Gérer la liste d'attente dans la Host App

La liste d'attente regroupe les clients qui voulaient un horaire complet. Lorsqu'une table se libère, vous pouvez leur envoyer par e-mail une offre « une table est libre », ou les inscrire directement dans une réservation. Les clients qui s'inscrivent sur la liste d'attente depuis votre site web arrivent ici automatiquement.

Où la trouver

Host App › Liste d'attente dans le menu. L'entrée affiche deux badges : les groupes en attente (aujourd'hui et plus tard) et le nombre de groupes qui « can be seated now » parce qu'une table adaptée est libre. Elle n'apparaît qu'avec le module Liste d'attente.

Ce que cela fait

• Bandeau des jours avec Aujourd'hui, Demain et les jours suivants (Vue mois ouvre un calendrier indiquant les groupes en attente et les jours où une table est libre maintenant).
• Résumé du jour : « … parties · … covers · … can be seated now ».
• Une bannière lorsque les groupes en tête de file correspondent à une table libre en ce moment, avec Les prévenir.
• Lignes, groupées par service et par attente la plus longue d'abord (« Groupé par service · plus longue attente d'abord »). Faites glisser les lignes pour définir un Ordre personnalisé — défini à la main ; Revenir à l'ordre auto rétablit l'ordre initial.
• Chaque ligne affiche le rang, le nom, la taille du groupe, l'heure souhaitée, le temps d'attente, l'expérience, la disponibilité de placement (« Table libre », « Complet », « Next: … »), le contact et la note. Choisissez les détails affichés avec Champs (enregistré uniquement sur cet appareil).
• Statut : En attente ou Notifié (avec « Expires … »).
• Actions : Prévenir, Créer une réservation (ou Réserver), Retirer. Appuyez sur une ligne pour les détails, les boutons de contact et un journal d'Activité (inscription, offre envoyée par e-mail, installé, retiré, offre expirée).
• Notifier tous les en attente pour le jour sélectionné.
• Une pastille Offres auto par jour et un lien vers le Moteur d'offres (voir « Automate waitlist offers »).

Comment ajouter un client à la liste d'attente

1. Appuyez sur Ajouter à la liste.
2. Recherchez éventuellement un Client existant ; sinon saisissez le Nom du client, l'E-mail et le Téléphone (les trois sont obligatoires).
3. Définissez le Nombre de personnes, la Date, l'Heure souhaitée et, si besoin, le Service et les Notes.
4. Enregistrez. « Ajouté à la liste d'attente » le confirme.

Comment proposer une table

1. Appuyez sur Prévenir sur la ligne et confirmez « Send notification email to …? ».
2. Le client reçoit un e-mail lui indiquant qu'une table s'est libérée, avec un lien pour la réclamer. Aucune réservation n'est encore faite ; l'offre expire après le délai d'expiration de la notification.

Comment réserver directement un client en attente

1. Appuyez sur Créer une réservation. Le volet Réservation rapide s'ouvre, prérempli à partir de l'entrée de la liste d'attente.
2. Saisissez ou vérifiez l'Heure (HH:mm). Le volet indique combien de tables et de combinaisons peuvent accueillir le groupe à cette heure.
3. Sous Attribution de table, conservez Attribution automatique ou choisissez Choisir une table, et définissez la Durée (minutes) (90 par défaut).
4. Laissez Envoyer un e-mail au client (liste d'attente accordée + confirmation) activé pour envoyer deux e-mails : la demande de liste d'attente a été accordée, puis la confirmation de réservation.
5. Si le service comporte un acompte, Send a payment request for … est proposé pour que le client paie par lien.
6. Appuyez sur Installer. Une réservation confirmée est créée et l'entrée de la liste d'attente est clôturée comme installée.

Si aucune table n'est libre, vous pouvez quand même réserver en cochant Autoriser la double réservation (chevauchement).

Bon à savoir

• Seules les entrées au statut En attente peuvent être notifiées. Le nombre de clients pouvant détenir une offre pour le même créneau en même temps est limité (« Slot limits still apply »).
• Retirer clôture la demande et informe le client par e-mail qu'elle a été clôturée.
• Le délai d'expiration de la notification, la limite par créneau et Notification automatique en cas d'annulation d'une réservation se règlent dans Backoffice › Paramètres › Paramètres de la liste d'attente.
• Si le service exige un acompte, une table réclamée peut nécessiter un paiement préalable (« Paying deposit, table held until … »).
• La liste d'attente peut aussi être imprimée avec Imprimer la journée.

Dépannage

« Nom, e-mail et téléphone requis » Les trois champs sont nécessaires pour ajouter un client manuellement.

« Maximum concurrent notifications for this time slot reached » Suffisamment de clients détiennent déjà une offre pour ce créneau. Attendez que les offres soient réclamées ou expirent, ou augmentez la limite dans les Paramètres de la liste d'attente.

« Marked as notified, but this entry has no email address. » Le statut a changé mais aucun e-mail n'a pu être envoyé. Appelez plutôt le client.

« Email was not delivered. » L'e-mail d'offre a rebondi ou a échoué. Vérifiez l'adresse du client et son dossier spam, ou appelez-le.

« Aucune partie en attente » Personne n'est au statut En attente sur la liste pour ce jour.

L'entrée Liste d'attente est absente du menu Le module Liste d'attente n'est pas activé pour cet établissement. Un administrateur peut l'activer dans Backoffice › Paramètres › Modules.