Herinneringen voor aanbetalingen, automatische annulering en no-show-mails instellen
Twee automatiseringen onder E-mailautomatiseringen helpen bij betalingen en gemiste bezoeken: de Mails voor aanbetalingsverloop herinneren gasten aan een openstaande aanbetaling en kunnen de boeking annuleren als ze niet betalen, en de No-show-mail laat een gast weten dat je hem of haar als no-show hebt gemarkeerd.
Waar vind je het
Backoffice › Instellingen › Communicatie (sectie) › E-mailautomatiseringen › Mails voor aanbetalingsverloop en No-show-mail.
Wat het doet
Mails voor aanbetalingsverloop (standaard uit) “Applies to phone/manual reservations awaiting deposit payment. Online widget bookings that are paid at checkout are not affected.”
- Herinneringen aanbetaling — maximaal 3 herinneringen, verstuurd 6, 12, 24, 48 of 72 uur na het betaalverzoek. Standaard: één herinnering na 24 uur.
- Onbetaalde reserveringen automatisch annuleren — annuleert reserveringen die na de Deadline aanbetaling nog onbetaald zijn:
- Uren na het betaalverzoek — 24, 48, 72, 96 uur of 1 week (standaard 72 uur), of
- Vast tijdstip op de dag van het bezoek — met een Uiterste tijd op de dag van het bezoek (standaard 12:00).
- Tafel vrijgeven bij automatisch annuleren (standaard aan) maakt de tafel vrij voor andere gasten.
No-show-mail (standaard uit) “Triggered once when staff change a reservation status to no-show.” De tekst kun je uitbreiden onder E-mailsjablonen › Bericht in no-show-mail.
Zo stel je aanbetalingsmails in
- Open Instellingen › E-mailautomatiseringen en zet Mails voor aanbetalingsverloop aan.
- Stel onder Herinneringen aanbetaling het moment van elke herinnering in; gebruik Herinnering aanbetaling toevoegen voor meer (max. 3).
- Zet Onbetaalde reserveringen automatisch annuleren aan of uit, kies de Deadline aanbetaling en bepaal of je Tafel vrijgeven bij automatisch annuleren wilt.
- Klik op Opslaan.
- Optioneel: voeg je eigen tekst toe onder E-mailsjablonen › Bericht in herinneringsmail voor aanbetaling en Bericht in automatische annuleringsmail.
Zo stel je de no-show-mail in
- Zet in E-mailautomatiseringen de No-show-mail aan en klik op Opslaan.
- Als je in de Host App een reservering met een e-mailadres als no-show markeert, verschijnt een venster met de vraag No-show e-mail versturen? Je kunt een Extra bericht (optioneel) toevoegen en daarna op E-mail versturen of Geen e-mail versturen klikken.
Goed om te weten
- Herinneringen voor aanbetalingen en automatische annulering gelden alleen voor reserveringen die op een aanbetaling wachten (status in afwachting van betaling). Zodra de gast betaalt, stoppen de herinneringen.
- Zodra de betaling is afgerond, krijgt de gast automatisch de mail “betaling ontvangen”.
- De no-show-mail wordt maar één keer per reservering verstuurd.
- Geplande herinneringen voor een aanbetaling kun je voor één reservering uitzetten in de Host App (zie “See and control the emails for one reservation”).
Problemen oplossen
Een reservering is automatisch geannuleerd en de gast is boos Onbetaalde reserveringen automatisch annuleren stond aan en de aanbetaling was niet betaald vóór de deadline. Kies een latere deadline, of zet automatisch annuleren uit en volg zelf op.
Herinneringen voor de aanbetaling worden niet verstuurd Controleer of Mails voor aanbetalingsverloop aan staat en is opgeslagen, of de herinnering zelf aan staat, en of de reservering nog op betaling wacht en een e-mailadres heeft. Boekingen die in de widget bij het afrekenen zijn betaald, krijgen deze herinneringen nooit.
Het venster “No-show e-mail versturen?” verschijnt niet De automatisering No-show-mail staat uit, of de reservering heeft geen e-mailadres van de gast.
De gast heeft de no-show-mail niet gekregen Misschien heb je Geen e-mail versturen gekozen. Controleer E-mailactiviteit op het adres van de gast.