Configurer les e-mails internes pour les nouvelles réservations, annulations et la liste d'attente
10Seat peut envoyer un e-mail à votre équipe chaque fois qu'une réservation arrive en ligne, qu'une réservation est annulée ou qu'un client rejoint la liste d'attente. Vous choisissez quels e-mails sont envoyés, dans quelles conditions et à quelles adresses — avec, si vous le souhaitez, une liste différente par type d'e-mail.
Où le trouver
Backoffice › Paramètres › Communications (section) › Communications › Notifications par e-mail.
Ce que cela fait
- E-mails internes de nouvelle réservation — "Send an email to your staff recipients when a new reservation or larger-group request comes in online."
- Règles conditionnelles — limitent les e-mails de nouvelle réservation aux réservations correspondant à au moins une règle : Uniquement si la réservation comporte des demandes spéciales, Uniquement si le nombre de convives est d'au moins (un nombre), Uniquement pour les demandes de groupe. Sans aucune règle activée, chaque réservation déclenche un e-mail. La page affiche la règle en cours, par exemple « Current rule: send when has special requests, party size >= 8. »
- Destinataires des e-mails internes — une adresse e-mail par ligne, jusqu'à 20. Laissez vide pour utiliser l'e-mail de contact de l'établissement. Par défaut, tous les e-mails internes sont envoyés ici.
- E-mails internes d'annulation — un e-mail lorsqu'une réservation est annulée. Sous Quelles annulations, choisissez Uniquement quand le client annule (depuis son e-mail de confirmation ou sa page client) ou Toutes les annulations (y compris lorsqu'un membre de l'équipe annule ou refuse une demande).
- E-mails internes de liste d'attente — un e-mail lorsqu'un client rejoint la liste d'attente.
- Par type, Envoyer les e-mails de nouvelle réservation à d'autres destinataires, Envoyer les e-mails d'annulation à d'autres destinataires et Envoyer les e-mails de liste d'attente à d'autres destinataires. Lorsque l'option est activée, cet e-mail est envoyé uniquement aux adresses que vous y indiquez.
Comment le configurer
- Ouvrez Paramètres › Communications.
- Activez ou désactivez E-mails internes de nouvelle réservation. Ajoutez des Règles conditionnelles si vous ne voulez des e-mails que pour certaines réservations.
- Saisissez vos Destinataires des e-mails internes, un par ligne.
- Activez ou désactivez E-mails internes d'annulation et choisissez Quelles annulations.
- Activez ou désactivez E-mails internes de liste d'attente.
- Facultatif : activez « Envoyer … à d'autres destinataires » pour un type et saisissez sa propre liste (par exemple le responsable événementiel pour les grands groupes).
- Cliquez sur Enregistrer. Vous voyez « Paramètres enregistrés avec succès ».
Bon à savoir
- Ces paramètres n'affectent jamais les e-mails aux clients. « Les e-mails de confirmation aux clients sont toujours envoyés, quel que soit ce paramètre. »
- Les e-mails de liste d'attente pour le personnel nécessitent que E-mails internes de nouvelle réservation soit activé. Les e-mails de liste d'attente aux clients sont toujours envoyés.
- Les e-mails du personnel utilisent le design 10Seat par défaut, pas votre identité visuelle personnalisée.
- Lorsqu'un membre du personnel répond à un e-mail de nouvelle réservation ou d'annulation, la réponse part au client.
- Les paramètres sont propres à chaque établissement. Sélectionnez d'abord le bon établissement dans l'en-tête.
- Les e-mails du personnel envoyés peuvent être vérifiés dans Activité e-mail : réglez le filtre de type sur Tous les e-mails, réduisez la période et cherchez l'adresse du destinataire.
Dépannage
« Une ou plusieurs adresses e-mail sont invalides. » Une ligne contient une faute de frappe (@ ou domaine manquant). Corrigez-la — vous ne pouvez pas enregistrer tant que toutes les adresses ne sont pas valides.
« Vous pouvez ajouter au plus 20 destinataires. » Supprimez des adresses jusqu'à en avoir 20 ou moins par liste.
« Ajoutez au moins une adresse e-mail, ou désactivez cette option. » Vous avez activé d'autres destinataires pour un type mais laissé sa liste vide.
Nous ne recevons pas d'e-mails pour les réservations prises par téléphone Les e-mails internes de nouvelle réservation sont prévus pour les réservations arrivant en ligne (widget et autres canaux en ligne). Ne comptez pas dessus pour les réservations saisies à la main par votre équipe.
Nous ne recevons plus les e-mails de nouvelle réservation Vérifiez que E-mails internes de nouvelle réservation est activé et qu'aucune Règle conditionnelle n'exclut les réservations. Consultez ensuite Activité e-mail (filtre de type Tous les e-mails, période de la réservation) : si les e-mails apparaissent comme Délivré, vérifiez votre dossier spam ; s'ils sont Rejeté, l'adresse est erronée ou la boîte mail est pleine.
Les e-mails d'annulation n'arrivent pas quand nous annulons nous-mêmes Quelles annulations est réglé sur Uniquement quand le client annule. Choisissez Toutes les annulations.