Créer une réservation dans la Host App

Utilisez le volet de réservation pour prendre une réservation par téléphone ou en personne pendant le service. Il suggère une table, vérifie la disponibilité et peut envoyer au client un e-mail de confirmation (avec un lien de paiement facultatif).

Où le trouver

• Le bouton rond + (Nouvelle réservation) en bas de la Vue Service.
• Un clic sur un emplacement vide de la chronologie (ouvre le volet avec cette table et cette heure déjà renseignées).
• Créer une réservation dans le panneau d'une table, ou Nouvelle réservation sur un profil client.

Ce que cela fait

Le volet s'ouvre dans l'un des deux modes (à changer en haut) :

• Sans réservation – ouvert pour aujourd'hui à l'heure actuelle. Installe immédiatement le groupe (voir « Installer un walk-in »).
• Réservation – une réservation classique pour n'importe quelle date et heure.

En mode Réservation, vous renseignez :

• Statut : Confirmé (par défaut) ou En attente.
• Nombre de personnes : boutons de 1 à 6, ou le bouton « plus » pour un pavé numérique.
• Date et heure : le sélecteur d'heure affiche les heures de service ; touchez Afficher les horaires fermés pour voir aussi les heures hors service. Maintenant passe à l'heure actuelle.
• Durée et, si activée, une Expérience.
• Tables : une table suggérée est choisie automatiquement (marquée « (s) »). Modifiez-la sous Tables suggérées ou Liste des tables, ou touchez Plan de salle pour choisir sur le plan. Vous pouvez sélectionner plusieurs tables pour combiner les places.
• Client : prénom, nom, e-mail, téléphone. Pendant la saisie, les clients correspondants de votre liste de clients sont suggérés ; choisissez-en un pour lier la réservation à ce profil.
• Allergies et préférences (Ajouter des infos facultatives), demandes spéciales du client et Notes internes (visibles uniquement par votre équipe).
• E-mails au client : une ligne de résumé indiquant ce qui sera envoyé (par exemple « E-mail de confirmation activé », « Sent in English »). Ouvrez-la pour modifier Envoyer l'e-mail de confirmation au client, la Langue des e-mails, ou pour ajouter une demande de paiement.
• Réservé par : qui a pris la réservation, lorsque des noms de personnel de réservation sont configurés.

Comment créer une réservation

1. Touchez + (Nouvelle réservation).
2. Vérifiez que Réservation est sélectionné en haut.
3. Choisissez le nombre de personnes, la date et l'heure.
4. Vérifiez ou modifiez la table suggérée.
5. Saisissez le nom du client et au moins une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.
6. Vérifiez la ligne E-mails au client.
7. Touchez Réserver. « Réservation ajoutée » le confirme ; le volet se ferme tout seul.

Comment ajouter une demande de paiement

1. Ouvrez E-mails au client et activez Inclure un lien de paiement dans l'e-mail de confirmation.
2. Saisissez Paiement de la réservation (EUR) ; en option, Ajouter des frais de dossier et un message facultatif au client.
3. Réservez. Le client reçoit la confirmation avec un lien de paiement sécurisé. Le statut peut être Confirmé ou En attente.

Bon à savoir

• Si le service exige un acompte, une bannière indique « This service requires a €… deposit per guest » et la section des e-mails au client s'ouvre pour que vous la voyiez. La Host App n'impose pas d'acompte sur les réservations du personnel ; ajoutez une demande de paiement si vous voulez que le client paie.
• Si vous laissez les tables vides, 10Seat attribue la meilleure table disponible à l'enregistrement. Si aucune n'est libre, l'enregistrement échoue (voir Dépannage), sauf si l'établissement fonctionne sans tables.
• Si des noms de personnel de réservation existent et que l'attribution est obligatoire (Backoffice › Paramètres › Utilisateurs › Personnel de réservation Host App), une fenêtre « Qui a créé cette réservation ? » apparaît après Réserver. Sinon, un sélecteur facultatif Réservé par vous prend par défaut.
• Réserver un jour fermé ou en dehors des horaires de service est autorisé ; une bannière avertit « Attention — vous réservez … Vous pouvez tout de même réserver. »
• Les nouvelles réservations créées par le personnel n'apparaissent pas dans les Notifications (celles-ci concernent les réservations en ligne).

Dépannage

Le bouton Réserver reste grisé Le mode Réservation exige une date, une heure, un nombre de personnes, et un nom, un e-mail ou un téléphone de client. Un e-mail invalide (« Adresse e-mail invalide ») ou un téléphone de moins de 6 chiffres (« Le numéro de téléphone est trop court ») bloque aussi le bouton. Avec une demande de paiement, un e-mail de client valide et un montant sont obligatoires.

« Table plus disponible » Une autre réservation a pris la table pour ce créneau. Choisissez une autre table ou une autre heure, ou touchez Réserver avec chevauchement pour faire une double réservation volontaire.

« Ce nombre de couverts nécessite une autre configuration » Aucune table seule ne convient à ce groupe pour l'attribution automatique. Sélectionnez vous-même plusieurs tables.

« Limite de couverts du forfait gratuit atteinte » Le forfait gratuit comprend 50 couverts par mois. Passez à un forfait supérieur pour continuer à créer des réservations.

« Session expirée » Reconnectez-vous ; les informations saisies restent dans le volet.

« Connect Mollie or MultiSafepay in Backoffice (Settings → Payments)… » Aucun prestataire de paiement n'est connecté pour cet établissement, les liens de paiement ne peuvent donc pas être envoyés.

« Aucun personnel de réservation configuré. Ajoutez des noms dans Backoffice sous Paramètres → Utilisateurs. » L'attribution est obligatoire mais aucun nom n'existe. Ajoutez des noms de personnel de réservation, ou désactivez Attribution obligatoire lors de la réservation.