Configurer les e-mails de rappel d'acompte, d'annulation automatique et de no-show

Deux automatisations des Automatisations d'e-mails aident pour les paiements et les visites manquées : les E-mails du cycle d’acompte rappellent aux clients de régler un acompte en attente et peuvent annuler la réservation s'ils ne le font pas, et l'E-mail de no-show informe un client que vous l'avez marqué comme no-show.

Où le trouver

Backoffice › Paramètres › Communications (section) › Automatisations d'e-mails › E-mails du cycle d’acompte et E-mail de no-show.

Ce que cela fait

E-mails du cycle d’acompte (désactivé par défaut) "Applies to phone/manual reservations awaiting deposit payment. Online widget bookings that are paid at checkout are not affected."

• Rappels d’acompte — jusqu'à 3 rappels, envoyés 6, 12, 24, 48 ou 72 heures après la demande de paiement. Par défaut : un rappel après 24 heures.
• Annuler automatiquement les réservations impayées — annule les réservations toujours impayées après l'Échéance de l’acompte :
  • Heures après la demande de paiement — 24, 48, 72, 96 heures ou 1 semaine (72 heures par défaut), ou
  • Heure fixe le jour de la visite — avec une Heure limite le jour de la visite (12:00 par défaut).
• Libérer la table lors de l’annulation automatique (activé par défaut) libère la table pour d'autres clients.

E-mail de no-show (désactivé par défaut) "Triggered once when staff change a reservation status to no-show." Son texte peut être complété sous Modèles d'E-mail › Message de l'e-mail de no-show.

Comment configurer les e-mails d'acompte

1. Ouvrez Paramètres › Automatisations d'e-mails et activez E-mails du cycle d’acompte.
2. Sous Rappels d’acompte, réglez le délai de chaque rappel ; utilisez Ajouter un rappel d’acompte pour en ajouter (3 maximum).
3. Activez ou désactivez Annuler automatiquement les réservations impayées, choisissez l'Échéance de l’acompte et indiquez si vous voulez Libérer la table lors de l’annulation automatique.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Facultatif : ajoutez votre propre texte sous Modèles d'E-mail › Message de l'e-mail de rappel d'acompte et Message de l'e-mail d'annulation automatique.

Comment configurer l'e-mail de no-show

1. Dans Automatisations d'e-mails, activez E-mail de no-show et cliquez sur Enregistrer.
2. Dans la Host App, lorsque vous marquez comme no-show une réservation ayant une adresse e-mail, une fenêtre demande Envoyer l'e-mail de no-show ? Vous pouvez ajouter un Message supplémentaire (facultatif), puis cliquer sur Envoyer l'e-mail ou Ne pas envoyer l'e-mail.

Bon à savoir

• Les rappels d'acompte et l'annulation automatique ne concernent que les réservations en attente d'un acompte (statut en attente de paiement). Dès que le client paie, les rappels s'arrêtent.
• Lorsque le paiement est effectué, le client reçoit automatiquement l'e-mail « paiement reçu ».
• L'e-mail de no-show n'est envoyé qu'une fois par réservation.
• Les prochains rappels d'acompte d'une seule réservation peuvent être désactivés dans la Host App (voir « See and control the emails for one reservation »).

Dépannage

Une réservation a été annulée automatiquement et le client est mécontent Annuler automatiquement les réservations impayées était activé et l'acompte n'a pas été payé avant l'échéance. Choisissez une échéance plus tardive, ou désactivez l'annulation automatique et relancez manuellement.

Les rappels d'acompte ne partent pas Vérifiez que E-mails du cycle d’acompte est activé et enregistré, que le rappel lui-même est activé, et que la réservation est toujours en attente de paiement et possède une adresse e-mail. Les réservations payées à la validation dans le widget ne reçoivent jamais ces rappels.

Aucune fenêtre « Envoyer l'e-mail de no-show ? » n'apparaît L'automatisation E-mail de no-show est désactivée, ou la réservation n'a pas d'adresse e-mail de client.

Le client n'a pas reçu l'e-mail de no-show Vous avez peut-être choisi Ne pas envoyer l'e-mail. Consultez Activité e-mail avec l'adresse du client.