De dagelijkse rapportmail inplannen

Het dagrapport is een operationele mail die je team elke dag ontvangt op een tijdstip dat je zelf kiest, met de onderdelen die je kiest — van een snel overzicht van de couverts van vandaag tot een volledige afdrukbare reserveringslijst met een pdf als bijlage.

Waar vind je het

Backoffice › Instellingen › Communicatie (sectie) › Dagelijkse rapporten. De kaart Dagelijkse reservatielijst op de pagina E-mailautomatiseringen verwijst er ook naar (Schema en test configureren).

Wat het doet

• Dagrapport per e-mail versturen — zet de geplande mail aan of uit.
• Verzendtijd (lokaal) — het tijdstip van verzending, in de tijdzone van de locatie (getoond als “Timezone: …”).
• Ontvangers rapport — één e-mailadres per regel. Laat leeg om het contactadres van de locatie te gebruiken.
• Grootte tijdsblok — 15, 30 of 60 minuten, gebruikt door het onderdeel “Per tijdvak”.
• Rapportonderdelen (elk aan of uit te zetten):
  • Overzicht vandaag — reserveringen, couverts en de grootste groepen
  • Per groepsgrootte
  • Per tijdvak
  • Per dienst / serviceblok
  • Reserveringslijst — de boekingen van vandaag met telefoonnummer, aantal bezoeken, herkomst via wachtlijst, aanmaakbron, allergieën en notities, plus een bijpassende pdf-bijlage
  • Nieuwe reserveringen (vorige dag)
  • Speciale aandacht — speciale verzoeken, allergieën, dieetnotities en reserveringstags
  • Gastenmix — terugkerende versus nieuwe gasten, VIP's
  • Operationele signalen — tafelconflicten, capaciteitssignalen, ontbrekende contactgegevens, te laat komen/no-shows
  • Vooruitblik meerdere dagen — een korte vooruitblik op de bezetting
• Testmail versturen — een korte preview met actuele cijfers.
• Pdf downloaden — Pdf met reserveringen van vandaag voor de servicedatum van vandaag.

Zo stel je het in

1. Open Instellingen › Dagelijkse rapporten en controleer de geselecteerde locatie.
2. Zet Dagrapport per e-mail versturen aan.
3. Stel de Verzendtijd (lokaal) in, bijvoorbeeld 09:00.
4. Vul de Ontvangers rapport in.
5. Kies de Rapportonderdelen en de Grootte tijdsblok.
6. Klik op Wijzigingen opslaan. Je ziet “Instellingen dagrapport opgeslagen”.
7. Optioneel: vul een adres in onder Test versturen en klik op Testmail versturen.

Goed om te weten

• De mail wordt binnen enkele minuten na het ingestelde verzendtijdstip verstuurd.
• Geannuleerde reserveringen worden weggelaten uit het rapport.
• Als er geen tijd is ingesteld, wordt 08:00 gebruikt.
• Locaties die het oudere “morning brief” gebruikten, houden dat tot je de instellingen op deze pagina opslaat.

Problemen oplossen

“Zet dagrapporten aan om vanaf deze pagina testmails te versturen.” Zet eerst Dagrapport per e-mail versturen aan (en sla op) en verstuur daarna een testmail.

“Voer een geldig e-mailadres in voor de testverzending.” / “Een of meer e-mailadressen zijn ongeldig.” Controleer het adres op typefouten — één adres per regel.

“Stel de tijdzone van de locatie in onder Locatie-instellingen voor een nauwkeurige planning.” De locatie heeft geen tijdzone. Stel die in onder Instellingen › Locatie-instellingen, anders kan het rapport op het verkeerde uur aankomen.

Het rapport komt niet aan Controleer of het aan staat en is opgeslagen en of de ontvangers kloppen. Zet in E-mailactiviteit het typefilter op Alle e-mails, stel het datumbereik in op die dag en zoek het adres van de ontvanger om te zien of de mail is afgeleverd of gebounced. Kijk ook in je spammap.

“Pdf kon niet worden gedownload” Probeer het opnieuw. Blijft het mislukken, neem dan contact op met de 10Seat-support.