Ce qui se synchronise entre 10Seat et Lightspeed K-Series
Cet article explique, sens par sens, ce que 10Seat envoie à Lightspeed K-Series et ce qu'il en récupère, y compris la manière dont les acomptes prépayés et les remboursements parviennent à la caisse.
Où le trouver
La synchronisation s'exécute automatiquement dès que l'onglet K-Series sous Backoffice › Paramètres › Intégrations › Intégration caisse affiche Intégration restaurant activée et que Envoyer les réservations vers K-Series est activé.
Ce que ça fait
10Seat → Lightspeed (nécessite que Envoyer les réservations vers K-Series soit activé)
- Les nouvelles réservations et les changements de statut sont envoyés à Lightspeed avec votre identifiant de réservation 10Seat : réservations confirmées comme planifiées, réservations retenues comme en attente, installées, terminées (parties), annulées et no-show.
- Installer un client envoie la table Lightspeed associée, afin que la caisse puisse ouvrir l'addition sur la bonne table.
- Les clients sans réservation (walk-ins) créés dans 10Seat sont envoyés comme installés tant qu'ils sont à table ; lorsque vous les terminez, les annulez ou les marquez no-show, ce statut est également envoyé.
- L'argent prépayé est envoyé avec la réservation : acomptes de réservation payés, demandes de paiement payées envoyées par le personnel, et remboursements. Chaque envoi contient la liste complète, de sorte qu'un paiement qui ne compte plus est marqué comme annulé sur la caisse, et un montant modifié remplace l'ancienne entrée.
- Non envoyés : les modifications sans importance pour la caisse, les réservations nées d'une addition Lightspeed (elles y existent déjà), et les changements de table ou de durée sur un groupe déjà installé — l'addition ouverte est alors maîtresse de la table.
Lightspeed → 10Seat (fonctionne dès que l'établissement est lié)
- Les additions ouvertes, mises à jour et clôturées dans Lightspeed apparaissent sur la réservation dans la Host app et sur la fiche client sous Tickets de caisse.
- Lorsque la dernière addition ouverte liée à un groupe est clôturée ou annulée dans Lightspeed, la réservation se termine dans 10Seat à l'heure de clôture de l'addition — qu'elle ait été payée ou non. Le montant de l'addition devient la dépense de la réservation et est ajouté à la fiche client.
- Si l'addition a été ouverte avant que le personnel n'appuie sur Installer dans 10Seat, l'heure d'installation est ramenée à l'ouverture de l'addition (jusqu'à 3 heures).
- Tant que l'addition est ouverte, 10Seat garde la table occupée au-delà de l'heure de fin prévue, par pas de 15 minutes, jusqu'à 12 heures après l'installation.
- Une addition annulée dans Lightspeed n'envoie aucun message ; 10Seat remarque qu'elle a disparu des additions ouvertes de Lightspeed et la clôture quand même (environ toutes les 20 secondes tant qu'une Host app est ouverte, sinon environ chaque minute).
- Une addition payée puis annulée après sa clôture est retirée de la dépense du groupe.
Comment le configurer
- Connectez et liez l'établissement (voir « Connecter Lightspeed K-Series »).
- Associez les plans et les tables (voir « Associer les plans et les tables K-Series »).
- Vérifiez que Envoyer les réservations vers K-Series est activé. Il s'active automatiquement à la connexion ; un administrateur peut le désactiver ou le réactiver.
Bon à savoir
- Avec Envoyer les réservations vers K-Series désactivé, Lightspeed → 10Seat continue de fonctionner mais rien n'est envoyé à la caisse. C'est la raison la plus courante du « ça ne synchronise que dans un sens ».
- Un groupe terminé dans Lightspeed sans rien avoir payé peut être réinstallé automatiquement si une nouvelle addition s'ouvre sur sa table (ou porte sa réservation) dans les 30 minutes.
- Si Lightspeed refuse la partie acompte d'un envoi, 10Seat renvoie la réservation sans les acomptes, de sorte que la réservation arrive quand même à la caisse — mais pas le montant prépayé. Appliquez-le à la main sur la caisse et prévenez le support 10Seat, qui peut vérifier chaque acompte de votre établissement.
- Dans les établissements K-Series, un groupe installé sans addition ouverte dans Lightspeed (ni la sienne, ni sur sa table) se termine à la fin de son horaire prévu.
Dépannage
Un client a payé un acompte mais il n'est pas sur l'addition dans Lightspeed Vérifiez que la réservation est bien sur la caisse et que le paiement apparaît comme payé dans 10Seat. Un acompte payé après la confirmation de la réservation est envoyé dès que le paiement est confirmé. S'il n'apparaît toujours pas, Lightspeed l'a peut-être refusé — appliquez-le sur la caisse et contactez le support 10Seat en indiquant la réservation.
Un acompte remboursé est toujours affiché sur la caisse Les remboursements sont envoyés une fois le remboursement réglé. S'il ne se met pas à jour, contactez le support 10Seat.
Le groupe reste installé dans 10Seat après avoir payé Une autre addition liée au groupe est encore ouverte dans Lightspeed (par exemple une addition séparée). Clôturez toutes les additions ; la réservation se termine après la dernière.
La dépense du client est absente de sa fiche L'addition n'était pas liée à une réservation (par exemple ouverte sur une table non associée, ou avant que le client ne soit installé). Associez la table ; pour les additions passées, contactez le support 10Seat.