Valider ou refuser les réservations en attente

Une réservation au statut En attente est une demande qui attend encore un oui ou un non de votre part : par exemple une demande de grand groupe venant de votre widget de réservation, ou une réservation qu'un collègue a enregistrée comme En attente. La page En attente de validation les regroupe, toutes dates confondues.

Où la trouver

Host App › En attente de validation dans le menu. Cette entrée n'apparaît que lorsqu'au moins une réservation est En attente ; le badge rouge indique leur nombre.

Ce que cela fait

• En-tête : « … pending reservations need your attention. » avec des chiffres clés : En attente de validation, Total des couverts et Prochaine réservation.
• Un calendrier mensuel qui marque les jours comportant des demandes en attente (« … pending ») ; appuyez sur un jour pour y accéder.
• La File d'attente, groupée par date (la plus proche en premier), qui affiche l'heure, le client, le nombre de personnes, l'expérience, la table (« Aucune table attribuée pour le moment »), les demandes spéciales, les informations complémentaires et les notes internes.
• Appuyez sur une demande (Ouvrir pour modifier la réservation) pour l'ouvrir dans le formulaire de réservation en mode modification.

Comment valider une demande

1. Ouvrez la demande depuis la File d'attente.
2. Vérifiez la date, l'heure, le nombre de personnes et la table ; modifiez-les si nécessaire.
3. En haut, faites passer le statut de En attente à Confirmé.
4. Décidez si vous envoyez un e-mail au client (voir Bon à savoir), puis appuyez sur Enregistrer les modifications.

Comment refuser une demande

1. Ouvrez la demande.
2. Appuyez sur Non acceptée.
3. Dans « Impossible d'accepter cette demande », choisissez Oui, envoyer un message courtois ou Non, ne pas envoyer d'e-mail sous « Informer l'invité par e-mail ».
4. Appuyez sur Refuser la demande. La réservation est annulée et quitte la file d'attente.

Bon à savoir

• Demandes de grand groupe depuis le widget : lorsque vous les validez, le client reçoit automatiquement l'e-mail de confirmation de réservation (avec son code et le lien de gestion), sauf si vous désactivez explicitement l'e-mail de confirmation.
• Autres réservations en attente (par exemple enregistrées comme En attente par le personnel) : le client ne reçoit un e-mail que si vous cochez Envoyer l'e-mail de confirmation au client lors de la validation. Cette option est désactivée par défaut en mode modification.
• Un refus accompagné d'un e-mail envoie un message « request not accepted » plutôt qu'un e-mail d'annulation classique.
• Vous pouvez aussi valider en passant le statut à Confirmé dans le volet de détails de la réservation.
• Les demandes en attente de toutes les dates sont listées, y compris les dates passées qui n'ont jamais été traitées.

Dépannage

En attente de validation n'est pas dans le menu Il n'y a aucune réservation en attente pour le moment. L'entrée apparaît automatiquement dès qu'une demande arrive.

« No guest email is on file, so we cannot send a notification. » La demande n'a pas d'adresse e-mail. Appelez le client.

Le client dit n'avoir jamais reçu de confirmation après ma validation Pour une réservation en attente classique, la confirmation n'est envoyée que si Envoyer l'e-mail de confirmation au client était coché. Ouvrez la réservation et utilisez Renvoyer l'e-mail de confirmation dans sa fenêtre Communication.

Une demande s'affiche toujours après validation Le statut n'a pas été changé en Confirmé, ou l'enregistrement a échoué. Rouvrez-la et vérifiez le statut en haut.