Discuter avec les clients depuis leur réservation (Chat invité)
Le Chat invité permet aux clients d'écrire à votre équipe depuis le lien de leur e-mail de réservation — sans compte ni application. Votre équipe répond depuis le backoffice ou la Host App, et le client reçoit un e-mail lorsque vous répondez.
Où le trouver
- Activer : Backoffice › Paramètres › Modules › Chat invité › Activer le chat invité (administrateurs uniquement). Le module Application client avancée inclut aussi le chat.
- Boîte de réception : Backoffice › Communication Centre › Messages clients (titre de la page Messages clients). Le menu affiche le nombre de messages non lus.
- Par réservation : la section Messages clients d'une réservation dans le backoffice, ou Communication › Chat dans la Host App.
Ce que cela fait
Liste des conversations
- Recherche (« Rechercher nom, e-mail, réservation… »), filtres par date de réservation (Toutes les dates, Aujourd'hui, À venir, Passées), par statut de réservation, Non lus uniquement, et tri (Activité récente, Non lus en premier, Date de réservation).
Conversation
- Saisissez une réponse et cliquez sur Envoyer. Envoyer une notification par e-mail (activé par défaut) envoie au client un e-mail avec un lien vers le chat.
- Les Réponses rapides insèrent des textes prêts à l'emploi (« Bienvenue », « Rappel de réservation ») avec le nom du client, la date, l'heure et le nombre de personnes déjà renseignés.
- Joindre un fichier — images et PDF jusqu'à 10 Mo.
- Exporter la transcription, recherche dans la conversation, et Marquer comme lu / Marquer comme non lu.
- Un panneau latéral affiche les Détails de la réservation, les demandes spéciales, les allergies, les notes internes du personnel et un résumé du Profil client (visites, VIP, tags, dernière visite), avec Ouvrir la réservation.
Comment le configurer
- Un administrateur active Chat invité (ou Application client avancée) sous Paramètres › Modules.
- À partir de là, les clients voient le chat lorsqu'ils ouvrent le lien de leur réservation.
- Facultatif : recevez un message Telegram pour chaque message client (voir « Recevoir les alertes de réservation sur Telegram »).
- Facultatif : laissez Coco répondre automatiquement aux clients (voir « Set up Guest Coco »).
Bon à savoir
- Une conversation apparaît dans Messages clients dès que le client a envoyé un message. Pour écrire en premier, ouvrez la réservation et utilisez sa section Messages clients (backoffice) ou l'onglet Chat (Host App).
- Le chat n'est pas disponible pour les réservations annulées, et se ferme 7 jours après une visite terminée.
- Seules les personnes disposant du lien de réservation et votre personnel peuvent voir une conversation.
- Si Guest Coco est activé, Coco peut répondre en premier ; lorsqu'il ne peut pas aider, la conversation est marquée comme non lue pour votre équipe.
Dépannage
Messages clients n'apparaît pas dans le menu Ni Chat invité ni Application client avancée n'est activé pour cet établissement. Demandez à un administrateur d'en activer un sous Paramètres › Modules.
« Seuls les administrateurs peuvent gérer les modules » Les modules ne peuvent être activés que par un utilisateur ayant le rôle Administrateur — cela s'applique actuellement aussi au Propriétaire du compte. Demandez à un Administrateur, ou contactez le support 10Seat.
« Aucune conversation pour l'instant » Aucun client n'a encore écrit. Les conversations apparaissent lorsque les clients répondent depuis le lien de leur réservation.
Le client dit que le chat n'est pas disponible La réservation a été annulée, ou la visite s'est terminée il y a plus de 7 jours.
« Le fichier doit faire 10 Mo ou moins » / « Seules les images et les PDF sont autorisés » Envoyez un fichier plus petit, ou une image ou un PDF.
Le client n'a pas reçu d'e-mail pour ma réponse Envoyer une notification par e-mail était décoché, ou la réservation n'a pas d'adresse e-mail. Consultez Activité e-mail pour « Message du client ».