Bestätigungs-, Erinnerungs- und Rückbestätigungs-E-Mails einrichten

Inklusive – kein Add-on erforderlichBackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Nutzer, der die Einstellungen öffnen kann

Mit den E-Mail-Automatisierungen versenden Sie automatisch E-Mails an Ihre Gäste: eine Bestätigung bei der Buchung, Erinnerungen vor dem Besuch und optionale Rückbestätigungsanfragen, in denen der Gast bestätigt, dass er noch kommt.

Wo Sie es finden

Backoffice › Einstellungen › Kommunikation (Bereich) › E-Mail-Automatisierungen.

Was es bewirkt

Bestätigungs-E-Mail

  • Bestätigung bei Buchung senden (standardmäßig aktiviert) – „guests receive an email confirming their reservation details including a link to manage their booking.“
  • Von-bis-Zeit anzeigen – legt fest, ob die Bestätigung einen Zeitraum zeigt (zum Beispiel 19:00 - 21:00):
    • Nur wenn der Gast sie bei der Buchung gesehen hat (Standard) – entspricht dem Widget; wird pro Service unter Öffnungszeiten & Schichten festgelegt.
    • Immer
    • Nie — nur Startzeit

Reservierungserinnerungen (standardmäßig deaktiviert)

  • Bis zu 3 Erinnerungen, jeweils mit eigenem Zeitpunkt: 1, 2, 4, 6, 12, 24 oder 48 Stunden vor der Reservierung. Jede Erinnerung lässt sich einzeln ein- oder ausschalten.

Rückbestätigungs-E-Mails (standardmäßig deaktiviert)

  • Bis zu 3 Anfragen: 24, 48, 72 Stunden oder 1 Woche vor dem Besuch. Der Gast bestätigt mit einem Klick erneut.
  • Sobald die E-Mail versendet wurde, wechselt der Reservierungsstatus auf Erneute Bestätigung angefragt; sobald der Gast klickt, wechselt er auf Erneut bestätigt.

Auf dieser Seite finden Sie außerdem die E-Mails zum Anzahlungsablauf, die No-Show-E-Mail, die Bewertungs-E-Mail nach dem Besuch und eine Verknüpfung zur Täglichen Reservierungsliste (siehe die verwandten Artikel).

So richten Sie es ein

  1. Öffnen Sie Einstellungen › E-Mail-Automatisierungen und prüfen Sie den ausgewählten Standort.
  2. Lassen Sie unter Bestätigungs-E-Mail die Option Bestätigung bei Buchung senden eingeschaltet und wählen Sie eine Option bei Von-bis-Zeit anzeigen.
  3. Schalten Sie unter Reservierungserinnerungen den Bereich ein. Wählen Sie für jede Erinnerung den Zeitpunkt; mit Erinnerung hinzufügen fügen Sie weitere hinzu (max. 3).
  4. Optional: Schalten Sie Rückbestätigungs-E-Mails ein und legen Sie den Zeitpunkt fest; mit Rückbestätigung hinzufügen fügen Sie weitere hinzu (max. 3).
  5. Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen „Einstellungen erfolgreich gespeichert“.

Das Aussehen ändern und eigene Texte ergänzen (zum Beispiel Parkhinweise) können Sie unter E-Mail-Vorlagen.

Wissenswertes

  • Erinnerungen gehen nur an Reservierungen, die bestätigt oder ausstehend sind und eine E-Mail-Adresse haben.
  • Rückbestätigungsanfragen gehen an bestätigte oder ausstehende Reservierungen.
  • E-Mails werden zum gewählten Zeitabstand vor dem Reservierungsbeginn versendet. Eine Buchung, die nach diesem Zeitpunkt erfolgt (zum Beispiel 3 Stunden vorher gebucht bei einer Erinnerung 24 Stunden vorher), erhält diese Erinnerung nicht.
  • Jede E-Mail wird pro Reservierung nur einmal versendet.
  • Das Personal kann in der Host App eine einzelne anstehende E-Mail für eine Reservierung ausschalten (siehe „Die E-Mails zu einer Reservierung ansehen und steuern“).
  • E-Mails werden, wo verfügbar, in der Buchungssprache des Gastes versendet.

Fehlerbehebung

Ein Gast hat keine Erinnerung erhalten Prüfen Sie Folgendes: Der Bereich und die jeweilige Erinnerung sind eingeschaltet und gespeichert; die Reservierung hat eine E-Mail-Adresse; ihr Status ist bestätigt oder ausstehend; und sie wurde vor dem Erinnerungszeitpunkt gebucht. Eine Reservierung, die bereits Erneut bestätigt oder Erneute Bestätigung angefragt ist, passt nicht mehr zu den Erinnerungsstatus. Suchen Sie den Gast anschließend in der E-Mail-Aktivität.

Gäste erhalten keine Bestätigung mehr Prüfen Sie, ob Bestätigung bei Buchung senden eingeschaltet und gespeichert ist. Wenn Sie die Option ausschalten, wird die Buchungsbestätigung nicht mehr versendet; Ihre internen E-Mails zu neuen Buchungen haben unter Einstellungen › Kommunikation einen eigenen Schalter.

Eine Rückbestätigungsanfrage wurde nicht versendet Rückbestätigungen gehen nur an bestätigte oder ausstehende Reservierungen mit E-Mail-Adresse, zum gewählten Zeitpunkt vor dem Besuch. Eine Buchung, die nach diesem Zeitpunkt erfolgt, erhält sie nicht.

„Einstellungen konnten nicht gespeichert werden. Bitte versuche es erneut.“ Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Wenn der Fehler bestehen bleibt, wenden Sie sich an den 10Seat-Support.