Een cadeaubon terugbetalen of annuleren (annulatiebewijs)

Als je een bon geheel of gedeeltelijk aan de koper terugbetaalt, leg je dat in 10Seat vast met een Annulatiebewijs cadeaubon. Daarmee gaat het saldo van de bon omlaag, kan de bon worden geannuleerd en krijgt de koper een genummerd document per e-mail dat verwijst naar het oorspronkelijke aankoopbewijs.

Waar vind je het

Backoffice › Cadeaubonnen › Transactiegeschiedenis bekijken bij de bon › Documenten › Annulatiebewijs uitgeven.

De knop verschijnt als de bon een aankoopbewijs heeft, niet is geannuleerd en nog saldo heeft.

Wat doet het

Het venster Annulatiebewijs uitgeven legt uit: “Hiermee registreer je de terugbetaling op de cadeaubon en mail je een annulatiebewijs naar de koper.” Het bevat:

• Terug te betalen bedrag — vooraf ingevuld met het resterende saldo.
• Resterend op de cadeaubon — het huidige saldo.
• Cadeaubon ook annuleren — standaard aangevinkt als je het hele resterende saldo terugbetaalt.
• De herinnering: “10Seat betaalt het geld zelf niet terug: betaal de koper terug via je betaalprovider.”

Klik op Uitgeven en mailen. Je ziet Annulatiebewijs uitgegeven en gemaild. Het saldo van de bon gaat omlaag met het terugbetaalde bedrag, in de transactiegeschiedenis verschijnt een regel Terugbetaling en de bon wordt Geannuleerd als je het vakje hebt aangevinkt. Het document krijgt een eigen nummer (jouw prefix met VC, bijvoorbeeld HDB-VC-2026-000004) en toont het oorspronkelijke bewijs dat het annuleert.

Een bon terugbetalen

1. Betaal het geld terug aan de koper via je betaalprovider (het dashboard van Mollie of MultiSafepay), of contant.
2. Open in 10Seat de Transactiegeschiedenis bekijken van de bon.
3. Klik op Annulatiebewijs uitgeven.
4. Controleer of wijzig het bedrag en bepaal of je Cadeaubon ook annuleren aanvinkt.
5. Klik op Uitgeven en mailen.

Goed om te weten

• Je kunt een deel van een bon terugbetalen en de rest bruikbaar houden: verlaag het bedrag en vink Cadeaubon ook annuleren uit.
• Het totaal terugbetaald bedrag kan nooit hoger zijn dan de oorspronkelijke waarde of het resterende saldo.
• Een geannuleerde bon kan niet worden ingewisseld, verlengd of van een nieuw aankoopbewijs worden voorzien, en de koper kan geen bedrijfsgegevens meer aan het oorspronkelijke bewijs toevoegen.
• Bonnen zonder aankoopbewijs (Contant/Kaart, oudere of geïmporteerde bonnen) hebben eerst een aankoopbewijs nodig — zie “Een aankoopbewijs aanmaken voor een oudere cadeaubon”.
• De checkout van je shop vermeldt dat bonnen binnen veertien dagen terugbetaalbaar zijn zolang ze ongebruikt zijn.

Probleemoplossing

Geen knop “Annulatiebewijs uitgeven” De bon heeft geen aankoopbewijs, is al geannuleerd of heeft geen saldo meer.

“Deze cadeaubon heeft geen aankoopbewijs om te annuleren.” Maak eerst het aankoopbewijs aan en geef daarna het annulatiebewijs uit.

“Dat is meer dan er nog op deze cadeaubon kan worden terugbetaald.” / “Enter an amount between 0 and …” Het bedrag is hoger dan het resterende saldo, of hoger dan wat na eerdere terugbetalingen overblijft.

“Het annulatiebewijs kon niet worden uitgegeven.” Een tijdelijk probleem. Laad de bon opnieuw en controleer Documenten voordat je het opnieuw probeert.

De koper heeft zijn geld niet terug 10Seat legt de terugbetaling alleen vast. Betaal de betaling terug in het dashboard van je betaalprovider.