Een aankoopbewijs aanmaken voor een oudere cadeaubon
Bonnen die zijn verkocht voordat aankoopbewijzen bestonden, bonnen die medewerkers met Contant of Kaart hebben aangemaakt en geïmporteerde bonnen hebben geen aankoopbewijs. Vraagt een koper erom — vaak een bedrijf dat het nodig heeft voor de boekhouding — dan maak je het aan vanuit de bon.
Waar vind je het
Backoffice › Cadeaubonnen › Transactiegeschiedenis bekijken bij de bon › Documenten › Aankoopbewijs aanmaken.
De knop verschijnt als de bon nog geen aankoopbewijs heeft en niet is geannuleerd. In het onderdeel Documenten staat dan: “Nog geen aankoopbewijs. Deze bon werd verkocht voor aankoopbewijzen bestonden, of hier aangemaakt. Vraagt de koper er een, maak het dan aan met de knop hierboven.”
Wat doet het
Het geeft een Aankoopbewijs cadeaubon uit voor de oorspronkelijke waarde van de bon. Het krijgt het volgende documentnummer in je reeks en de datum van vandaag; de oorspronkelijke betaaldatum staat erop vermeld. Zoals elk aankoopbewijs toont het geen btw.
Het venster Aankoopbewijs aanmaken vraagt om:
- Gekocht als — Particulier of Bedrijf.
- Voor een bedrijf: Bedrijfsnaam (juridisch), Straat en nummer, Postcode, Stad, Land en E-mailadres voor het aankoopbewijs (allemaal verplicht), plus Btw-nummer, Ondernemingsnummer en Bestelbon / referentie (optioneel).
- Nu mailen — verstuurt het direct. Het gaat naar het e-mailadres van de koper op de bon (of het factuur-e-mailadres van het bedrijf); je kunt een ander adres invullen. Heeft de bon geen e-mailadres van de koper, dan zie je “Deze bon heeft geen e-mailadres van de koper. Vul een adres in om het naar te sturen.”
Zo maak je het aan
- Zoek de bon op en open Transactiegeschiedenis bekijken.
- Klik bij Documenten op Aankoopbewijs aanmaken.
- Kies Particulier of Bedrijf en vul zo nodig de bedrijfsgegevens in.
- Laat Nu mailen aangevinkt om het te versturen en controleer het adres.
- Klik op Aanmaken en mailen (of Aanmaken als je het versturen uitvinkt).
- Je ziet Aankoopbewijs aangemaakt en gemaild. Het staat nu bij Documenten, waar je het kunt Downloaden of Opnieuw versturen.
Goed om te weten
- Eén aankoopbewijs per bon: zodra het is aangemaakt, verdwijnt de knop.
- Bedrijfsgegevens die je hier invult worden ook op de bon opgeslagen.
- Een aankoopbewijs aanmaken verandert het saldo of de status van de bon niet.
- Je juridische gegevens moeten compleet zijn bij Bedrijfs- en factuurgegevens, want ze worden als verkoper op het bewijs vermeld.
Probleemoplossing
“Deze bon heeft al een aankoopbewijs.” Gebruik Downloaden of Opnieuw versturen bij het bestaande bewijs.
“Deze bon werd geannuleerd.” Geannuleerde bonnen kunnen geen aankoopbewijs krijgen.
“Controleer de bedrijfsgegevens.” / velden gemarkeerd met “Verplicht” Vul alle verplichte bedrijfsvelden in. Een btw-nummer in het verkeerde formaat toont “Dit btw-nummer lijkt niet te kloppen”.
“Voer een geldig e-mailadres in” Het adres waarnaar je wilt versturen is niet geldig.
“Het aankoopbewijs kon niet worden aangemaakt.” Een tijdelijk probleem. Laad de bon opnieuw en controleer Documenten voordat je het opnieuw probeert, zodat je het niet twee keer aanmaakt.