Interne mails voor personeel instellen bij nieuwe boekingen, annuleringen en wachtlijst
10Seat kan je team mailen zodra er online een boeking binnenkomt, een reservering wordt geannuleerd of een gast zich op de wachtlijst zet. Jij kiest welke mails worden verstuurd, onder welke voorwaarden en naar welke adressen — desgewenst met een aparte lijst per type mail.
Waar vind je het
Backoffice › Instellingen › Communicatie (sectie) › Communicatie › E-mailmeldingen.
Wat het doet
- Interne mails bij nieuwe boekingen — “Send an email to your staff recipients when a new reservation or larger-group request comes in online.”
- Voorwaardelijke regels — beperk mails bij nieuwe boekingen tot reserveringen die aan minstens één regel voldoen: Alleen als de reservering speciale verzoeken heeft, Alleen als de groepsgrootte minstens is (een getal), Alleen voor aanvragen van grote groepen. Als er geen regel aan staat, leidt elke boeking tot een mail. De pagina toont de huidige regel, bijvoorbeeld “Current rule: send when has special requests, party size >= 8.”
- Ontvangers van personeelsmails — één e-mailadres per regel, maximaal 20. Laat leeg om het contactadres van de locatie te gebruiken. Standaard gaan alle interne mails hiernaartoe.
- Interne annuleringsmails — een mail als een reservering wordt geannuleerd. Kies onder Welke annuleringen voor Alleen als de gast annuleert (vanuit zijn of haar bevestigingsmail of gastpagina) of Alle annuleringen (ook als een teamlid annuleert of een aanvraag weigert).
- Interne wachtlijstmails — een mail als een gast zich op de wachtlijst zet.
- Per type: Mails bij nieuwe boekingen naar andere ontvangers sturen, Annuleringsmails naar andere ontvangers sturen en Wachtlijstmails naar andere ontvangers sturen. Als dit aan staat, gaat die mail alleen naar de adressen die je daar opgeeft.
Zo stel je het in
- Open Instellingen › Communicatie.
- Zet Interne mails bij nieuwe boekingen aan of uit. Voeg Voorwaardelijke regels toe als je alleen voor sommige boekingen een mail wilt.
- Vul je Ontvangers van personeelsmails in, één per regel.
- Zet Interne annuleringsmails aan of uit en kies Welke annuleringen.
- Zet Interne wachtlijstmails aan of uit.
- Optioneel: zet “… naar andere ontvangers sturen” aan voor een type en vul een eigen lijst in (bijvoorbeeld de eventmanager voor grote groepen).
- Klik op Opslaan. Je ziet “Instellingen succesvol opgeslagen”.
Goed om te weten
- Deze instellingen hebben nooit invloed op mails naar gasten. “Bevestigingsmails naar gasten worden altijd verstuurd, ongeacht deze instelling.”
- Wachtlijstmails voor personeel vereisen dat Interne mails bij nieuwe boekingen aan staat. Wachtlijstmails naar gasten worden altijd verstuurd.
- Mails voor personeel gebruiken het standaardontwerp van 10Seat, niet je eigen huisstijl.
- Als een medewerker antwoordt op een mail over een nieuwe boeking of annulering, gaat het antwoord naar de gast.
- Instellingen gelden per locatie. Selecteer eerst de juiste locatie in de header.
- Verstuurde mails voor personeel kun je controleren in E-mailactiviteit: zet het typefilter op Alle e-mails, beperk het datumbereik en zoek het adres van de ontvanger.
Problemen oplossen
“Een of meer e-mailadressen zijn ongeldig.” Een regel bevat een typefout (@ of domein ontbreekt). Corrigeer die — je kunt pas opslaan als elk adres geldig is.
“Je kunt maximaal 20 ontvangers toevoegen.” Verwijder adressen tot er per lijst 20 of minder over zijn.
“Voeg minstens één e-mailadres toe, of zet dit uit.” Je hebt andere ontvangers aangezet voor een type maar de lijst leeg gelaten.
We krijgen geen mails voor boekingen die telefonisch zijn gemaakt Interne mails bij nieuwe boekingen zijn bedoeld voor boekingen die online binnenkomen (widget en andere online kanalen). Reken er niet op voor boekingen die je team handmatig invoert.
We krijgen geen mails meer bij nieuwe boekingen Controleer of Interne mails bij nieuwe boekingen aan staat en of geen Voorwaardelijke regel de boekingen eruit filtert. Kijk daarna in E-mailactiviteit (typefilter Alle e-mails, datumbereik van de boeking): staan de mails als Afgeleverd, controleer dan je spammap; zijn ze Gebounced, dan is het adres fout of de mailbox vol.
Annuleringsmails komen niet aan als wij zelf annuleren Welke annuleringen staat op Alleen als de gast annuleert. Kies Alle annuleringen.