Aankoopbewijzen voor cadeaubonnen
Elke online betaalde cadeaubon krijgt een Aankoopbewijs cadeaubon: een genummerde pdf die op jouw naam als verkoper wordt uitgegeven, voor de administratie van de koper. Het is geen btw-factuur — cadeaubonnen worden zonder btw verkocht en de btw wordt berekend wanneer de bon in het restaurant wordt gebruikt.
Waar vind je het
- Backoffice › Cadeaubonnen › Transactiegeschiedenis bekijken bij een bon › onderdeel Documenten.
- Kopers krijgen het per e-mail en kunnen het downloaden op de succespagina van de shop (Aankoopbewijs downloaden (pdf)).
Wat doet het
- Voor elke betaalde online bestelling wordt automatisch een bewijs uitgegeven — vanuit je bonnenshop en via Nu betalen in de Backoffice of Host App.
- Het wordt naar de koper gemaild (bij bedrijfskopers: hun factuur-e-mailadres) en bevat je juridische naam, adres en btw-nummer uit de Bedrijfs- en factuurgegevens.
- Nummers volgen je eigen reeks per locatie en jaar, bijvoorbeeld HDB-V-2026-000123 (jouw prefix, V voor aankoopbewijzen, het jaar, een volgnummer).
- Bedrijfskopers kunnen bij de checkout hun bedrijfsgegevens invullen (Je koopt als › Bedrijf) en laten die op het bewijs afdrukken.
- Particuliere kopers krijgen in hun e-mail een link om later bedrijfsgegevens toe te voegen. Door die in te dienen ontstaat een nieuwe versie van het bewijs met hetzelfde nummer, die naar hen wordt gemaild. Dit kan één keer per bestelling, binnen 90 dagen na de aankoop, en niet nadat de bon is geannuleerd.
In het onderdeel Documenten toont elk document het type (Aankoopbewijs cadeaubon of Annulatiebewijs cadeaubon), nummer, versie (bijvoorbeeld v2 · replaces v1), koper (Privé of Bedrijf: ), Uitgegeven, Totaal, Ontvanger en Laatst verzonden (of Nog niet verzonden).
Een bewijs downloaden of opnieuw versturen
- Open de Transactiegeschiedenis bekijken van de bon.
- Klik bij Documenten op Downloaden om de pdf te krijgen.
- Om het opnieuw te mailen, klik je op Opnieuw versturen. Het gaat naar het getoonde adres; om een ander adres te gebruiken vul je dat in het veld in en klik je op Verzenden. Je ziet Verzonden naar .
Goed om te weten
- Bonnen die met Contant of Kaart zijn aangemaakt en bonnen die zijn verkocht voordat aankoopbewijzen bestonden, hebben er geen. Op verzoek kun je er een aanmaken — zie “Een aankoopbewijs aanmaken voor een oudere cadeaubon”.
- Elk bewijs toont geen btw. Je boekhouder berekent de btw wanneer de bon wordt ingewisseld.
Probleemoplossing
“Geen documenten. Aankoopbewijzen worden gemaakt voor cadeaubonnen die online zijn gekocht.” Deze bon is met de hand aangemaakt of geïmporteerd. Maak een bewijs aan als de koper er een nodig heeft.
“De e-mail kon niet worden verzonden. Probeer het zo meteen opnieuw.” / “Het document kon niet opnieuw worden verzonden” Een tijdelijk e-mailprobleem. Probeer het opnieuw; lukt het niet, download dan de pdf en stuur hem zelf door.
“Voer een geldig e-mailadres in” Het alternatieve adres dat je hebt ingevoerd is niet geldig.
De link van de koper zegt “Deze link is verlopen” De periode om bedrijfsgegevens toe te voegen is voorbij (standaard 90 dagen). Daarna kan het bewijs niet meer vanuit de Backoffice worden aangepast; neem contact op met de 10Seat-support als de koper zijn bedrijfsgegevens er toch nog op nodig heeft.
De link van de koper zegt “Bedrijfsgegevens al toegevoegd” of “Je bedrijfsgegevens staan er al op” Bedrijfsgegevens kunnen één keer worden toegevoegd, en bedrijfsbestellingen bevatten ze al.
De pagina van de koper zegt “Je aankoopbewijs is nog niet klaar” De betaling is net pas bevestigd. Vraag de koper de link over een paar minuten opnieuw te openen.