Anzahlungserinnerung, automatische Stornierung und No-Show-E-Mails einrichten

Inklusive – Anzahlungs-E-Mails gelten für Reservierungen, die auf eine Anzahlung wartenBackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Nutzer, der die Einstellungen öffnen kann

Zwei Automatisierungen in den E-Mail-Automatisierungen helfen bei Zahlungen und verpassten Besuchen: Die E-Mails zum Anzahlungsablauf erinnern Gäste daran, eine offene Anzahlung zu leisten, und können die Buchung stornieren, wenn sie es nicht tun; die No-Show-E-Mail teilt einem Gast mit, dass Sie ihn als No-Show markiert haben.

Wo Sie es finden

Backoffice › Einstellungen › Kommunikation (Bereich) › E-Mail-Automatisierungen › E-Mails zum Anzahlungsablauf und No-Show-E-Mail.

Was es bewirkt

E-Mails zum Anzahlungsablauf (standardmäßig deaktiviert) „Applies to phone/manual reservations awaiting deposit payment. Online widget bookings that are paid at checkout are not affected.“

  • Anzahlungserinnerungen – bis zu 3 Erinnerungen, gesendet 6, 12, 24, 48 oder 72 Stunden nach der Zahlungsanfrage. Standard: eine Erinnerung nach 24 Stunden.
  • Unbezahlte Reservierungen automatisch stornieren – storniert Reservierungen, die nach der Anzahlungsfrist noch unbezahlt sind:
    • Stunden nach der Zahlungsanfrage – 24, 48, 72, 96 Stunden oder 1 Woche (Standard 72 Stunden), oder
    • Feste Uhrzeit am Besuchstag – mit einer Stichzeit am Besuchstag (Standard 12:00).
  • Tisch bei automatischer Stornierung freigeben (standardmäßig eingeschaltet) gibt den Tisch für andere Gäste frei.

No-Show-E-Mail (standardmäßig deaktiviert) „Triggered once when staff change a reservation status to no-show.“ Der Text kann unter E-Mail-Vorlagen › Nachricht in der No-Show-E-Mail erweitert werden.

So richten Sie die Anzahlungs-E-Mails ein

  1. Öffnen Sie Einstellungen › E-Mail-Automatisierungen und schalten Sie E-Mails zum Anzahlungsablauf ein.
  2. Legen Sie unter Anzahlungserinnerungen den Zeitpunkt jeder Erinnerung fest; mit Anzahlungserinnerung hinzufügen fügen Sie weitere hinzu (max. 3).
  3. Schalten Sie Unbezahlte Reservierungen automatisch stornieren ein oder aus, wählen Sie die Anzahlungsfrist und ob Sie den Tisch bei automatischer Stornierung freigeben möchten.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Optional: Fügen Sie unter E-Mail-Vorlagen eigenen Text bei Nachricht in der Anzahlungserinnerung und Nachricht in der automatischen Stornierungs-E-Mail hinzu.

So richten Sie die No-Show-E-Mail ein

  1. Schalten Sie in den E-Mail-Automatisierungen die No-Show-E-Mail ein und klicken Sie auf Speichern.
  2. Wenn Sie in der Host App eine Reservierung mit E-Mail-Adresse als No-Show markieren, fragt ein Fenster No-Show-E-Mail senden? Sie können eine Zusätzliche Nachricht (optional) hinzufügen und dann auf E-Mail senden oder Keine E-Mail senden klicken.

Wissenswertes

  • Anzahlungserinnerungen und die automatische Stornierung betreffen nur Reservierungen, die auf eine Anzahlung warten (Status „Zahlung ausstehend“). Sobald der Gast zahlt, enden die Erinnerungen.
  • Wenn die Zahlung abgeschlossen ist, erhält der Gast automatisch die E-Mail „Zahlung eingegangen“.
  • Die No-Show-E-Mail wird pro Reservierung nur einmal gesendet.
  • Anstehende Anzahlungserinnerungen für eine einzelne Reservierung lassen sich in der Host App ausschalten (siehe „Die E-Mails zu einer Reservierung ansehen und steuern“).

Fehlerbehebung

Eine Reservierung wurde automatisch storniert und der Gast ist verärgert Unbezahlte Reservierungen automatisch stornieren war eingeschaltet, und die Anzahlung wurde nicht vor Fristende geleistet. Wählen Sie eine spätere Frist oder schalten Sie die automatische Stornierung aus und fassen Sie manuell nach.

Anzahlungserinnerungen werden nicht versendet Prüfen Sie, ob E-Mails zum Anzahlungsablauf eingeschaltet und gespeichert sind, ob die Erinnerung selbst eingeschaltet ist und ob die Reservierung noch auf Zahlung wartet und eine E-Mail-Adresse hat. Im Widget bei der Buchung bezahlte Reservierungen erhalten diese Erinnerungen nie.

Es erscheint kein Fenster „No-Show-E-Mail senden?“ Die Automatisierung No-Show-E-Mail ist ausgeschaltet, oder die Reservierung hat keine E-Mail-Adresse des Gastes.

Der Gast hat die No-Show-E-Mail nicht erhalten Möglicherweise haben Sie Keine E-Mail senden gewählt. Prüfen Sie die E-Mail-Aktivität mit der Adresse des Gastes.