Dubbele gastprofielen samenvoegen
Als dezelfde persoon twee of meer profielen heeft — bijvoorbeeld één keer met een zakelijk e-mailadres en één keer met een privételefoonnummer — kun je ze samenvoegen tot één. Reserveringen verhuizen naar het profiel dat je behoudt, zodat de volledige geschiedenis van de gast op één plek staat.
Waar vind je het
Backoffice › Gasten › open het profiel dat je wilt behouden › Samenvoegen met andere gasten.
Wat het doet
- 10Seat zoekt bij dezelfde locatie naar waarschijnlijke duplicaten van het geopende profiel en toont ze met de reden:
- same email
- same phone
- similar name & phone (zelfde voornaam en de laatste zes cijfers van het telefoonnummer komen overeen)
- Je vinkt de profielen aan die je wilt samenvoegen en klikt op Selectie samenvoegen.
- Het profiel dat je hebt geopend blijft bestaan. De geselecteerde profielen worden erin samengevoegd en daarna verwijderd.
Wat er met de gegevens gebeurt:
- Reserveringen van de samengevoegde profielen worden opnieuw gekoppeld aan het profiel dat je behoudt.
- Tags worden gecombineerd.
- Notities gastprofiel en Algemene notities worden gecombineerd, gescheiden door een lijn.
- VIP blijft behouden als een van de profielen VIP was.
- Laatste bezoek wordt het meest recente. Totaal bezoeken neemt het hoogste getal van de profielen (niet de som). Totaal besteed wordt opgeteld.
- E-mail en telefoon: overgenomen van het profiel dat het laatst is bijgewerkt; heeft dat profiel geen e-mailadres of telefoonnummer, dan wordt het aangevuld vanuit een ander profiel. Controleer de contactgegevens na het samenvoegen.
- Voorkeuren (allergieën, zitplaats, enz.): de voorkeuren van het behouden profiel worden gebruikt; heeft dat er geen, dan worden ze overgenomen van een samengevoegd profiel.
- Er komt een melding Profielen samengevoegd in Profielactiviteit, met het aantal reserveringen dat opnieuw is gekoppeld.
Zo voeg je samen
- Open het profiel dat je wilt behouden. Kies het profiel met de meest complete voorkeuren, want voorkeuren worden niet gecombineerd.
- Klik op Samenvoegen met andere gasten. Wacht op “Mogelijke duplicaten zoeken…”.
- Vink elk duplicaat aan dat je wilt samenvoegen.
- Klik op Selectie samenvoegen.
Goed om te weten
- Samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit de app: “The current profile stays. Selected profiles are merged in, reservations are relinked, and merged documents are removed. This cannot be undone from the app.”
- Alle profielen moeten bij dezelfde locatie horen.
- Boekingen worden via telefoonnummer en e-mailadres aan bestaande profielen gekoppeld, dus duplicaten ontstaan meestal doordat gasten verschillende contactgegevens gebruiken.
Problemen oplossen
“No automatic suggestions for this guest.” Geen enkel ander profiel bij deze locatie heeft hetzelfde e-mailadres, hetzelfde telefoonnummer of dezelfde voornaam met een overeenkomend telefoonnummereinde. Duplicaten met een andere naam en andere contactgegevens worden niet gedetecteerd. Tip: als je een profiel zo bewerkt dat het e-mailadres (of telefoonnummer) overeenkomt met dat van het andere, wordt het de volgende keer voorgesteld — de contactgegevens van het laatst bijgewerkte profiel blijven behouden, dus controleer ze na het samenvoegen.
Een duplicaat dat ik in de directory zie, wordt niet voorgesteld De suggestiecontrole kijkt naar een beperkt aantal profielen per locatie, dus in zeer grote directory's kunnen sommige duplicaten ontbreken. Ook telt same phone alleen als beide nummers minstens 8 cijfers hebben. Je kunt in het samenvoegvenster niet handmatig een profiel kiezen. Wordt het duplicaat nog steeds niet voorgesteld nadat je de e-mailadressen gelijk hebt gemaakt, neem dan contact op met de 10Seat-support.
“Samenvoegen mislukt” Een van de profielen is misschien al samengevoegd of verwijderd, of hoort bij een andere locatie. Laad de pagina opnieuw en probeer het nog eens.
De samengevoegde gast heeft een allergie verloren Voorkeuren komen van het profiel dat je hebt behouden. Voeg de ontbrekende allergie toe onder Bewerken › Dieetvoorkeuren.