De mails voor één reservering bekijken en beheren (Host App)

Inbegrepen — geen add-on nodigHost AppVoor hosts

Vereist: Elke Host App-gebruiker

Voor elke reservering toont de Host App welke mails de gast al heeft ontvangen en welke automatische mails nog gepland staan. Vanaf daar kun je de bevestiging opnieuw versturen of een geplande mail uitzetten voor alleen die boeking — bijvoorbeeld geen beoordelingsverzoek voor een gast die heeft geklaagd.

Waar vind je het

Host App › open een reservering › sectie E-mailcommunicatie › open die op volledig scherm. Het venster heet Communication · [naam gast], met de tabbladen E-mail en Chat.

Wat het doet

Tabblad E-mail

  • Nu een e-mail versturen › Bevestigingsmail opnieuw versturen — “Verstuurt dezelfde bevestiging die de gast bij het reserveren ontving.”
  • Geplande e-mails (“2 planned”) — elke automatische mail die nog voor deze reservering gepland staat: herinneringen, herbevestigingsverzoeken, herinneringen voor de aanbetaling, het beoordelingsverzoek na het bezoek en je aangepaste automatiseringen, elk met het geplande tijdstip en een schakelaar.
    • Labels: Gepland, Verzonden, Uitgeschakeld, Niet verzonden.
    • “kan door de voorwaarden worden overgeslagen” — de mail heeft voorwaarden (bijvoorbeeld alleen VIP) die op het moment van verzenden worden gecontroleerd.
  • Verzonden e-mails — alles wat al voor deze reservering is verstuurd, met de bezorgstatus.

Tabblad Chat — de gastchat voor deze reservering, als Gastchat is ingeschakeld (zie “Chat with guests from their reservation”).

Zo verstuur je de bevestiging opnieuw

  1. Open de reservering en de sectie E-mailcommunicatie.
  2. Klik op Bevestigingsmail opnieuw versturen.
  3. Bevestig “Send the confirmation email again to [address]?” met Ja, verstuur. Je ziet “Confirmation email sent to …”.

Zo stop je één geplande mail

  1. Zoek in Geplande e-mails de mail (bijvoorbeeld de beoordeling na het bezoek).
  2. Zet hem uit. Het label verandert in Uitgeschakeld.
  3. Je kunt hem op elk moment vóór het verzendtijdstip weer aanzetten.

Goed om te weten

  • Alleen toekomstige mails die nog niet zijn verstuurd, kun je aan- of uitzetten.
  • Een mail uitzetten geldt alleen voor deze reservering. Om het voor iedereen te wijzigen, gebruik je in de backoffice Instellingen › E-mailautomatiseringen of Aangepaste e-mailautomatiseringen.
  • “N planned emails were not sent (send time passed — e.g. turned off or conditions not met)” vat mails samen waarvan het tijdstip is verstreken zonder te zijn verstuurd.
  • De sectie E-mailcommunicatie hoort bij de weergavefunctie Gastberichten (“Gastchat, ongelezen-badges en e-maillogboeken.”). In de weergavemodus Eenvoudig is hij verborgen.

Problemen oplossen

“Deze reservering heeft geen e-mailadres van de gast, dus er kan geen e-mail worden verzonden.” Voeg eerst het e-mailadres van de gast toe aan de reservering.

Ik zie de sectie E-mailcommunicatie niet Je toestel staat in de weergavemodus Eenvoudig, of Gastberichten staat uit in de modus Aangepast. Wijzig dit in de Host App-instellingen onder Weergavemodus.

“Kon de bevestigingsmail niet versturen” of “Kon deze e-mail niet bijwerken — probeer het opnieuw” Probeer het over een moment opnieuw. Blijft het mislukken, controleer dan het e-mailadres van de reservering en neem contact op met de 10Seat-support.

“Er zijn geen automatische e-mails meer gepland voor deze reservering” Alle automatiseringen zijn al uitgevoerd, staan uit of zijn niet van toepassing op deze reservering (bijvoorbeeld omdat de status of het tijdstip niet meer past).