Cadeaubonnen geïmporteerd uit Formitable of Zenchef
Stap je van Formitable of Zenchef over naar 10Seat, dan kan de 10Seat-support je bestaande cadeaubonnen importeren zodat gasten ze kunnen blijven gebruiken. Dit artikel legt uit hoe je de export voorbereidt en hoe geïmporteerde bonnen er daarna uitzien.
Waar vind je het
- De import wordt door de 10Seat-support gedaan. Neem contact op met de support om te beginnen.
- Geïmporteerde bonnen verschijnen in Backoffice › Cadeaubonnen en Host App › Cadeaubonnen zoals elke andere bon.
Wat doet het
Wat de support van jou nodig heeft
- Formitable: de export van cadeaubonnen uit de Formitable-backoffice als Excel-bestand (met een naam als vouchers_YYYYMMDDHHMMSS.xlsx). Die bevat de boncode, prijs, vervaldatum, status, koper, ontvanger en bericht. Formitable beperkt een export tot 1.000 rijen, dus grotere bonnenlijsten komen in meerdere bestanden.
- Zenchef: de export van cadeaubonnen met de boncode, status, saldo, valuta, koper, aankoopdatum, ontvanger en vervaldatum.
Hoe een geïmporteerde bon eruitziet
- Hij krijgt een nieuwe 10Seat-code van acht tekens. De oude code uit je vorige systeem blijft bewaard als klantcode, zodat je ernaar kunt zoeken in de bonnenlijst, en gasten kunnen de oude code nog gebruiken op de bonpagina en in de reserveringswidget.
- De status komt uit de export: openstaande bonnen worden Actief (of Verlopen als hun datum is verstreken), gebruikte bonnen Ingewisseld, verlopen bonnen Verlopen, geannuleerde bonnen Geannuleerd.
- De transactiegeschiedenis toont een regel Uitgifte “Imported from Formitable” of “Imported from Zenchef”, plus een regel Inwisseling of Verlopen voor bonnen die al waren gebruikt of verlopen.
- Formitable-kopers worden gekoppeld aan gastprofielen (bestaande worden gematcht, nieuwe aangemaakt).
- Tijdens de import worden geen e-mails naar gasten gestuurd.
Goed om te weten
- Formitable-saldi: de export bevat de bonprijs maar geen gedeeltelijk saldo. Openstaande bonnen worden geïmporteerd tegen hun volledige prijs. Als gasten in Formitable al een deel van een bon hadden besteed, wissel je dat deel na de import in 10Seat in.
- Verlopen Formitable-bonnen worden geïmporteerd zonder saldo, dus ze kunnen niet worden verlengd. Wil je er een toch honoreren, maak dan met de hand een nieuwe bon aan.
- Zenchef-bonnen worden geïmporteerd met hun resterende saldo als waarde; de oorspronkelijke waarde blijft niet bewaard. Ze hebben geen e-mailadres van de ontvanger, dus E-mail opnieuw verzenden bereikt niemand — maak een nieuwe bon aan als een gast de e-mail nodig heeft.
- Geïmporteerde bonnen hebben geen aankoopbewijs. Maak er op verzoek een aan.
- Dezelfde import opnieuw uitvoeren slaat bonnen over die al zijn geïmporteerd.
- Geïmporteerde bonnen tellen in het cadeaubonrapport op de dag van de import.
Probleemoplossing
De oude boncode van een gast wordt niet gevonden Zoek in de bonnenlijst op de code, de naam of het e-mailadres van de gast. Codes zijn niet hoofdlettergevoelig. Wordt de code nog steeds niet gevonden, dan is de bon mogelijk weggelaten uit de export (bijvoorbeeld boven de limiet van 1.000 rijen) — neem contact op met de support met de code.
Een geïmporteerde bon toont de volledige waarde terwijl de gast al een deel heeft gebruikt Zie Formitable-saldi hierboven: wissel het deel in dat al was besteed.
Het rapport toont een piek in verkopen en inwisselingen in de importmaand Geïmporteerde bonnen worden vastgelegd op de importdatum. Kies een periode zonder die datum.