Controleren of een gast een mail heeft ontvangen (E-mailactiviteit)

E-mailactiviteit toont elke mail die 10Seat voor je locatie heeft verstuurd — bevestigingen, herinneringen, annuleringen, beoordelingsverzoeken, nieuwsbrieven, mails voor personeel — met de bezorgstatus. Gebruik het als een gast zegt dat hij of zij een mail nooit heeft gekregen.

Waar vind je het

• Backoffice › Communication Centre › E-mailactiviteit.
• Voor één gast: Backoffice › Gasten › open de gast › E-mailgeschiedenis.
• In de Host App: menu › E-mailbezorging — de bevestigingsstatus van elke reservering, met Nu versturen / Opnieuw versturen. (In de weergavemodus Eenvoudig is dit menu-item verborgen; zet het aan in de weergave-instellingen van de Host App.)

Wat het doet

• Overzichtskaarten: Totaal verzonden, Afgeleverd, Geopend, Geklikt, Gebounced, met percentages.
• Filters: status (Alle statussen), sjabloon (Alle sjablonen), type (Alle e-mails, Alleen klanten, Alleen intern) en een datumbereik. Standaard toont het Alleen klanten voor de afgelopen 30 dagen.
• Klik op een mail voor E-maildetails: ontvanger, onderwerp, sjabloon, status, Verstuurd op, Afgeleverd op, Geopend op, Geklikt op, Foutmelding, de Activiteitentijdlijn en de Verstuurde e-mail precies zoals de gast hem ontving.

Statussen:

• Verzonden / In wachtrij — overgedragen aan de e-mailprovider.
• Afgeleverd — geaccepteerd door de mailserver van de gast.
• Geopend / Geklikt — de gast heeft de mail geopend of op een link geklikt (niet elke e-mailapp meldt dit terug).
• Tijdelijk onbestelbaar — tijdelijk probleem, bijvoorbeeld een volle mailbox.
• Permanent onbestelbaar — het adres bestaat niet of weigert mail.
• Mislukt — kon niet worden verstuurd.

Zo controleer je een mail voor een gast

1. Het makkelijkst: open het profiel van de gast en kijk bij E-mailgeschiedenis. Klik op een mail om de tijdlijn te zien.
2. Of open E-mailactiviteit, stel het datumbereik in op de dag waarop de mail verstuurd had moeten worden en kies het Sjabloon (bijvoorbeeld Reservation Confirmation).
3. Gebruik het zoekvak (“Zoeken op e-mail of onderwerp...”) en blader met Volgende pagina. Zoeken kijkt alleen door de mails op de pagina die je bekijkt.

Goed om te weten

• Na een permanent onbestelbare mail of een spamklacht stopt 10Seat 90 dagen met versturen naar dat adres om je afzenderreputatie te beschermen. Die mails worden niet verstuurd en verschijnen niet als nieuwe items.
• Alleen intern toont meldingen van nieuwe boekingen voor personeel en gebruikersuitnodigingen. Andere teammails (zoals het dagrapport of wachtlijstmails voor personeel) staan onder Alleen klanten / Alle e-mails.
• Mails worden verstuurd vanaf een 10Seat-adres onder de naam van je locatie. Antwoorden van gasten gaan naar het contactadres van je locatie.
• In de Host App toont de sectie E-mailcommunicatie van een reservering de bijbehorende mails en kun je de bevestiging opnieuw versturen.

Problemen oplossen

“De gast zegt dat hij de bevestiging niet heeft gekregen”

1. Controleer het e-mailadres op de reservering op typefouten. Corrigeer het en gebruik Bevestigingsmail opnieuw versturen in de Host App.
2. Is de status Afgeleverd of Geopend, vraag de gast dan om de spam- of promotiemap te controleren.
3. Bij Permanent onbestelbaar is het adres fout — vraag een juist adres.
4. Bij Tijdelijk onbestelbaar probeer je het later opnieuw.
5. Als er helemaal geen mail is, controleer dan of Bevestiging sturen bij boeking aan staat onder E-mailautomatiseringen en of de reservering een e-mailadres heeft.

Een gast met een gecorrigeerd adres krijgt nog steeds niets Als het oude (foute) adres is gebounced, is dat niet erg — de blokkade geldt per adres. Als hetzelfde adres in de afgelopen 90 dagen permanent onbestelbaar was of spam meldde (dit kan ook bij een ander restaurant met 10Seat zijn gebeurd), blijven mails ernaar geblokkeerd. Vraag de gast om een alternatief adres.

Ik kan een mail niet vinden met zoeken Zoeken doorzoekt alleen de huidige pagina. Beperk het datumbereik, kies het sjabloon of de status, zet het type op Alle e-mails en zoek opnieuw.

“E-mailactiviteit laden mislukt” Laad de pagina opnieuw. Blijft het probleem bestaan, neem dan contact op met de 10Seat-support.