Crea, copia y edita un rol personalizado

Si ninguno de los cinco roles predefinidos encaja, crea un rol personalizado con exactamente los permisos que quieras. Lo más rápido suele ser copiar el rol predefinido que más se parezca y desmarcar lo que cambie.

Dónde encontrarlo

Backoffice › Configuración › Gestión de Cuenta › Roles y permisos. Los roles predefinidos están arriba, y los personalizados en Roles personalizados.

Qué hace

Un rol personalizado tiene un Nombre, una Descripción opcional, un Nivel de acceso y una lista de permisos.

• Nivel de acceso: Escritura ("Lectura/escritura operativa") o Lectura ("Acceso solo de consulta"). Elige Lectura para alguien que solo deba consultar. El nivel Administrador no se ofrece para los nuevos roles personalizados.
• Permisos: marca cada permiso que deba tener el rol. El contador junto a Permisos muestra cuántos hay marcados de 47.
• Abrir el back office viene marcado en cada rol nuevo, para que nadie se quede fuera del Backoffice por error. Desmárcalo para limitar el rol a la Host App.

Cómo crear un rol personalizado

1. Haz clic en Nuevo rol.
2. Introduce un Nombre (por ejemplo "Anfitrión" o "Sumiller") y, si quieres, una Descripción.
3. Elige el Nivel de acceso: Escritura o Lectura.
4. Marca los permisos. Consulta "Cómo marcar permisos más rápido" más abajo.
5. Haz clic en Crear rol. El rol aparece en Roles personalizados con su nivel y su número de permisos.

Cómo marcar permisos más rápido

• Casilla de sección. Cada encabezado de grupo (Reservas, Clientes, Configuración…) tiene su propia casilla. Haz clic en ella para marcar o desmarcar todo el grupo.
• Marcado en parte. Cuando solo hay algunos permisos de un grupo marcados, la casilla del grupo muestra un guion (–). Haz clic en ella para marcar el resto.
• Seleccionar todo y Deseleccionar todo, arriba, actúan sobre todos los permisos a la vez.

Cómo copiar un rol predefinido

1. Haz clic en Copiar junto al rol predefinido que más se parezca, por ejemplo Gerente.
2. El formulario se abre con todos los permisos de ese rol marcados y el nombre "Gerente (copia)".
3. Cámbiale el nombre, por ejemplo "Gerente – sin back office".
4. Desmarca lo que cambie. Por ejemplo, desmarca Abrir el back office y Abrir o cerrar franjas horarias, secciones y días (excepciones diarias).
5. Haz clic en Crear rol.

Una copia siempre tiene el nivel Escritura, aunque copies Propietario o Administrador. Cámbialo a Lectura si hace falta.

Cómo editar o eliminar un rol personalizado

• Haz clic en el icono del lápiz del rol, cambia el nombre, el nivel o los permisos y haz clic en Guardar Cambios. Las personas con ese rol reciben los nuevos permisos la próxima vez que inicien sesión o recarguen la página.
• Haz clic en el icono de la papelera para eliminar un rol. Solo puedes eliminar un rol que no tenga nadie. Dales antes otro rol a esas personas.

Conviene saber

• Los roles predefinidos no se pueden editar ni eliminar.
• Roles personalizados antiguos de nivel Administrador. Los roles personalizados creados antes de que se retirara el nivel Administrador pueden seguir teniendo ese nivel. Un rol así da todos los derechos de administración, sean cuales sean las casillas marcadas. Aparece como "Administrador (heredado — ya no disponible para nuevos roles)" con un aviso. Cámbialo a Escritura o Lectura para que solo se apliquen los permisos marcados. Puedes bajar un rol desde Administrador, pero nunca volver a subirlo.
• Los roles heredados de nivel Administrador se siguen ofreciendo al invitar a alguien o al cambiar su rol. Asignar uno de ellos da a la persona todos los derechos de administración. Cambia estos roles a Escritura o Lectura para evitar sorpresas.

Solución de problemas

"El nombre del rol es obligatorio" / "Selecciona al menos un permiso" Ponle un nombre al rol y marca al menos un permiso.

"Cannot use reserved role name" El nombre coincide con el de un rol predefinido (owner, admin, manager, operator, viewer). Elige otro nombre.

"A custom role with ID … already exists" Ya existe un rol personalizado con el mismo nombre. Edita ese o elige un nombre distinto.

"Cannot delete role … — N user(s) still assigned to it" Dales otro rol a esas personas en HQ › Gestión de Usuarios y luego elimínalo.

No puedo elegir Administrador como nivel de acceso El nivel Administrador ya no está disponible para los roles personalizados, porque ignoraba los permisos marcados. Para dar a alguien todos los derechos de administración, asígnale el rol predefinido Administrador.

Las personas con mi nuevo rol no pueden abrir el Backoffice Abrir el back office está desmarcado en el rol. Márcalo y guarda, y pídeles que recarguen la página.