Modifier une réservation dans la Host App

Touchez n'importe quelle réservation pour ouvrir son volet de détails. Presque tout peut être modifié directement, et chaque modification est enregistrée pour que l'équipe voie qui a changé quoi.

Où le trouver

Touchez une réservation dans la vue Divisé, la Chronologie, la Liste, un panneau de table, les résultats de recherche ou une notification. Le volet de détails s'ouvre à droite (en plein écran sur un téléphone). L'action crayon / Modifier la réservation ouvre la même réservation dans le formulaire de réservation.

Ce que cela fait

En-tête : bouton de statut, Installer / Terminer, Reconfirmer, Annuler, et Plus (garder la table pour un VIP, associer un chèque-cadeau).

Client et contact : modifiez le nom, le téléphone et l'e-mail du client (avec boutons de copie), Marquer VIP, consultez les tags du client et s'il a accepté le marketing, et Créer un profil client si la réservation n'est pas encore liée à un profil.

Tuiles de réservation : nombre de personnes, date, heure, durée, expérience et tables. Touchez une tuile pour la modifier.

Notes et besoins : Demandes spéciales (du client, en lecture seule), Notes internes (équipe uniquement, enregistrées automatiquement – « Enregistrement… » / « Non enregistré »), Notes du profil client (conservées pour toutes les visites), allergies, régimes alimentaires, accessibilité, enfants et membres du groupe.

Autres sections : étiquettes et couleur de mise en évidence, informations et actions de paiement, chèques-cadeaux, avis après visite, Réservations précédentes, Activité (chaque modification avec son auteur), Historique des statuts, communication par e-mail et un onglet Chat lorsque le Chat invité est activé.

Comment changer la date, l'heure ou le nombre de personnes

1. Touchez la tuile de la date ou de l'heure. La fenêtre Edit reservation date/time indique, pour chaque table, si elle est libre à la nouvelle heure (« Même table libre », « Table actuelle prise », « Salle complète », « Pas de place pour ce nombre »).
2. Choisissez la nouvelle date ou heure.
3. Si la table actuelle est prise à la nouvelle heure, l'avertissement « Table occupée à la nouvelle heure » apparaît : cochez des tables libres pour la remplacer, ou choisissez Unassign … & save pour enregistrer sans table.
4. Pour le nombre de personnes, touchez le nombre de convives, saisissez le nombre et confirmez.

Comment changer les tables

1. Touchez la tuile des tables (Attribuer des tables).
2. Cochez une ou plusieurs tables. Les tables réservées par quelqu'un d'autre affichent Autre réservation avec les options Swap ou Double book.
3. Enregistrez.

Bon à savoir

• Modifier la date, l'heure ou le nombre de personnes d'une réservation qui n'est pas encore installée envoie automatiquement au client un e-mail « réservation modifiée » (s'il a une adresse e-mail). Les changements de table, de durée et de notes n'envoient jamais d'e-mail au client.
• Le nombre de personnes est limité par la Taille de groupe max. pour l'équipe de l'établissement (Backoffice › Paramètres › Paramètres de localisation), si elle est définie.
• Créer un profil client nécessite un e-mail ou un téléphone sur la réservation.
• La fenêtre Communication liste les e-mails envoyés et les prochains e-mails automatiques ; vous pouvez désactiver un prochain e-mail pour cette seule réservation, et Renvoyer l'e-mail de confirmation.
• Avec Lightspeed connecté, les tables d'un groupe installé dont l'addition est ouverte doivent être modifiées dans le POS (voir « Indicateurs de la caisse Lightspeed POS dans la Host App »).

Dépannage

« Impossible de modifier la date/l'heure de la réservation. Veuillez réessayer. » La modification n'a pas pu être enregistrée. Vérifiez la connexion ; assurez-vous aussi que l'heure est au format HH:mm (« Veuillez saisir une heure valide (HH:mm). »).

« Party size must be between 1 and … » L'établissement a un nombre de personnes maximal pour les réservations du personnel. Demandez à un admin d'augmenter la Taille de groupe max. pour l'équipe dans les Paramètres de localisation, ou scindez la réservation.

« The entire floor is full for this time. » Toutes les tables sont réservées à la nouvelle heure. Choisissez une autre heure, ou retirez la table et enregistrez sans table.

« There are free tables at this time, but none can fit this party size. » Combinez plusieurs tables, réduisez le nombre de personnes, ou choisissez une autre heure.

« Ajoutez un e-mail ou un téléphone à cette réservation avant de créer un profil client » Renseignez d'abord une adresse e-mail ou un numéro de téléphone dans Client et contact.

« Le nom ne peut pas être vide » Une réservation a toujours besoin d'un nom de client.