Ajouter, modifier ou supprimer une fiche client

Inclus — aucun module nécessaireBackofficePour les managers

Requis : Tout utilisateur du backoffice ayant accès à l'établissement

La plupart des fiches clients sont créées automatiquement lorsqu'une personne réserve. Vous pouvez aussi ajouter un client à la main et compléter n'importe quelle fiche avec des coordonnées, des notes, des allergies et d'autres préférences afin que votre équipe les voie à chaque visite.

Où le trouver

  • Ajouter : Backoffice › Clients › Ajouter un client (en haut à droite).
  • Modifier ou supprimer : Backoffice › Clients › ouvrez un client › Modifier.

Ce que cela fait

Une fiche client contient les coordonnées, les notes, les allergies et les préférences d'un client, et relie toutes les réservations qu'il fait dans votre établissement. Les réservations créent automatiquement des fiches ; l'ajout, la modification et la suppression à la main servent pour les clients qui appellent, qui arrivent sans réservation, ou dont les informations doivent être corrigées.

Comment ajouter un client

  1. Cliquez sur Ajouter un client. La fenêtre Ajouter un nouveau client s'ouvre.
  2. Renseignez Prénom et Nom (les deux sont obligatoires).
  3. Ajoutez l'E-mail et le Téléphone si vous les avez. Sans eux, les prochaines réservations ne pourront pas être rattachées automatiquement à cette fiche.
  4. Facultatif : Notes, Tags (saisissez un tag et appuyez sur Entrée) et le niveau de service — Client régulier ou Client VIP.
  5. Cliquez sur Ajouter un client. Vous voyez « Client ajouté avec succès ».

Comment modifier une fiche

  1. Ouvrez le client et cliquez sur Modifier.
  2. Sous Coordonnées, modifiez Prénom, Nom, l'e-mail, le téléphone ou les Notes générales.
  3. Sous Notes du profil client (personnel uniquement), écrivez des notes privées pour votre équipe. Ce sont les mêmes notes que la Host App affiche sur les réservations du client.
  4. Sous Préférences et exigences, renseignez ce qui s'applique :
    • Préférences alimentaires : Végétarien, Végan, Sans gluten, Allergies, Intolérances, Aversions/préférences alimentaires, Notes alimentaires
    • Placement et accessibilité : Accès fauteuil roulant requis, Chaise haute nécessaire, Place pour poussette nécessaire, Zones de placement préférées (Fenêtre, Terrasse, Zone calme, Bar, Salon privé), Notes de placement
    • Préférences de boissons : Sans alcool, Boissons préférées, Boissons à éviter, Notes d'accord mets-vins
    • Occasions et autres : Vient souvent avec son chien, Occasions habituelles (Anniversaire, Anniversaire de mariage, Professionnel, Dîner en amoureux, Famille, Célébration), Besoins particuliers, Autres notes
  5. Pour les champs de type liste (allergies, boissons…), saisissez une valeur et ajoutez-la ; supprimez-en une avec son X.
  6. Une barre apparaît en bas : « Vous avez des modifications non enregistrées ». Cliquez sur Enregistrer les modifications, ou sur Annuler les modifications pour revenir en arrière.

Comment supprimer un client

  1. Ouvrez le client et cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Supprimer le client et confirmez « Voulez-vous vraiment supprimer ce client ? ».

Bon à savoir

  • Les modifications ne sont pas enregistrées tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer les modifications. Quitter avec Annuler les abandonne.
  • Les allergies et choix alimentaires s'affichent sous forme d'icônes dans le répertoire des clients et comptent dans la carte Besoins alimentaires.
  • Les tags peuvent être ajoutés lors de la création d'un client dans le backoffice. Pour ajouter ou retirer des tags sur un client existant, utilisez la fiche client dans la Host App (Ajouter un tag).
  • Lorsqu'un client réserve en ligne avec le même téléphone ou e-mail qu'une fiche existante, la réservation est rattachée à cette fiche au lieu d'en créer une nouvelle.

Dépannage

« Le prénom et le nom de famille sont requis » Les deux champs de nom doivent être remplis avant de pouvoir ajouter un client.

« Échec de la création du client » Le client n'a pas pu être enregistré. Vérifiez votre connexion et réessayez. Si vous voyez « Les informations de l'entreprise sont manquantes », rechargez la page et assurez-vous qu'un établissement est sélectionné.

J'ai cliqué sur Enregistrer les modifications mais rien n'a changé L'enregistrement a peut-être échoué sans message. Rechargez la fiche : si vos modifications ont disparu, réessayez. Si l'échec persiste, contactez le support 10Seat.

Je ne trouve pas le bouton Supprimer le client Il n'apparaît qu'en mode modification. Cliquez d'abord sur Modifier.