Voir et contrôler les e-mails d'une réservation (Host App)

Pour chaque réservation, la Host App affiche les e-mails que le client a déjà reçus et les e-mails automatiques encore prévus. Vous pouvez de là renvoyer la confirmation ou désactiver un e-mail prévu pour cette seule réservation — par exemple pas de demande d'avis pour un client qui s'est plaint.

Où le trouver

Host App › ouvrez une réservation › section Communication par e-mail › ouvrez-la en grand. La fenêtre s'appelle Communication · [nom du client], avec les onglets E-mail et Chat.

Ce que cela fait

Onglet E-mail

• Envoyer un e-mail maintenant › Renvoyer l'e-mail de confirmation — « Envoie la même confirmation que celle reçue par le client lors de la réservation. »
• E-mails à venir (« 2 planned ») — chaque e-mail automatique encore planifié pour cette réservation : rappels, demandes de reconfirmation, rappels d'acompte, demande d'avis après visite et vos automatisations personnalisées, chacun avec son heure prévue et un interrupteur.
  • Badges : Planifié, Envoyé, Désactivé, Non envoyé.
  • « peut être ignoré selon ses conditions » — l'e-mail a des conditions (par exemple VIP uniquement) qui sont vérifiées au moment de l'envoi.
• E-mails envoyés — tout ce qui a déjà été envoyé pour cette réservation, avec le statut de livraison.

Onglet Chat — le chat client de cette réservation, lorsque le Chat invité est activé (voir « Chat with guests from their reservation »).

Comment renvoyer la confirmation

1. Ouvrez la réservation et la section Communication par e-mail.
2. Cliquez sur Renvoyer l'e-mail de confirmation.
3. Confirmez « Send the confirmation email again to [address]? » avec Oui, envoyer. Vous voyez « Confirmation email sent to … ».

Comment arrêter un e-mail prévu

1. Dans E-mails à venir, trouvez l'e-mail (par exemple l'avis après visite).
2. Désactivez-le. Le badge passe à Désactivé.
3. Réactivez-le à tout moment avant son heure d'envoi.

Bon à savoir

• Seuls les e-mails futurs qui n'ont pas encore été envoyés peuvent être activés ou désactivés.
• Désactiver un e-mail n'affecte que cette réservation. Pour le modifier pour tout le monde, utilisez Paramètres › Automatisations d'e-mails ou Automatisations d'e-mails personnalisées dans le backoffice.
• « N planned emails were not sent (send time passed — e.g. turned off or conditions not met) » résume les e-mails dont l'heure est passée sans envoi.
• La section Communication par e-mail fait partie de la fonctionnalité d'affichage Messagerie clients (« Chat client, badges non lus et journaux d'e-mails. »). En mode d'affichage Simple, elle est masquée.

Dépannage

« Cette réservation n'a pas d'adresse e-mail client, aucun e-mail ne peut donc être envoyé. » Ajoutez d'abord l'e-mail du client à la réservation.

Je ne vois pas la section Communication par e-mail Votre appareil est en mode d'affichage Simple, ou Messagerie clients est désactivé en mode Personnalisé. Modifiez-le dans les paramètres de la Host App sous Mode d'affichage.

« Impossible d'envoyer l'e-mail de confirmation » ou « Impossible de mettre à jour cet e-mail — veuillez réessayer » Réessayez dans un instant. Si l'échec persiste, vérifiez l'adresse e-mail de la réservation et contactez le support 10Seat.

« Aucun autre e-mail automatique n'est prévu pour cette réservation » Toutes les automatisations se sont déjà exécutées, sont désactivées, ou ne s'appliquent pas à cette réservation (par exemple son statut ou son délai ne correspond plus).