Configurer les e-mails de confirmation, de rappel et de reconfirmation

Les Automatisations d'e-mails envoient automatiquement des e-mails aux clients : une confirmation à la réservation, des rappels avant la visite et, en option, des demandes de reconfirmation qui invitent le client à confirmer sa venue.

Où le trouver

Backoffice › Paramètres › Communications (section) › Automatisations d'e-mails.

Ce que cela fait

E-mail de confirmation

• Envoyer une confirmation à la réservation (activé par défaut) — "guests receive an email confirming their reservation details including a link to manage their booking."
• Afficher l’heure de début et de fin — indique si la confirmation affiche une plage horaire (par exemple 19:00 - 21:00) :
  • Uniquement si le client l’a vue lors de la réservation (par défaut) — correspond au widget ; se règle par service sous Hours & Shifts.
  • Toujours
  • Jamais — heure de début uniquement

Rappels de réservation (désactivé par défaut)

• Jusqu'à 3 rappels, chacun avec son propre délai : 1, 2, 4, 6, 12, 24 ou 48 heures avant la réservation. Chacun peut être activé ou désactivé.

E-mails de reconfirmation (désactivé par défaut)

• Jusqu'à 3 demandes : 24, 48, 72 heures ou 1 semaine avant la visite. Le client reconfirme en un clic.
• Quand l'e-mail est envoyé, le statut de la réservation passe à Reconfirmation demandée ; quand le client clique, il passe à Reconfirmée.

Cette page contient aussi les E-mails du cycle d’acompte, l'E-mail de no-show, l'E-mail d’avis après visite et un raccourci Liste quotidienne des réservations (voir les articles associés).

Comment le configurer

1. Ouvrez Paramètres › Automatisations d'e-mails et vérifiez l'établissement sélectionné.
2. Sous E-mail de confirmation, laissez Envoyer une confirmation à la réservation activé et choisissez une option pour Afficher l’heure de début et de fin.
3. Sous Rappels de réservation, activez la section. Choisissez le délai de chaque rappel ; utilisez Ajouter un rappel pour en ajouter (3 maximum).
4. Facultatif : activez E-mails de reconfirmation et réglez le délai ; utilisez Ajouter une reconfirmation pour en ajouter (3 maximum).
5. Cliquez sur Enregistrer. Vous voyez « Paramètres enregistrés avec succès ».

Pour modifier l'apparence et ajouter votre propre texte (par exemple des informations de parking), allez dans Modèles d'E-mail.

Bon à savoir

• Les rappels ne sont envoyés qu'aux réservations confirmées ou en attente qui ont une adresse e-mail.
• Les demandes de reconfirmation sont envoyées aux réservations confirmées ou en attente.
• Les e-mails sont envoyés selon le délai choisi par rapport à l'heure de début de la réservation. Une réservation faite après ce moment (par exemple réservée 3 heures à l'avance avec un rappel à 24 heures) ne reçoit pas ce rappel.
• Chaque e-mail n'est envoyé qu'une seule fois par réservation.
• Le personnel peut désactiver un e-mail à venir pour une seule réservation dans la Host App (voir « See and control the emails for one reservation »).
• Les e-mails sont envoyés dans la langue de réservation du client lorsqu'elle est disponible.

Dépannage

Un client n'a pas reçu de rappel Vérifiez que : la section et ce rappel précis sont activés et enregistrés ; la réservation a une adresse e-mail ; son statut est confirmée ou en attente ; et elle a été faite avant l'heure du rappel. Une réservation déjà Reconfirmée ou en Reconfirmation demandée ne correspond plus aux statuts des rappels. Cherchez ensuite le client dans Activité e-mail.

Les clients ne reçoivent plus de confirmation Vérifiez que Envoyer une confirmation à la réservation est activé et enregistré. Le désactiver arrête la confirmation de réservation ; vos e-mails internes de nouvelle réservation ont leur propre interrupteur sous Paramètres › Communications.

Une demande de reconfirmation n'a pas été envoyée Les reconfirmations ne sont envoyées qu'aux réservations confirmées ou en attente ayant une adresse e-mail, au moment choisi avant la visite. Une réservation faite après ce moment ne la recevra pas.

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