Werken met Lightspeed tijdens de service

Als Lightspeed (K-Series of L-Series) is gekoppeld, bepaalt de kassa zodra een gezelschap is geplaatst: de open rekening bepaalt de tafel en wanneer het bezoek eindigt. Dit artikel legt uit wat hosts in de Host app zien en wat je in Lightspeed moet doen in plaats van in 10Seat.

Waar vind je het

Host app › serviceweergaven (plattegrond, tijdlijn, reserveringsdetails). Bonnen staan ook op het gastprofiel in de Host app en in de backoffice onder Kassabonnen.

Wat het doet

• Plaatsen: als je een gezelschap plaatst op een gekoppelde tafel, opent 10Seat de tafel op de kassa. De reservering toont POS: tafel wordt geopend…, daarna POS: tafel open, of POS: plaatsing mislukt als het niet gelukt is.
• Bonnen bij de reservering: de reserveringsdetails tonen de gekoppelde Lightspeed-bonnen met items en couverts, of “Geen gekoppelde bon gevonden.”
• Einde van het bezoek: een geplaatst gezelschap wordt automatisch afgerond zodra de rekening in Lightspeed wordt gesloten. De reservering toont Afgerond (via POS). Schermen tonen “Afronden gebeurt vanuit de kassa”.
• Loopt uit: zolang de rekening open blijft, groeit het blok van het gezelschap op de tijdlijn door voorbij het geboekte einde en blijft de tafel bezet.
• Gastprofiel: Kassabonnen toont elke bon met de status Open, Betaald of Geannuleerd, het totaal en de regels.

Zo ga je om met een geplaatst gezelschap met een open rekening

Als je een van deze dingen probeert bij een geplaatst gezelschap met een open rekening, stopt de Host app je en legt uit waarom:

• Naar een andere tafel verplaatsen → “Verplaats dit gezelschap in Lightspeed”
• Tafels toevoegen of wijzigen → “Wijzig tafels in Lightspeed”
• Annuleren of als no-show markeren → “Sluit de rekening in Lightspeed”
• Afronden → “Sluit de rekening in Lightspeed”

1. Doe de wijziging bij voorkeur in Lightspeed. 10Seat volgt automatisch.
2. Als je het echt in 10Seat moet doen (bijvoorbeeld omdat de rekening al gesloten of samengevoegd is met een andere rekening), klik dan op Toch doorgaan. Je hebt dan 2 minuten om die reservering te wijzigen (“Overschrijven aan: je kunt deze reservering de komende 2 minuten wijzigen.”).

Goed om te weten

• Wijzigingen die je in 10Seat doet bij een geplaatst gezelschap kunnen door Lightspeed ongedaan worden gemaakt bij de volgende update van de rekening — daarom moet de kassa leidend zijn.
• De boekingsregel Reserveringen automatisch afronden heeft geen effect zolang Lightspeed is gekoppeld.
• Kassa-chips en de status van bonnen maken deel uit van de Weergavemodus van de Host app (functie Betalingen & kassa); zie je ze niet, controleer dan die instelling op het apparaat.
• De Host app kan een POS-statusbadge tonen: POS in orde, POS-sync vertraagd (>10 min) of POS-tokenfout — controleer Lightspeed-verbinding.

Problemen oplossen

“POS-zitplaatsing mislukt — opnieuw proberen vanaf reservering” Open de reservering en probeer het plaatsen opnieuw. Mislukt het weer, controleer dan of de tafel is gekoppeld (Instellingen › Integraties › Kassa-integratie) en of de verbinding actief is.

“Rond eerst deze geplaatste rekening af in Lightspeed POS.” De tafel heeft nog een open rekening. Sluit of verplaats hem in Lightspeed en probeer het dan opnieuw.

Het gezelschap is vertrokken maar staat nog als geplaatst Hun rekening staat nog open in Lightspeed (of een tweede, gesplitste rekening). Sluit alle rekeningen van het gezelschap in Lightspeed.

“POS-tokenfout — controleer Lightspeed-verbinding” De Lightspeed-verbinding heeft aandacht nodig. Vraag een beheerder om de pagina Kassa-integratie te openen, de token te vernieuwen of opnieuw te koppelen.

“POS-verbinding tijdelijk niet beschikbaar; laatst bekende status wordt getoond.” De Host app kon de laatste POS-status niet lezen. De service gaat gewoon door; de status wordt bijgewerkt zodra de verbinding herstelt.