Een groep gasten mailen (Emailing)
Op de pagina Emailing verstuur je een gepersonaliseerde gewone mail naar gasten die je kiest — bijvoorbeeld iedereen die geboekt heeft op een dag dat je eerder moet sluiten, of een handvol vaste gasten. Voor vormgegeven marketingmails gebruik je Nieuwsbrieven.
Waar vind je het
Backoffice › Communication Centre › Emailing. De pagina heet E-mailcommunicatie en werkt in drie stappen: Zoeken & selecteren, Opstellen, Verzenden.
Wat het doet
Zoeken & selecteren (Ontvangers)
- Gasten zoeken — zoek in je gastendirectory op naam, e-mail of telefoonnummer en vink gasten aan om ze toe te voegen.
- Op datum — laad iedereen met een reservering op een datum (of Selecteer een periode, maximaal 31 dagen), eventueel met Filteren op ervaring.
- Alles selecteren / Alles deselecteren, en Send to all with email voor je hele directory.
- Gasten zonder e-mailadres krijgen het label Geen e-mail en worden overgeslagen.
Opstellen
- Antwoordadres — waar antwoorden van gasten naartoe gaan (optioneel).
- Onderwerp en Bericht. Klik op een variabelechip om Naam gast, Naam restaurant, E-mail restaurant, Telefoon restaurant of Adres restaurant in te voegen.
- Links: schrijf
[Book again](https://...)of[Email us](mailto:...)— alleen http, https en mailto. - Voorbeeld toont een voorbeeld voor één ontvanger.
Verzenden
- E-mail controleren en versturen opent een bevestiging (“You are about to send an email to …”). Klik op Nu versturen.
Zo mail je gasten die op één dag hebben geboekt
- Open Emailing en kies Op datum.
- Kies de datum (en de ervaring, indien nodig). Vink de gasten aan, of gebruik Alles selecteren.
- Vul onder Opstellen het Onderwerp en het Bericht in, bijvoorbeeld “Beste {{guestName}}, …”.
- Optioneel: stel een Antwoordadres in.
- Klik op Voorbeeld om te controleren en daarna op E-mail controleren en versturen › Nu versturen.
Goed om te weten
- Tot 50 geselecteerde gasten krijgen de mail meteen; je ziet “Successfully sent N emails”.
- Meer dan 50 gasten, of Send to all with email, worden op de achtergrond verstuurd (“E-mails worden op de achtergrond verstuurd”). De voortgang verschijnt als “Sent X / Y”. In deze modus ontvangen alleen gasten die marketingtoestemming hebben gegeven de mail; anderen worden automatisch overgeslagen. Het aantal verstuurde mails kan dus lager zijn dan het aantal dat je selecteerde.
- Verzenden kan niet ongedaan worden gemaakt.
- De mail gebruikt je logo en kleuren uit E-mailsjablonen.
- Elke mail verschijnt in E-mailactiviteit (sjabloon “Aangepaste communicatie”).
Problemen oplossen
De knop Verzenden blijft uitgeschakeld De checklist onder Voor het versturen vertelt wat er ontbreekt: “Selecteer minstens één gast met een e-mailadres”, “Voeg een onderwerp toe”, “Schrijf je bericht” of “Voer een geldig antwoordadres in of laat het leeg”.
“Periode mag niet langer zijn dan 31 dagen” / “Startdatum moet vóór de einddatum liggen” Verkort of corrigeer het datumbereik.
Er zijn veel minder mails verstuurd dan het aantal geselecteerde gasten Bij verzending op de achtergrond (meer dan 50 ontvangers of Send to all) worden gasten zonder marketingtoestemming overgeslagen. Wil je een kleine groep sowieso bereiken, selecteer dan telkens 50 gasten of minder — en alleen voor servicemeldingen, niet voor marketing.
“E-mailcampagne mislukt” of “Versturen van e-mails mislukt. Probeer het opnieuw.” Er is niets of slechts een deel verstuurd. Controleer E-mailactiviteit voordat je het opnieuw probeert, zodat gasten de mail niet dubbel krijgen.
“Voer een geldig e-mailformaat in (voorbeeld@domein.com) of laat het leeg.” Corrigeer het antwoordadres of maak het leeg.