Chatten met gasten vanuit hun reservering (Gastchat)
Met Gastchat kunnen gasten je team een bericht sturen via de link in hun reserveringsmail — zonder account of app. Je team antwoordt vanuit de backoffice of de Host App en de gast krijgt een mail als je antwoordt.
Waar vind je het
- Inschakelen: Backoffice › Instellingen › Add-ons › Gastchat › Gastchat inschakelen (alleen beheerders). De add-on Geavanceerde gast-app bevat ook chat.
- Inbox: Backoffice › Communication Centre › Gastberichten (paginatitel Gastberichten). Het menu toont het aantal ongelezen berichten.
- Per reservering: de sectie Gastberichten van een reservering in de backoffice, of Communication › Chat in de Host App.
Wat het doet
Gesprekkenlijst
- Zoeken (“Zoek op naam, e-mail, reservering…”), filters voor reserveringsdatum (Alle datums, Vandaag, Aankomend, Verleden), reserveringsstatus, Alleen ongelezen en sortering (Recente activiteit, Ongelezen eerst, Reserveringsdatum).
Gesprek
- Typ een antwoord en klik op Verzenden. E-mailmelding verzenden (standaard aan) mailt de gast een link terug naar de chat.
- Snelle antwoorden voegen kant-en-klare teksten in (“Welkom”, “Reserveringsherinnering”) met de naam, datum, tijd en groepsgrootte van de gast al ingevuld.
- Bestand bijvoegen — afbeeldingen en pdf's tot 10 MB.
- Transcript exporteren, zoeken binnen het gesprek, en Markeer als gelezen / Markeer als ongelezen.
- Een zijpaneel toont Reserveringsdetails, speciale verzoeken, allergieën, interne personeelsnotities en een samenvatting van het Gastprofiel (bezoeken, VIP, tags, laatste bezoek), met Reservering openen.
Zo stel je het in
- Een beheerder schakelt Gastchat (of Geavanceerde gast-app) in onder Instellingen › Add-ons.
- Vanaf dan zien gasten de chat als ze hun reserveringslink openen.
- Optioneel: ontvang een Telegram-bericht bij elk bericht van een gast (zie “Reserveringsmeldingen ontvangen in Telegram”).
- Optioneel: laat Coco gasten automatisch antwoorden (zie “Set up Guest Coco”).
Goed om te weten
- Een gesprek verschijnt in Gastberichten zodra de gast een bericht heeft gestuurd. Om zelf als eerste te schrijven, open je de reservering en gebruik je de sectie Gastberichten (backoffice) of het tabblad Chat (Host App).
- Chat is niet beschikbaar voor geannuleerde reserveringen en sluit 7 dagen na een afgerond bezoek.
- Alleen mensen met de reserveringslink en je personeel kunnen een gesprek zien.
- Als Guest Coco aan staat, kan Coco als eerste antwoorden; als Coco niet kan helpen, wordt het gesprek voor je team als ongelezen gemarkeerd.
Problemen oplossen
Gastberichten ontbreekt in het menu Noch Gastchat noch Geavanceerde gast-app is ingeschakeld voor deze locatie. Vraag een beheerder er een in te schakelen onder Instellingen › Add-ons.
“Alleen beheerders kunnen add-ons beheren” Add-ons kunnen alleen worden ingeschakeld door een gebruiker met de rol Beheerder — dit geldt momenteel ook voor de accounteigenaar. Vraag een Beheerder, of neem contact op met de 10Seat-support.
“Nog geen gesprekken” Er heeft nog geen gast geschreven. Gesprekken verschijnen zodra gasten reageren via hun reserveringslink.
De gast zegt dat de chat niet beschikbaar is De reservering is geannuleerd, of het bezoek is meer dan 7 dagen geleden afgerond.
“Bestand moet 10 MB of kleiner zijn” / “Alleen afbeeldingen en PDF's zijn toegestaan” Stuur een kleiner bestand, of een afbeelding of pdf.
De gast heeft geen mail gekregen over mijn antwoord E-mailmelding verzenden was uitgevinkt, of de reservering heeft geen e-mailadres. Controleer E-mailactiviteit op “Bericht van gast”.