Coco, de AI-assistent, gebruiken in de backoffice
Coco is de AI-assistent die in 10Seat is ingebouwd. Je vraagt het in gewone taal — “vat vanavond samen”, “blokkeer online reserveren van 16:00 tot 18:00 op zaterdag”, “welke gastchats vragen aandacht?” — en Coco zoekt het op of voert, na jouw bevestiging, de wijziging voor je door.
Waar vind je het
- De Coco-knop (robotpictogram, “Coco openen”) in de bovenbalk van de backoffice opent het Coco-paneel op elke pagina.
- De pagina Instellen in de zijbalk heeft Coco aan de linkerkant, klaar om je te helpen je account in te stellen (“Samen aan het instellen”).
Wat het doet
- Beantwoordt vragen over je service, reserveringen, gasten, wachtlijst, reviews, gastchats en e-mails, met live gegevens van de geselecteerde locatie.
- Voert wijzigingen voor je door — reserveringen, beschikbaarheid per dag, gastprofielen, instellingen — en vraagt waar nodig eerst om jouw goedkeuring (zie hieronder).
- Werkt met jouw rol: Coco kan alleen doen wat jouw eigen rechten toestaan. Anders antwoordt het “You do not have permission to use that Coco capability”.
- Zegt het als iets buiten zijn mogelijkheden valt en legt het verzoek vast, zodat 10Seat kan zien waar klanten om vragen.
Zo gebruik je het Coco-paneel
- Selecteer de locatie in de backoffice en klik op de Coco-knop in de bovenbalk.
- Typ je vraag, of klik op een van de voorgestelde prompts onder Stel Coco een vraag om te beginnen. Druk op Enter om te versturen (Shift+Enter voor een nieuwe regel).
- Voeg context toe door afbeeldingen of pdf’s bij te voegen met de bijlageknop (maximaal 5 per bericht, elk tot ongeveer 750 KB), of neem een spraakbericht op met de microfoonknop.
- Je gesprekken worden bewaard onder Chats. Gebruik Nieuwe chat om opnieuw te beginnen en Chat archiveren om op te ruimen.
Zo vraagt Coco om bevestiging voordat het iets wijzigt
Wanneer Coco iets wil wijzigen, toont het Coco wacht op bevestiging — “Controleer deze wijzigingen voordat je ze toepast.” Bij elke actie staat een risiconiveau (lezen, laag, gemiddeld, hoog, onomkeerbaar) en een samenvatting van wat er verandert. Klik op Bevestigen om toe te passen, of op Annuleren. Op de pagina Instellen toont dezelfde kaart “… · needs your OK” met Toepassen en Niet nu.
Acties die zichtbaar zijn voor gasten en acties met grote impact vragen altijd om bevestiging: een antwoord in een gastchat of een e-mail versturen, een reservering annuleren, tafels toewijzen, en de beschikbaarheid per dag, openingsuren, boekingsregels, branding, widget, gast-app of instellingen voor e-mailautomatisering wijzigen. Voor andere wijzigingen (een reservering aanmaken of bewerken, de status wijzigen, een notitie toevoegen, een gastprofiel bijwerken) hangt de bevestiging af van Bevestigen voordat wijzigingen worden toegepast in Instellingen › Coco AI-assistent — standaard aan en aanbevolen.
Goed om te weten
- Zonder de add-on toont het paneel hoeveel gratis vragen je vandaag nog hebt, bijvoorbeeld “2 of 3 free Coco requests left today.” Antwoorden met “bevestigen” of “annuleren” kost geen vraag.
- Coco werkt op de locatie die in de backoffice is geselecteerd.
- Controleer wat de AI levert voordat je erop vertrouwt voor kritieke wijzigingen; Coco is in bèta.
Problemen oplossen
“You've used today's free Coco requests.” De locatie heeft de 3 gratis vragen van vandaag gebruikt. Ze worden de volgende dag (tijd van de zaak) weer teruggezet, of een beheerder kan de add-on Coco AI-assistent inschakelen voor onbeperkt gebruik.
“Select a location to chat with Coco.” Selecteer eerst een locatie in de backoffice.
“You do not have permission to use that Coco capability” Jouw rol bevat het recht voor die actie niet (bijvoorbeeld reserveringen aanmaken). Vraag een beheerder om je rol aan te passen, of laat het doen door een collega die dat recht wel heeft.
Coco zegt dat het iets niet kan Er is geen functie voor dat verzoek. Doe het zelf in de backoffice; zie “Wat Coco wel en niet kan”.
Een bijlage of spraakbericht is niet aangekomen Alleen afbeeldingen en pdf’s tot ongeveer 750 KB worden geaccepteerd, en dezelfde limiet geldt voor spraakberichten. Gebruik een kleiner bestand of een screenshot, houd spraakberichten kort, of typ het verzoek.