Boekingsaanvragen van grotere groepen accepteren
Als een gezelschap groter is dan je online maximum, kunnen gasten je een aanvraag sturen in plaats van te worden weggestuurd. De aanvraag komt binnen als een reservering in afwachting zonder tafel, zodat jij kunt beslissen en bij ze terugkomt.
Waar vind je het
Backoffice › Instellingen › Widget Beheer › Boekingsregels › Aanvragen voor grotere groepen toestaan
Wat het doet
- Toont een link Meer gasten? onder de groepsgrootteknoppen in de widget.
- De gast vult een formulier in twee stappen in, "Aanvraag voor een grotere groep": groepsgrootte, gelegenheid (Birthday, Business, Anniversary, Other), gewenste datum en tijd, details over de aanvraag, en daarna voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
- De aanvraag wordt opgeslagen als een reservering in afwachting zonder toegewezen tafel. Je team krijgt een melding en de gast krijgt een bevestiging dat de aanvraag is ontvangen ("Thank you for your request. Somebody will be reaching out to you soon.").
- Max. groepsgrootte voor aanvraagformulier bepaalt de grootste groep die het formulier kan gebruiken. Dit moet boven je Maximaal aantal personen liggen en mag hoogstens 100 zijn. Standaard is 30.
Zo stel je het in
- Ga naar Instellingen › Widget Beheer › Boekingsregels.
- Schakel Aanvragen voor grotere groepen toestaan in.
- Stel Max. groepsgrootte voor aanvraagformulier in.
- Klik op Thema opslaan.
- Verwerk binnenkomende aanvragen via Reserveringen of de Host app: bevestig en wijs een tafel toe, of neem contact op met de gast.
Goed om te weten
- De groepsgrootte in het formulier begint net boven je normale online maximum. Kleinere gezelschappen boeken gewoon.
- De lijst met gewenste tijden biedt alleen tijden aan waarop je locatie open is; tijden die je hebt gesloten met Beschikbaarheid per tijdslot aanpassen worden niet aangeboden.
- De gewenste datum en tijd moeten in de toekomst liggen.
- Een aanvraag houdt geen enkele tafel vast. Ze blokkeert pas capaciteit zodra je tafels toewijst en de aanvraag bevestigt.
Problemen oplossen
De link "Meer gasten?" wordt niet getoond Aanvragen voor grotere groepen toestaan staat uit of is niet opgeslagen, of de gast is de stap voor de groepsgrootte nog niet bereikt.
De gast ziet "Geen voorkeurstijden beschikbaar op die datum. Selecteer een andere dag." De locatie is die dag gesloten, of alle tijden zijn online gesloten. Controleer de dag in Dag Planner › Service Kalender.
De gast ziet "Uw aanvraag kon niet worden verzonden. Probeer het opnieuw." De groepsgrootte valt buiten het toegestane bereik, de tijd was gesloten, of er kwamen in korte tijd te veel aanvragen vanaf dezelfde verbinding. Vraag de gast de grootte te controleren en het later opnieuw te proberen, of je te bellen.
Ik kan de aanvraag niet vinden Zoek in Reserveringen naar een reservering met de status in afwachting en zonder tafel op de gevraagde datum.