Een gastprofiel toevoegen, bewerken of verwijderen

De meeste gastprofielen worden automatisch aangemaakt wanneer iemand boekt. Je kunt ook handmatig een gast toevoegen en elk profiel aanvullen met contactgegevens, notities, allergieën en andere voorkeuren, zodat je team ze bij elk bezoek ziet.

Waar vind je het

• Toevoegen: Backoffice › Gasten › Gast toevoegen (rechtsboven).
• Bewerken of verwijderen: Backoffice › Gasten › open een gast › Bewerken.

Wat het doet

Een gastprofiel bevat de contactgegevens, notities, allergieën en voorkeuren van een gast en koppelt elke reservering die hij of zij bij jouw locatie maakt. Boekingen maken automatisch profielen aan; handmatig toevoegen, bewerken en verwijderen is voor gasten die bellen of binnenlopen, of van wie de gegevens gecorrigeerd moeten worden.

Zo voeg je een gast toe

1. Klik op Gast toevoegen. Het venster Nieuwe klant toevoegen opent.
2. Vul Voornaam en Achternaam in (beide verplicht).
3. Voeg E-mail en Telefoon toe als je die hebt. Zonder die gegevens kunnen toekomstige boekingen niet automatisch aan dit profiel worden gekoppeld.
4. Optioneel: Notities, Tags (typ een tag en druk op Enter) en het serviceniveau — Reguliere klant of VIP-klant.
5. Klik op Klant toevoegen. Je ziet “Gast succesvol toegevoegd”.

Zo bewerk je een profiel

1. Open de gast en klik op Bewerken.
2. Pas onder Contactgegevens de Voornaam, Achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer of de Algemene notities aan.
3. Schrijf onder Notities gastprofiel (alleen personeel) privénotities voor je team. Dit zijn dezelfde notities die de Host App bij de reserveringen van de gast toont.
4. Vul onder Voorkeuren & wensen in wat van toepassing is:
   • Dieetvoorkeuren: Vegetarisch, Veganistisch, Glutenvrij, Allergieën, Intoleranties, Voedselvoorkeuren/-afkeuren, Dieetnotities
   • Zitplaats & toegankelijkheid: Rolstoeltoegang vereist, Kinderstoel nodig, Ruimte voor kinderwagen nodig, Voorkeurszones (Raam, Terras, Rustige zone, Bar, Privékamer), Notities zitplaats
   • Drankvoorkeuren: Alcoholvrij, Favoriete dranken, Te vermijden dranken, Notities wijnarrangement
   • Gelegenheden & overig: Neemt meestal hond mee, Gebruikelijke gelegenheden (Verjaardag, Jubileum, Zakelijk, Date night, Familie, Feest), Speciale behoeften, Overige notities
5. Typ bij lijstvelden (allergieën, dranken…) een waarde en voeg die toe; verwijder er een met het kruisje.
6. Onderaan verschijnt een balk: “Je hebt niet-opgeslagen wijzigingen”. Klik op Wijzigingen opslaan, of op Verwerpen om ze ongedaan te maken.

Zo verwijder je een gast

1. Open de gast en klik op Bewerken.
2. Klik op Gast verwijderen en bevestig “Weet je zeker dat je deze gast wilt verwijderen?”.

Goed om te weten

• Wijzigingen worden pas opgeslagen als je op Wijzigingen opslaan klikt. Als je vertrekt met Annuleren, gaan ze verloren.
• Allergieën en dieetkeuzes verschijnen als pictogrammen in de gastendirectory en tellen mee voor de kaart Dieetwensen.
• Tags kun je toevoegen als je een gast aanmaakt in de backoffice. Om tags toe te voegen aan of te verwijderen van een bestaande gast, gebruik je het gastprofiel in de Host App (Voeg een tag toe).
• Als een gast online boekt met hetzelfde telefoonnummer of e-mailadres als een bestaand profiel, wordt de boeking aan dat profiel gekoppeld in plaats van een nieuw profiel aan te maken.

Problemen oplossen

“Voornaam en achternaam zijn verplicht” Beide naamvelden moeten zijn ingevuld voordat je een gast kunt toevoegen.

“Gast aanmaken mislukt” De gast kon niet worden opgeslagen. Controleer je verbinding en probeer het opnieuw. Zie je “Bedrijfsinformatie ontbreekt”, laad de pagina dan opnieuw en zorg dat er een locatie is geselecteerd.

Ik klikte op Wijzigingen opslaan maar er is niets veranderd Opslaan kan zonder melding zijn mislukt. Laad het profiel opnieuw: zijn je wijzigingen weg, probeer het dan nog eens. Blijft het mislukken, neem dan contact op met de 10Seat-support.

Ik vind de knop Gast verwijderen niet Die verschijnt alleen in de bewerkmodus. Klik eerst op Bewerken.