Wat synchroniseert er tussen 10Seat en Lightspeed K-Series

Dit artikel legt per richting uit wat 10Seat naar Lightspeed K-Series stuurt en wat het terugneemt, inclusief hoe vooruitbetaalde borgsommen en terugbetalingen op de kassa terechtkomen.

Waar vind je het

De synchronisatie loopt automatisch zodra het tabblad K-Series onder Backoffice › Instellingen › Integraties › Kassa-integratie Restaurantintegratie geactiveerd toont en Reserveringen naar K-Series sturen aan staat.

Wat het doet

10Seat → Lightspeed (vereist dat Reserveringen naar K-Series sturen aan staat)

• Nieuwe reserveringen en statuswijzigingen gaan met je 10Seat-reserverings-ID naar Lightspeed: bevestigde reserveringen als gepland, vastgehouden reserveringen als in de wacht, geplaatst, afgerond (vertrokken), geannuleerd en no-show.
• Bij het plaatsen van een gast wordt de gekoppelde Lightspeed-tafel meegestuurd, zodat de kassa de rekening op de juiste tafel kan openen.
• Walk-ins die in 10Seat worden aangemaakt, worden als geplaatst verstuurd zolang ze aan tafel zitten; als je ze afrondt, annuleert of als no-show markeert, wordt ook die status verstuurd.
• Vooruitbetaald geld gaat mee met de reservering: betaalde borgsommen, betaalde betaalverzoeken die door medewerkers zijn verstuurd, en terugbetalingen. Elke push bevat de volledige lijst, dus een betaling die niet meer meetelt wordt op de kassa als vervallen gemarkeerd, en een gewijzigd bedrag vervangt de oude regel.
• Niet verstuurd: wijzigingen die er voor de kassa niet toe doen, reserveringen die zijn begonnen als Lightspeed-rekening (die bestaan daar al), en wijzigingen van tafel of duur bij een gezelschap dat al is geplaatst — dan is de open rekening eigenaar van de tafel.

Lightspeed → 10Seat (werkt zodra de locatie is gekoppeld)

• Rekeningen die in Lightspeed worden geopend, bijgewerkt en gesloten verschijnen bij de reservering in de Host app en op het gastprofiel onder Kassabonnen.
• Wanneer de laatste open rekening van een gezelschap in Lightspeed wordt gesloten of geannuleerd, wordt de reservering in 10Seat afgerond met het sluitingstijdstip van de rekening — of de rekening nu is betaald of niet. Het bedrag van de rekening wordt de besteding van de reservering en wordt toegevoegd aan het gastprofiel.
• Als de rekening is geopend voordat medewerkers in 10Seat op Plaatsen drukten, schuift het tijdstip van plaatsen terug naar het moment waarop de rekening werd geopend (tot 3 uur).
• Zolang de rekening open is, houdt 10Seat de tafel bezet voorbij de geboekte eindtijd, in stappen van 15 minuten, tot 12 uur na het plaatsen.
• Een rekening die in Lightspeed wordt geannuleerd (void) stuurt geen bericht; 10Seat merkt dat hij uit de open rekeningen van Lightspeed is verdwenen en sluit hem alsnog (ongeveer elke 20 seconden zolang een Host app open staat, anders ongeveer elke minuut).
• Een betaalde rekening die na het sluiten wordt geannuleerd, wordt weer uit de besteding van het gezelschap gehaald.

Zo stel je het in

1. Koppel de locatie en verbind haar (zie “Lightspeed K-Series koppelen”).
2. Koppel verdiepingen en tafels (zie “K-Series-verdiepingen en -tafels koppelen”).
3. Zorg dat Reserveringen naar K-Series sturen aan staat. Het wordt automatisch ingeschakeld als je koppelt; een beheerder kan het uit- of aanzetten.

Goed om te weten

• Met Reserveringen naar K-Series sturen uit blijft Lightspeed → 10Seat werken, maar gaat er niets naar de kassa. Dit is de meest voorkomende reden voor “het synchroniseert maar één kant op”.
• Een gezelschap dat in Lightspeed is beëindigd zonder dat er iets is betaald, kan automatisch opnieuw worden geplaatst als er binnen 30 minuten een nieuwe rekening opent op zijn tafel (of die zijn reservering bevat).
• Als Lightspeed het borgdeel van een push weigert, verstuurt 10Seat de reservering opnieuw zonder de borgsommen, zodat de reservering de kassa toch bereikt — maar het vooruitbetaalde bedrag niet. Verwerk dat met de hand op de kassa en meld het bij de support van 10Seat, die elke borg voor jouw locatie kan controleren.
• Bij K-Series-zaken wordt een geplaatst gezelschap zonder open rekening in Lightspeed (noch een eigen, noch op zijn tafel) aan het einde van de geboekte tijd afgerond.

Problemen oplossen

Een gast heeft een borg betaald, maar die staat niet op de rekening in Lightspeed Controleer of de reservering op de kassa staat en of de betaling in 10Seat als betaald wordt getoond. Een borg die is betaald nadat de reservering was bevestigd, wordt verstuurd zodra de betaling is bevestigd. Verschijnt hij nog steeds niet, dan heeft Lightspeed hem mogelijk geweigerd — verwerk hem op de kassa en neem contact op met de support van 10Seat met de reservering erbij.

Een terugbetaalde borg staat nog op de kassa Terugbetalingen worden verstuurd zodra de terugbetaling is afgehandeld. Wordt hij niet bijgewerkt, neem dan contact op met de support van 10Seat.

Het gezelschap blijft in 10Seat geplaatst na het afrekenen Een andere rekening van het gezelschap staat nog open in Lightspeed (bijvoorbeeld een gesplitste rekening). Sluit elke rekening; de reservering wordt afgerond na de laatste.

De gastbesteding ontbreekt op het gastprofiel De rekening was niet aan een reservering gekoppeld (bijvoorbeeld geopend op een niet-gekoppelde tafel, of voordat de gast was geplaatst). Koppel de tafel; neem voor rekeningen uit het verleden contact op met de support van 10Seat.