Je gastenlijst uit een ander systeem importeren

Als je overstapt naar 10Seat, kan je bestaande gastenlijst worden overgezet, zodat je vaste gasten, hun notities en allergieën vanaf de eerste dag aanwezig zijn. Gastenimports worden uitgevoerd door het 10Seat-team — er is geen importknop in de backoffice.

Waar vind je het

Er is geen zelfbedieningsscherm. Neem contact op met de 10Seat-support of je onboarding-contactpersoon en stuur je gastenexport mee, of deel toegang via de migratielink (zie “Je gegevens overzetten van Zenchef, Formitable of een ander reserveringssysteem”).

Wat het doet

10Seat importeert momenteel gastenlijsten die zijn geëxporteerd uit Zenchef en uit Formitable (CSV of Excel). Gasten worden ook aangemaakt vanuit reserveringen die uit je vorige systeem zijn geïmporteerd. Een import kan maximaal 50.000 gasten bevatten.

Voor een Zenchef-gastenlijst worden deze kolommen gelezen: First Name, Last Name, Civility, Email, Phone, Country, Guest Status, Birthdate, Address, City, Zip, Lang, Has no show, Is blacklisted, Allergies notes, Allergies tags, Guest notes, Guest tags, Email optin market, Registration date optin mail, Company, Professional email, Professional phone, Created at, Updated at, en de kolom “Bookings number …”.

Wat er op het gastprofiel terechtkomt:

• Naam, titel, e-mail, telefoon — op het profiel.
• Guest tags — toegevoegd aan de tags van het profiel.
• Allergies tags — toegevoegd aan de Allergieën van de gast.
• Guest Status “Excellent customer” (of “very good customer”) — de gast wordt als VIP gemarkeerd.
• Bookings number — alleen gebruikt als Totaal bezoeken als de gast nog geen bezoeken in 10Seat heeft.
• Gaststatus, geboortedatum, no-show- en blacklistmarkeringen, aantal boekingen, adres, taal, allergienotities en gastnotities — geschreven in Notities gastprofiel (alleen personeel), beginnend met “Imported from Zenchef guest list”.
• Email optin market — wordt bewaard maar niet omgezet in marketingtoestemming.

Bij een Formitable-gastenexport komen naam, e-mail, telefoon en tags op het profiel. Bedrijf, taal, geboortedatum, adres, aantal bezoeken, toekomstige boekingen, annuleringen, no-shows, eerste en laatste bezoek, aangepaste velden en notities worden geschreven in de Notities gastprofiel, beginnend met “Imported from Formitable guest export”. De nieuwsbriefkolommen (Subscribed to newsletter, Confirmed newsletter subscription, Unsubscribed from newsletter) worden toegepast als marketingtoestemming, vastgelegd via Geïmporteerde lijst. Als de export meerdere Formitable-locaties bevat, worden rijen van een andere locatie geweigerd.

Hoe het werkt

1. Exporteer je gastenlijst uit je oude systeem (in Zenchef: de export van de gastenlijst; in Formitable: de gastenexport).
2. Stuur hem naar de 10Seat-support en vermeld bij welke locatie hij hoort.
3. 10Seat controleert de preview en voert de import voor die locatie uit.

Goed om te weten

• In een Zenchef-gastenlijst heeft elke rij een voor- of achternaam en een e-mailadres of telefoonnummer nodig. Rijen zonder die gegevens worden overgeslagen.
• Imports maken nooit een tweede profiel aan voor iemand die al in 10Seat staat: rijen worden bij die locatie eerst op e-mailadres gematcht en daarna op telefoonnummer. Bestaande profielen worden bijgewerkt, niet vervangen.
• Een Zenchef-import vult alleen lege gegevens (titel, geboortedatum, taal, adres, bedrijf…) en overschrijft niet wat je team al heeft ingevoerd. Notities, tags en allergieën worden toegevoegd aan wat er al staat. Voor- en achternaam worden bijgewerkt naar de spelling in het bestand.
• Als je een import opnieuw uitvoert met hetzelfde bestand, worden dezelfde profielen bijgewerkt.
• Geïmporteerde gasten horen bij de locatie die voor de import is gekozen.

Problemen oplossen

Sommige gasten uit mijn oude systeem ontbreken Rijen zonder naam, of zonder zowel e-mailadres als telefoonnummer, kunnen niet worden geïmporteerd. Vraag de 10Seat-support om de lijst met overgeslagen rijen.

Geïmporteerde gasten tonen “Niet ingeschreven” Zenchef-opt-ins worden bewust niet als toestemming toegepast. Zie “Marketingtoestemming van gasten verzamelen en beheren”.

Ik heb nu dubbele profielen Gasten met een ander e-mailadres en telefoonnummer in de twee systemen kunnen niet worden gematcht. Gebruik Samenvoegen met andere gasten op het profiel. Zie “Dubbele gastprofielen samenvoegen”.

Het aantal bezoeken klopt niet Het aantal boekingen uit het oude systeem wordt alleen gebruikt als 10Seat nog geen bezoeken voor die gast had. Profielen die al boekingen hadden, houden hun 10Seat-aantal.