Chatten met gasten vanuit de Host App

Met Gastchat kunnen gasten het restaurant een bericht sturen over hun reservering en antwoordt het personeel vanuit de Host App. Elk gesprek is gekoppeld aan een reservering, zodat je altijd ziet met wie je praat en wat die heeft geboekt.

Waar vind je het

• Host App › Gastberichten in het menu (badge = ongelezen gesprekken). Alleen zichtbaar als Gastchat is ingeschakeld voor de locatie en Gastberichten aanstaat in de Weergavemodus.
• In het detailpaneel van een reservering: het tabblad Chat.
• Reserveringskaarten tonen een badge Berichten / Nieuw bericht als een gast heeft geschreven.

Wat het doet

Pagina Gastberichten (“Chat met gasten gekoppeld aan hun reserveringen”)

• Lijst Gesprekken met zoeken (naam, e-mailadres, reservering), filters voor reserveringsdatum (Alle datums, Vandaag, Komend, Verleden) en status, een filter Ongelezen en sortering (Recente activiteit, Reserveringsdatum, Ongelezen eerst).
• Markeer als gelezen / Markeer als ongelezen per gesprek.
• De chat zelf, plus een reserveringspaneel met de boekingsgegevens, speciale verzoeken, Interne reserveringsnotities en Notities gastprofiel, en Reservering openen.

Chatpaneel

• Typ een bericht en Verzenden. E-mailmelding verzenden (standaard aan) mailt de gast ook dat er een nieuw bericht is.
• Snelle antwoorden (bijvoorbeeld Welkom, Reserveringsherinnering) voegen een kant-en-klare tekst in met de naam, datum, tijd en groepsgrootte van de gast.
• Bestand bijvoegen: afbeeldingen en pdf's tot 10 MB.
• Transcript exporteren downloadt het gesprek.
• Als een assistent een antwoord opstelt, toont het paneel “Assistent stelt een antwoord op…”.

Zo beantwoord je een gast

1. Open Gastberichten en kies het gesprek (ongelezen gesprekken zijn gemarkeerd).
2. Lees rechts de boekingsgegevens.
3. Typ je antwoord of kies een snel antwoord.
4. Laat E-mailmelding verzenden aan staan als de gast per e-mail op de hoogte moet worden gebracht.
5. Tik op Verzenden.

Goed om te weten

• “Nog geen gesprekken”: berichten verschijnen hier wanneer gasten reageren op reserveringscommunicatie.
• Interne notities rechts zijn nooit zichtbaar voor de gast.
• De gastchat-functie configureer je in de Backoffice (Instellingen › Add-ons › Gastchat).

Probleemoplossing

Gastberichten staat niet in het menu Gastchat is niet ingeschakeld voor de locatie, of Gastberichten is op dit apparaat verborgen in de Weergavemodus (in de modus Eenvoudig is het verborgen).

“Bestand moet 10 MB of kleiner zijn” / “Alleen afbeeldingen en PDF's zijn toegestaan” Kies een kleiner bestand, of een afbeelding of pdf.

“Bericht verzenden mislukt” Het bericht is niet verzonden. Controleer de verbinding en probeer het opnieuw.

“Chatthreads laden mislukt” De gesprekkenlijst kon niet laden. Ververs de pagina.