elke herinnering; gebruik Herinnering toevoegen voor meer (max. 3).
- Optioneel: zet Herbevestigingsmails aan en stel het moment in; gebruik Herbevestiging toevoegen voor meer (max. 3).
- Klik op Opslaan. Je ziet “Instellingen succesvol opgeslagen”.
Wil je de opmaak aanpassen en je eigen tekst toevoegen (bijvoorbeeld parkeerinformatie)? Ga dan naar E-mailsjablonen.
Goed om te weten
- Herinneringen gaan alleen naar reserveringen die bevestigd of in afwachting zijn en een e-mailadres hebben.
- Herbevestigingsverzoeken gaan naar bevestigde of in afwachting zijnde reserveringen.
- Mails worden verstuurd op het gekozen moment ten opzichte van de starttijd van de reservering. Een boeking die na dat moment is gemaakt (bijvoorbeeld 3 uur van tevoren geboekt bij een herinnering van 24 uur) krijgt die herinnering niet.
- Elke mail wordt maar één keer per reservering verstuurd.
- Medewerkers kunnen in de Host App één geplande mail voor één reservering uitzetten (zie “See and control the emails for one reservation”).
- Mails worden waar mogelijk verstuurd in de taal waarin de gast heeft geboekt.
Problemen oplossen
Een gast heeft geen herinnering gekregen Controleer of: de sectie en die specifieke herinnering aan staan en zijn opgeslagen; de reservering een e-mailadres heeft; de status bevestigd of in afwachting is; en de boeking is gemaakt vóór het moment van de herinnering. Een reservering die al Herbevestigd of Herbevestiging gevraagd is, past niet meer bij de statussen voor herinneringen. Zoek de gast daarna op in E-mailactiviteit.
Gasten krijgen geen bevestiging meer Controleer of Bevestiging sturen bij boeking aan staat en is opgeslagen. Als je dit uitzet, stopt de boekingsbevestiging; je interne mails bij nieuwe boekingen hebben een eigen schakelaar onder Instellingen › Communicatie.
Een herbevestigingsverzoek is niet verstuurd Herbevestigingen gaan alleen naar bevestigde of in afwachting zijnde reserveringen met een e-mailadres, op het gekozen moment voor het bezoek. Een boeking die na dat moment is gemaakt, krijgt het niet.
“Instellingen opslaan mislukt. Probeer het opnieuw.” Laad de pagina opnieuw en probeer het nog eens. Blijft het mislukken, neem dan contact op met de 10Seat-support.