Benutzerdefinierte E-Mail-Automatisierungen erstellen (vor oder nach einem Besuch)

Inklusive – kein Add-on erforderlich. Bedingungen sind in der Beta-Phase.BackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Nutzer, der die Einstellungen öffnen kann

Mit benutzerdefinierten E-Mail-Automatisierungen schreiben Sie eigene E-Mails, die automatisch eine bestimmte Zeit vor oder nach einer Reservierung versendet werden – zum Beispiel eine „Was Sie erwartet“-E-Mail am Tag vor einem Degustationsmenü oder ein Dankeschön am Tag nach dem Besuch.

Wo Sie es finden

Backoffice › Einstellungen › Kommunikation (Bereich) › Benutzerdefinierte E-Mail-Automatisierungen.

Was es bewirkt

Jede Automatisierung hat:

  • Name der Automatisierung – nur für Sie.
  • Versandzeitpunkt – Vor dem Besuch oder Nach dem Besuch.
    • Verzögerung: 1, 2, 4, 6, 12, 24, 48, 72 Stunden oder 1 Woche vor/nach der Reservierungszeit (es gibt außerdem die Option „1 Minute (Test)“).
    • Nur nach dem Besuch: Zeitmodus › Feste Uhrzeit, Tage nach dem Besuch: Versand zu einer festen Uhrzeit (Senden um (Ortszeit)) eine bestimmte Anzahl Tage nach dem Besuch (1 bis 365).
  • E-Mail-Vorlage – Betreffzeile und Nachrichtentext pro Sprache (Englisch, Nederlands, Français; mit Sprache hinzufügen ergänzen Sie eine weitere). Mit Variable einfügen fügen Sie Customer name, Guest name, Restaurant, Restaurant email, Restaurant phone, Restaurant address, Reservation date, Reservation time, Party size, Confirmation code und Experience name ein. Link einfügen fügt einen Link ein (nur http, https oder mailto).
  • Bedingungen (Beta) – optionale Filter: Erlebnisse, minimale/maximale Personenzahl, VIP-Gast (Any / Nur VIP / Nur Nicht-VIP), Erstbesucher oder wiederkehrende Gäste, Gast-Tags, Reservierungs-Tags und Reservierungsstatus (max. 10).
  • Eine E-Mail-Vorschau mit Beispieldaten und Test senden.

So erstellen Sie eine

  1. Klicken Sie auf Automatisierung erstellen (oder Neue Automatisierung).
  2. Geben Sie einen Namen der Automatisierung ein, zum Beispiel „Dankeschön nach dem Besuch“.
  3. Wählen Sie unter Wann senden entweder Vor dem Besuch oder Nach dem Besuch sowie die Verzögerung oder die feste Uhrzeit.
  4. Schreiben Sie für mindestens eine Sprache eine Betreffzeile und einen Nachrichtentext. Fügen Sie Variablen wie {{customerName}} und {{restaurantName}} ein.
  5. Optional: Fügen Sie Bedingungen hinzu.
  6. Prüfen Sie die E-Mail mit Test senden an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Der Betreff beginnt mit [TEST].
  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Automatisierung ist Aktiv; mit Automatisierung deaktivieren pausieren Sie sie.

Wissenswertes

  • Gäste erhalten die Version in ihrer Buchungssprache. Haben Sie nur eine Sprache geschrieben, erhalten alle diese Version; fehlt die Sprache des Gastes, wird die Standardsprache Ihres Standorts verwendet.
  • Ohne Statusbedingungen gehen E-Mails Vor dem Besuch an bestätigte, ausstehende, erneut bestätigte und rückbestätigungsangefragte Reservierungen; E-Mails Nach dem Besuch gehen an abgeschlossene, platzierte, bestätigte und erneut bestätigte Reservierungen.
  • Reservierungen ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen, und jede Automatisierung wird pro Reservierung nur einmal gesendet.
  • Gäste, die über Reserve with Google gebucht haben, erhalten benutzerdefinierte Automatisierungen nur, wenn sie eine Marketing-Einwilligung erteilt haben.
  • Bedingungen, die den Gast betreffen (VIP, Tags, Erstbesucher), setzen eine mit einem Gästeprofil verknüpfte Reservierung voraus.
  • Logo, Farben und Schriftart aus den E-Mail-Vorlagen werden für diese E-Mails verwendet, auch wenn Eigene E-Mail-Vorlage verwenden ausgeschaltet ist.

Fehlerbehebung

„Name ist erforderlich“ / „Füge mindestens eine Betreffzeile hinzu (z. B. Englisch)“ / „Füge mindestens einen Nachrichtentext hinzu (z. B. Englisch)“ Füllen Sie vor dem Speichern den Namen sowie Betreff und Text für mindestens eine Sprache aus.

„Die Mindestpersonenzahl darf nicht größer als die Höchstpersonenzahl sein“ Korrigieren Sie die Bedingung zur Personenzahl.

„Nur http-, https- und mailto-Links sind erlaubt“ Beginnen Sie Links mit https:// oder mailto:.

„Betreff und Nachrichtentext sind für eine Test-E-Mail erforderlich“ Der Sprach-Tab, in dem Sie sich befinden, ist leer. Füllen Sie ihn aus oder wechseln Sie den Tab.

Die Automatisierung hat einen Gast nicht erreicht Prüfen Sie: Die Automatisierung ist Aktiv; die Reservierung hat eine E-Mail-Adresse und einen passenden Status; die Bedingungen treffen zu (Gast-Bedingungen setzen ein verknüpftes Profil voraus); die Buchung bestand vor dem Versandzeitpunkt; und niemand hat die E-Mail für diese Reservierung in der Host App ausgeschaltet. Bedingungen befinden sich in der Beta-Phase – testen Sie sie, bevor Sie sich darauf verlassen.