Créer des automatisations d'e-mails personnalisées (avant ou après une visite)

Les automatisations d'e-mails personnalisées vous permettent de rédiger vos propres e-mails, envoyés automatiquement à un moment donné avant ou après une réservation — par exemple un e-mail « what to expect » la veille d'un menu dégustation, ou un remerciement le lendemain de la visite.

Où le trouver

Backoffice › Paramètres › Communications (section) › Automatisations d'e-mails personnalisées.

Ce que cela fait

Chaque automatisation comprend :

• Nom de l'automatisation — pour vous uniquement.
• Moment d'envoi — Avant la visite ou Après la visite.
  • Délai : 1, 2, 4, 6, 12, 24, 48, 72 heures ou 1 semaine avant/après l'heure de la réservation (il existe aussi une option « 1 minute (test) »).
  • Après la visite uniquement, Mode de planification › Heure fixe, jours après la visite : envoi à une heure précise (Envoyer à (heure locale)) un certain nombre de jours après la visite (de 1 à 365).
• Modèle d'e-mail — Objet et Corps du message par langue (Anglais, Nederlands, Français ; Ajouter une langue pour en ajouter une). Utilisez Insérer une variable pour Customer name, Nom du client, Restaurant, E-mail du restaurant, Téléphone du restaurant, Adresse du restaurant, Date de réservation, Reservation time, Nombre de personnes, Confirmation code et Experience name. Insérer un lien ajoute un lien (http, https ou mailto uniquement).
• Conditions (Bêta) — filtres facultatifs : expériences, nombre de personnes min/max, Client VIP (Any / VIP uniquement / Non-VIP uniquement), clients nouveaux ou fidèles, tags de clients, tags de réservations et statuts de réservation (10 maximum).
• Un Aperçu de l'e-mail avec des données d'exemple et Envoyer un test.

Comment en créer une

1. Cliquez sur Créer une automatisation (ou Nouvelle automatisation).
2. Saisissez un Nom de l'automatisation, par exemple « Post-visit thank you ».
3. Sous Quand envoyer, choisissez Avant la visite ou Après la visite, puis le délai ou l'heure fixe.
4. Rédigez un Objet et un Corps du message pour au moins une langue. Insérez des variables comme {{customerName}} et {{restaurantName}}.
5. Facultatif : ajoutez des Conditions.
6. Utilisez Envoyer un test avec votre propre adresse e-mail pour vérifier. L'objet commence par [TEST].
7. Cliquez sur Enregistrer. L'automatisation est Actif ; utilisez Désactiver l'automatisation pour la mettre en pause.

Bon à savoir

• Les clients reçoivent la version dans leur langue de réservation. Si vous n'avez rédigé qu'une seule langue, tout le monde reçoit cette version ; si leur langue manque, la langue par défaut de votre établissement est utilisée.
• Sans conditions de statut, les e-mails Avant la visite sont envoyés aux réservations confirmées, en attente, reconfirmées et en reconfirmation demandée ; les e-mails Après la visite sont envoyés aux réservations terminées, installées, confirmées et reconfirmées.
• Les réservations sans adresse e-mail sont ignorées, et chaque automatisation n'est envoyée qu'une seule fois par réservation.
• Les clients ayant réservé via Reserve with Google ne reçoivent les automatisations personnalisées que s'ils ont donné leur consentement marketing.
• Les conditions basées sur le client (VIP, tags, première visite) nécessitent une réservation liée à une fiche client.
• Le logo, les couleurs et la police enregistrés dans Modèles d'E-mail sont utilisés pour ces e-mails, même lorsque Utiliser un modèle d'e-mail personnalisé est désactivé.

Dépannage

« Le nom est obligatoire » / « Ajoutez au moins un objet (p. ex. en anglais) » / « Ajoutez au moins un corps de message (p. ex. en anglais) » Renseignez le nom ainsi que l'objet et le corps d'au moins une langue avant d'enregistrer.

« Le nombre minimum de personnes ne peut pas dépasser le maximum » Corrigez la condition sur le nombre de personnes.

« Seuls les liens http, https et mailto sont autorisés » Commencez les liens par https:// ou mailto:.

« L'objet et le corps du message sont requis pour envoyer un test » L'onglet de langue sur lequel vous êtes est vide. Remplissez-le ou changez d'onglet.

L'automatisation n'est pas arrivée à un client Vérifiez : que l'automatisation est Actif ; que la réservation a une adresse e-mail et un statut correspondant ; que les conditions correspondent (les conditions sur le client nécessitent une fiche liée) ; que la réservation existait avant l'heure d'envoi ; et que personne n'a désactivé l'e-mail pour cette réservation dans la Host App. Les conditions sont en bêta : testez-les avant de vous y fier.